ADONIS – das Tool für attraktive Prozesse und wie es bei der Stadt zum Einsatz kommt

4. April 2022
Ein Beitrag von Danny Schramm

In der griechischen Mythologie war Adonis ein Sinnbild für Schönheit. So attraktiv war der junge Mann, dass sich sogar die Liebesgöttin Venus in ihn verliebte. Wenn in der Stadtverwaltung die Fachleute für Prozessmanagement von ADONIS sprechen, geht es deutlich nüchterner zu. Denn in diesem Umfeld steht der Begriff für ein Werkzeug, um Prozesse zu designen. Attraktivität spielt allerdings auch hier eine Rolle. Denn die Prozesse, die man mit dem Tool schafft, sollen den Bürgerinnen und Bürgern schließlich gut gefallen. Ein Beitrag der Serie #ITforMUC.

Wie ADONIS die Attraktivität der Onlineservices verbessern hilft

ADONIS, ein Produkt der BOC Group mit Hauptsitz in Wien, ist seit Ende 2010 in der Stadtverwaltung im Einsatz. Es ist ein modernes Werkzeug zur Dokumentierung, Modellierung und Visualisierung von Prozessen. Damit hilft es beim Verstehen aktueller Abläufe ebenso wie beim Nachdenken, Diskutieren und letztendlich Optimieren von Geschäftsprozessen. Und das ist schon seit längerem ein Top-Thema bei der Landeshauptstadt München und hat direkten Bezug zu uns allen als Kundinnen und Kunden der städtischen Onlineservices. Denn die Geschäftsprozesse bilden die Schnittstelle der Verwaltung zur IT. Und damit leisten sie, wie auch die E-Akte, einen entscheidenden Beitrag zur Nutzungsfreundlichkeit der digitalen Angebote.

Gute digitale Services können für die Bürgerinnen und Bürger viele Vorteile bringen. In aller Kürze sind hier vor allem Kosten- und Zeitersparnis, höhere Serviceverfügbarkeit und nicht zuletzt eine steigende Anzahl von angebotenen Leistungen zu nennen. Doch auch intern gibt es hohes Potential für Verbesserungen. Ein Ziel ist die Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen bis hin zur Schaffung der Voraussetzung für eine zumindest teilweise Automatisierung von Abläufen.

Beispielhafter Geschäftsprozess in ADONIS

Beschäftigte, die mit Prozessen arbeiten, erhalten eine Einweisung in die grafische Modellierungssprache aus Elementen und Regeln. Danach können sie anhand der Prozessmodelle schnell nachvollziehen, wer was in welchem Schritt des Prozesses mit welchem Ergebnis tut.

Adonis Modellierung

Prozess-Visualisierung in ADONIS, Quelle: IT-Referat

Im dargestellten Fall wird der Prozessstart durch eine Onlineantragstellung (gelber Kreis) ausgelöst und ist beendet, nachdem die Person benachrichtig worden ist (Kreis am Ende).

Die blauen Rechtecke stehen für Bearbeitungsschritte wie (Teil-)Antrag bearbeiten oder Leistung bewilligen.

Direkt unter den Rechtecken ist die bearbeitende Rolle benannt. Darüber befinden sich an der linken Ecke die eingesetzten IT-Systeme, beziehungsweise ein- und ausgehende Informationen. An der rechten Ecke sind verwendete Dokumente zu erkennen.

Die gelbe Raute mit dem „+“ steht für die parallele Bearbeitung einzelner Schritte (UND).

Die gelb gefüllte Raute kennzeichnet alternative Bearbeitungswege (ODER).

Der grüne Kreis am Ende steht für die Benachrichtigung der Person über das Bearbeitungsende und die Art der bewilligten Leistung.

Einfachere Vernetzung durch ADONIS NP 10

Um dieses Potential noch besser heben zu können, haben die zahlreichen mit Prozessthemen Beschäftigten vor kurzem einen Kraftakt hinter sich gebracht: die Umstellung auf eine neue, mit vielen Änderungen verbundene ADONIS-Version.

Bisher wurde mit ADONIS Classic 6.1 eine stark an die Wünsche der Stadt München angepasste Version des Systems genutzt. Dessen im Juli 2022 anstehendes Wartungsende und die gewachsenen Anforderungen der Stadt verlangten aber nach einer neuen Lösung. Dabei war die Zielrichtung klar: Mehr Standard, weniger Anpassung und damit ausbaufähige Schnittstellen und einer modernen Benutzeroberfläche.

Ergebnis des Auswahlprozesses: Es bleibt bei ADONIS, jedoch in einer neueren Version „NP 10“. Damit werden an der Standardlösung in Zukunft nur notwendige fachliche Einstellungen (Fachsprache: Konfigurationen) vorgenommen, keine sonstigen Anpassungen (Fachsprache: Customizing). Vorhandene Prozessmodelle wurden in die neue ADONIS Version übernommen. Aktuell ist die neue Version in einer von einem „Early Life Support“ unterstützten Anlaufphase. Dabei steht das technisch und funktional bestmögliche Einrichten des Systems im Vordergrund.

Wenn alle Umstellungen gemacht sind und der Betrieb rund läuft, wird es vor allem um eines gehen: Die Standardisierung und die Schnittstellen zu nutzen, um die Prozesse noch besser zu vernetzen und das Potential im Sinne der Bürgerinnen und Bürger zu heben.

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Danny Schramm - RIT Stabstelle IT-Prozessmanagement
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Danny Schramm
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Elisabeth Wagner - Contentmanagerin
Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner
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