Ausbau der Online-Services: Neue Formulare, interne Migrationen und externe Anerkennung

28. Dezember 2021
Ein Beitrag von Dr. Stefan Döring

Der Ausbau der Online-Services hat im zweiten Halbjahr dieses Jahres weiter Fahrt aufgenommen. Das ist nicht zuletzt der Bereitschaft vieler Beteiligter zu verdanken, sich tatkräftig auch schwierigen Heraus­forderungen zu stellen: Schnittstellen, die erst mal gar nicht passen wollen. Gesetzliche Vorgaben, die digital kaum umsetzbar scheinen. Unerwarteter, dringender Unterstützungs­bedarf aus anderen Projekten, der an den begrenzten Ressourcen knabbert. Umso schöner, dass die Bilanz sich sehen lassen kann und immer wieder externe Anerkennung des Geleisteten kommt.

Ausbau der Online-Services für die Corona-Bekämpfung

Der Ausbau der Online-Services hat verschiedene Ausprägungen: komplette Antragsprozesse, Kontaktformulare und Migration von vorhandenen Formularen aus alten Systemen.

Zu den wichtigsten Produkten neueren Datums gehören mehrere Corona-Formulare. Sie tragen maßgeblich dazu bei, Aufwand zu reduzieren und die Qualität der Informationen bei der Kontakt­nachverfolgung und den Quarantäne­prozessen zu verbessern. Mühsames Entziffern und Nachhaken und dann fehlen immer noch wichtige Angaben? Das gehört bei Nutzung der Online­formulare mit ihren Pflichtfeldern der Vergangenheit an. Im Einsatz sind schon seit längerem

Als sich im Oktober weiterer dringender Bedarf anbahnte, ergänzte das Formularteam in Rekord­geschwindigkeit von nur drei Wochen

  • eine Kontaktpersonenliste speziell für Einrichtungen sowie
  • je ein Formular zur Entlassung infizierter Personen sowie von Kontakt­personen aus der Quarantäne.

Weitere Formulare: Kampfhunde, Zweitwohnung und Zensus

Die Vielseitigkeit beim Ausbau der Online-Services zeigen folgende Beispiele: Seit Anfang Oktober gibt es ein Antragsformular für das Negativzeugnis für Kampfhunde. Das braucht, wer einen als potenziell gefährlich eingestuften Hund halten möchte.

Während dieser Prozess vorgeschrieben ist, dürfte ein anderer sehr gerne freiwillig gestartet werden: Mit dem Online-Service Befreiung Zweitwohnungssteuer lässt sich einiges an Geld sparen. Denn diese Steuer beträgt in München bisher (seit 2006) neun Prozent der Kaltmiete, im kommenden Jahr steigt sie auf 18 Prozent. Wer unter 29000 Euro jährlich verdient – wie  viele in München Studierende – kann sich jedoch davon befreien lassen. Weitere Ausnahmen gibt es für verheiratete Berufspendlerinnen und -pendler.

Scheinbar weniger attraktiv kommt dagegen das Anmeldeformular für Erhebungstätigkeit beim Zensus 2022 daher. Doch auch das hat es in sich. In München werden im Rahmen des Zensus 2022 circa 140000 Personen befragt, wofür über 2000 ehrenamtliche Erhebungs­beauftragte benötigt werden. Da ist es gut, wenn diese sich schnell und einfach registrieren können.

Neue Kontaktformulare gab es für das Veterinäramt und für die Lebensmittelüberwachung.

Anerkennung für den Ausbau der Online-Services

Die meisten Stoßseufzer mit dem Tenor „Wenn das doch nur schneller ginge“ kommen aus dem E-Government-Team selbst. Umso schöner, wenn das Erreichte öffentliche Anerkennung findet. So wurde die Stadt München wie berichtet zum Digitalen Amt gekürt. Ende November markierte der Rathaus-Koalitionstracker der Süddeutschen Zeitung den Online-Bürgerservice mit einem Pfeil nach oben und schrieb:

Die Digitalisierung schreitet voran. Im KVR sind jetzt 30 Online-Formulare im Einsatz, 13 befinden sich gerade in Umsetzung … Aber auch in anderen Referaten mit Kundenverkehr geht es weiter.

In ganz anderer Form zeigen sich die positiven Rück­meldungen der Kooperationspartnerschaften. So hat das Onlineangebot der Münchner Standesämter die Städte Augsburg und Nürnberg so überzeugt, dass sie die dort verwendeten Formulare nun übernehmen. Auch das Bayerische Staatsministerium für Digitales ist interessiert an den Münchner Ergebnissen und wird als erstes den Sondergenehmigungs-Antrag für Parkausweise für Freiberufler und gewerbliche Anlieger bayernweit zur Verfügung stellen. Eine schöne Anerkennung für das Team E- und Open Government, das sich zudem mit einem neuen Auftritt präsentiert.

Technische Migration – der verborgene Aspekt beim Ausbau der Online-Services

Ebenfalls wichtig, wenn auch vordergründig unspektakulär, sind technische Umzüge. Schließlich gab es, bevor sich der neue Formularserver als zentrales Werkzeug etablierte, zwei Systeme für die Formular­erstellung. Deren Produkte müssen jetzt auf das neue Tool umziehen, im IT-Jargon „migrieren“.

So wanderte die Anmeldung Berufsschulen als erstes Formular auf die neue Umgebung. Kurz danach folgte der Service zu Anzeige eines „Vorfalls mit Beteiligung eines Hundes“, kurz „Beißvorfall“. Weiteres steht an und auch die Urkunden des alten Formularservers mit dem Kürzel OFS brauchen eine neue Heimat. Zwischendrin galt es zusätzlich noch einige Formulare zum Relaunch von muenchen.de zu gestalten.

Beim Ausbau der Online-Services geschieht also einiges hinter den Kulissen. Bürgerinnen und Bürger haben aber auch davon einen Vorteil: Durch Aufbau und Design aus einem Guss findet man sich immer besser zurecht.

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Elisabeth Wagner -
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