21. Mai 2019

Agilität im Projekt am Beispiel von muenchen.de


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Patrick Winkler
Patrick Winkler

Co-Autor:
Ralf Gabriel,
Process Owner Projekt-& Multiprojektmanagement im IT-Referat

In unserer Serie #explainIT haben wir erklärt, was genau es mit Scrum als agile Methode auf sich hat. Aber was macht die IT der Stadt München hinsichtlich Agilität? Ein Bericht aus der Praxis am Beispiel von muenchen.de.

Umstrukturierung von muenchen.de – User first

Muenchen.de wird umstrukturiert. Denn die Bürgerinnen und Bürger wünschen sich hilfreiche Services und leicht auffindbare, verständliche sowie konkrete Informationen. Ziel des Pilot-Projekts ist es deshalb, diese Bedürfnisse zu erfüllen – unabhängig von organisatorischen Zugehörigkeiten. Dabei orientiert sich das Team an der Methode Scrum. Damit soll mehr Agilität gefördert werden – auch um die Kundenwünsche an erste Stelle zu stellen.

Dazu entwickelt das Team in Sprints von jeweils vier Wochen sogenannte User Stories, die wichtige Lebenslagen der Bürgerinnen und Bürger abdecken. Konkretes Ergebnis jedes Sprints: Eine neue Seite mit allen wichtigen Informationen zu einem Thema inklusive verschiedener Links auf relevante städtische Dienstleistungen – und zwar ganz unabhängig davon, welches Referat innerhalb der Stadtverwaltung zuständig ist.

Jedes Treffen wird mit einem Daily Scrum begonnen. Nach einem Sprint wird in einer gemeinsamen Retrospektive besprochen, was gut und auch weniger gut funktioniert hat. Durch diese Erfahrungen versucht man die Abläufe und Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern. Das Team organisiert sich dabei weitestgehend selbst.

Schritt für Schritt Ergebnisse liefern

Ich bin sehr zufrieden damit, dass wir uns bei diesem Piloter für ein agiles Vorgehen entschieden haben, da wir so extrem flexibel vorgehen können. Anstatt monatelang nicht sichtbar im Backend an der Umstrukturierung von muenchen.de zu arbeiten, können wir durch unsere Arbeitsweise den Bürgerinnen und Bürgern unsere Ergebnisse Schritt für Schritt sofort zur Verfügung stellen.

 

Das hat nicht nur einen Mehrwert für die Nutzerinnen und Nutzern, sondern auch für die Landeshauptstadt München, weil wir dadurch auch direkt ein Feedback bekommen und jederzeit und sofort unser Angebot optimieren können.

  Bettina Link, stellvertretende Leitung Team Webmanagement, IT-Referat

Ein wichtiger Unterschied zum klassischen Scrum-Ansatz: die persönlichen Treffen finden nur einmal pro Woche und nicht jeden Tag statt. Ebenso ist das Team nicht ausschließlich mit der Umstrukturierung von muenchen.de betraut, sondern arbeitet parallel an anderen Aufgaben und Projekten.

Dennoch: Mit dem Pilotprojekt zur Umstrukturierung der Inhalte auf muenchen.de geht die Stadtverwaltung den ersten Schritt: Gemeinsam arbeiten Kolleginnen und Kollegen ganz unterschiedlicher Referate und Abteilungen an einem nützlichen, verständlichen und attraktiven Stadtportal. Diese Zusammenarbeit stärkt und verbessert so das Gesamtergebnis.

Der große Vorteil: Die Ergebnisse sind direkt „live“ – und schaffen damit sofort einen Mehrwert für die Nutzerinnen und Nutzer von muenchen.de. Bisher veröffentlichte Storys sind: Umzug, Heirat, Wohnen, Pflege, Todesfall und Geburt.

Was macht die IT der Stadt München sonst hinsichtlich Agilität?

Scrum Workflow

Scrum Framework, Quelle: Scrum Acadamie

In der IT der Stadt München werden jährlich mehr als 200 IT-Projekte durchgeführt, derzeit noch zum überwiegenden Teil mit klassischen Methoden. Das Interesse an agilem Projektmanagement nimmt aber nicht nur im IT-Referat, sondern auch in den anderen Fachbereichen der Stadtverwaltung zu. Aber nicht alle Projekte sind dafür geeignet.

 

 

 

Agiles Vorgehen erfordert neben den methodischen Elementen auch eine veränderte Arbeitsweise. Zum Beispiel erfordern die anfangs nur groben Planungen und das frühzeitige Einholen von Stakeholder-Feedback ein Umdenken.

 

 

Daher ist es Ziel, klassisches Projektmanagement mit agilen Ansätzen in Richtung eines hybriden Projektmanagements zu entwickeln. Traditionelles und agiles Vorgehen werden je nach Einsatzmöglichkeit miteinander verbunden. So arbeiten viele Fachbereiche bereits mit Kanban, Scrum, Design Thinking oder bedienen sich zum Teil aus diesen Vorgehensweisen. Die eingesetzte Projektmanagementmethode, der zugehörige Leitfaden und die angebotenen Schulungen werden entsprechend vom Prozessverantwortlichen für IT-Projektmanagement um agile Elemente erweitert.

Die IT und die Stadtverwaltung insgesamt müssen aufgrund steigender Anforderungen und zunehmender Veränderungsgeschwindigkeit schneller reagieren. Agile Methoden und entsprechende Vorgehensweisen im Projektmanagement helfen dabei.

Kommentare(2)

  1. Was bitte ist ein *Piloter*? Schreibfehler oder stehe ich auf dem Schlauch?

    Antworten
    • Hallo Nikolaus,
      ein „Piloter“ ist in der Stadtverwaltung umgangssprachlich ein Pilotprojekt.
      Im Text einmal ausgetauscht, im Zitat aber belassen.

      Vielen Dank für den Hinweis.
      Viele Grüße, Stefan

      Antworten

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