“Wohnungsantrag Online” war eines der ersten großen Projekte der IT Münchens, bei dem die agile Software-Entwicklung zum Einsatz kam. Joachim Pieper und Florian Schmid haben das Projekt sowie den agilen Prozess begleitet. Im Beitrag berichten sie über das Vorgehen im Projekt und reflektieren, was funktioniert hat, was nicht und wie auch zukünftig agiles Arbeiten im städtischen Kontext genutzt werden kann.
Die Plattform Soziales Wohnen Online, kurz SOWON, war ein erster Meilenstein der Digitalisierung im Amt für Wohnen und Migration. Damit wurden Bewerbungen für Sozialwohnungen auch über das Internet möglich.
Voraussetzung dafür ist ein Registrierbescheid, dessen Beantragung mit dem Projekt „Wohnungs-Antrag-Online“ nun ebenfalls digitalisiert wurde. Die Herausforderung bei dieser Software-Entwicklung lag vor allem in der Komplexität:
Wie bekommt man hohe Komplexität in den Griff?
Für den Online-Antrag werden je nach Lebenssituation ganz unterschiedliche Daten und Nachweise benötigt wie Gehalt, Elterngeldbescheid oder Mietvertrag. Zudem ist eine Vielzahl gesetzlicher Regelungen zu berücksichtigen, beispielsweise zur Einkommensberechnung.
Vom Amt für Wohnen und Migration kam außerdem die Anforderung, die Prozesse und das Punktesystem für die soziale Dringlichkeit zu optimieren sowie das Online-Angebot für eine breite Zielgruppe zugänglich und barrierefrei zu gestalten. Entsprechend vielfältig war die Anzahl der Projektbeteiligten:
- Das Sozialreferat mit dem Fachbereich Wohnen
- Das Geschäftsprozess- und Anforderungsmanagement (GPAM) des Sozialreferats
- Das Personalreferat mit der Wohnungsvermittlung für städtische Dienstkräfte
- Das IT-Referat mit dem für das Sozialreferat zuständigen Kundencenter des digitalen Service- und Technologieproviders it@M
- Zwei externe Unternehmen zur Weiterentwicklung des Front- und des Backend-Systems
Wie schafft man es, ein solch dynamisches Anforderungsspektrum mit seinen Abhängigkeiten zu bewältigen? Man entschied sich für die agile Software-Entwicklung.
Auch agile Software-Entwicklung startet mit der Klärung von Anforderungen
Das Projekt orientierte sich am agilen Vorgehensmodell Scrum. Dieses sowie die darin vorgegebenen Rollen haben wir bereits in einem Artikel aus der Serie #ExplainIT erklärt. Es galt zunächst einige Fragen zu beantworten:
- Wie lässt sich agiles Vorgehen innerhalb des etablierten „Prozessmodells IT-Service“ anwenden?
- Welche klassischen und welche agilen Rollen wird es im Projekt geben?
- Wie sieht der Zuschnitt der Aufgaben von Projektleitung und Scrum-Master aus?
- Wer nimmt die Product-Owner-Rolle ein?
Ergebnis war ein an die Bedürfnisse der Stadt München angepasstes Scrum-Modell. Der Fachbereich Wohnen übernahm die für agile Software-Entwicklung wichtige Rolle des Product Owner (PO). Er wurde darin von der IT des Sozialreferats und durch das technische und konzeptionelle Know-how eines „Proxy PO“-Teams unterstützt. Zudem stellte der Fachbereich mehrere Personen in der Rolle “Software-Tester”. Mit der Rolle des Scrum Masters wurde ein erfahrener agiler Coach der Beratungstochter digital@M betraut.
In gemeinsamen Workshops wurden aus den SOLL-Geschäftsprozess-Schritten „Epics“ abgeleitet. Epics sind grob skizzierte Anforderungen an die neu zu entwickelnde Software. Dabei wurde so offen formuliert, dass noch genügend Raum für Kreativität und feedbackbasierte Entwicklung blieb. In der Gesamtheit bildeten die gesammelten Epics eine gut strukturierte Anforderungsliste, das agile „Product-Backlog“. Dieses wurde in einem digitalen Ticketsystem dokumentiert. Eine Entwicklungs-Roadmap veranschaulichte die Inhalte des Backlogs in einer grob geplanten Zeitschiene. So vorbereitet konnte der erste Sprint starten.
Software-Entwicklung in Sprints
Ein Sprint dauerte drei Wochen und folgte immer dem gleichen Muster. Besonderes Augenmerk dabei lag auf der erfolgreichen Entwicklung der „User Stories“. Diese beschreiben konkrete Anforderungen an die zu entwickelnde Softwarelösung nach der Formel: Wer? Was? Warum? wie zum Beispiel: “Als Nutzerin oder Nutzer möchte ich mir selber helfen, mein Passwort wiederherzustellen, wenn ich es nicht mehr weiß.” Zusätzlich werden sogenannte Akzeptanzkriterien formuliert, die genau beschreiben, was die Software in Bezug auf die jeweilige User Story können muss.
Die neue Software wurde mindestens einmal täglich im Projekt ausgeliefert, bei Bedarf auch mehrfach. So konnte das Team umgesetzte User Stories während des jeweiligen Sprints testen und das Ergebnis verarbeiten. Täglich tauschte man sich in einem kurzen Meeting, im sogenannten „Daily“, über aktuelle Entwicklungen und Probleme aus. Parallel zur aktuellen Software-Entwicklung lief während des Sprints immer schon die Vorbereitung des nächsten.
Am Ende des Sprints waren alle Stakeholder und Interessierten zum Sprint-Review eingeladen. Durch Live-Präsentationen der jeweils jüngsten Ergebnisse bekamen unter anderem die künftigen Anwenderinnen und Anwender ein immer besseres Bild vom künftigen Produkt. Ihr Feedback ging wiederum in die weitere Entwicklung ein.
Nach dem Sprint blickten alle Teammitglieder auf die drei Wochen Software-Entwicklung zurück und suchten gezielt nach Verbesserungsmöglichkeiten. Die Moderation dieser Sprint-Retrospektive lag beim Scrum-Master.
Software-Entwicklung Review, Quelle: digital@M
Hohe Akzeptanz für die agile Software-Entwicklung
Insgesamt wurden in den drei Jahren der Software-Entwicklung rund 1400 User Stories umgesetzt. Die Projektziele wurden erreicht, die Software traf auf hohe Akzeptanz. Inzwischen geht bereits mehr als die Hälfte der Anträge online ein. Das Fazit von Thomas Klimm, Leiter der Fachsteuerung Wohnen des Amts für Wohnen und Migration, lautet:
Das agile Vorgehen ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg, da im Austausch mit den Anwenderinnen und Anwendern kreative Lösungen gefunden wurden, um die Komplexität in den Griff zu bekommen.
Seit Anfang letzten Jahres wird das agile Arbeiten innerhalb der IT Münchens vorangetrieben, gesteuert von der Stabsstelle für Projektmanagement in der Strategieabteilung des IT-Referats. Dafür wurde das städtische Prozessmodell um ein agiles Vorgehen und agile Rollen erweitert. Die Erfahrungen des Projekts Wohnungsantrag Online sind hier direkt mit eingeflossen. digital@M unterstützt dabei die Einführung, den Einsatz und die Weiterentwicklung agiler Methoden und Projekte mit Beraterinnen und Beratern, die ihr Expertenwissen für die Stadt nutzbar machen.
Über die Autoren
Joachim Pieper ist Facharchitekt im Sozialreferat. Florian Schmid ist Berater bei der städtischen Beratungstochter digital@M GmbH. Im beschriebenen Projekt waren beide Mitglieder des Proxy-PO-Teams.
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