28. Oktober 2020

CAFM wird mobil: erste Fach­anwendung im Facility Management für das Tablet


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Mareike Rupertus - Mareike Rupertus
Die Landeshauptstadt München ist mit dem Projekt CAFM einen wichtigen Schritt in Richtung mobiles Arbeiten gegangen. Seit Juli 2020 gibt es nun die erste Fachanwendung für Tablets. Lesen Sie hier, wie die App den Arbeitsalltag im Facility-Management vereinfacht und einen wertvollen Beitrag für die Digitalisierung der Landeshauptstadt München leistet.

Die erste stadtweite Fachanwendung für Tablet und Desktop

​Einmal im Jahr müssen alle städtischen Gebäude durch das Baureferat begangen und auf Verkehrssicherheit sowie Instandhaltungsbedarf geprüft werden. Bisher mussten die Beteiligten dazu immer ein Klemmbrett, Block und Stift nutzen. Alle Mängel und Bedarfe wurden so vor Ort händisch erfasst und die daraus resultierenden Kosten für die Instandhaltungsmaßnahmen anschließend im Büro am städtischen Computer errechnet. Dieser Prozess war somit sehr zeitaufwändig. Nun gibt es einen weiteren entscheidenden Schritt im Projekt CAFM in Richtung Digitalisierung: mit der Software epiqr® kann die Fachanwendung nun auch für das mobile Arbeiten genutzt werden.

Das CAFM-Projekt (Computer Aided Facility Management) haben wir bereits vorgestellt. Es ist eines der größten strategischen IT-Projekte der Stadt München. Ziel ist es, die Bewirtschaftung der über 3000 städtischen Immobilien zu digitalisieren.

Nach intensiver Abstimmung mit dem Baureferat und anderen betroffenen Referaten wurden die Anforderungen definiert und konzipiert, sodass nun auch der mobile Einsatz möglich ist. Wichtige Vorarbeit leistete zudem das städtische IT-Projekt MobKom (Mobile Kommunikationsoffensive), das Tablets und Smartphones als Standardarbeitsgeräte eingeführt hat. Hier wurden auch die technischen Voraussetzungen für die sichere Verbindung der mobilen Geräte mit den Servern im städtischen Rechenzentrum geschaffen.

CAFM: papiergestützt war gestern, digitale Fachanwendung ist heute

Für Kolleginnen und Kollegen im Baureferat bedeutet die neue App, dass sie die Fachanwendung nun mobil nutzen können. Alle Mängel und Renovierungsbedarfe können direkt in die App eintragen werden. Selbst wenn in einem Gebäude mal die Internetverbindung schlecht oder nicht vorhanden ist, können dennoch alle Funktionen der App genutzt werden. Sobald wieder eine Internetverbindung verfügbar ist, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Fachanwendung und App synchronisieren.

Um den Beschäftigten den Einstieg mit der App so einfach wie möglich zu gestalten, wurden sie vorab vom Personal- und Organisationsreferat geschult. Da die App laut Nutzerinnen und Nutzern zudem selbsterklärend ist, war bereits nach wenigen Wochen ein flüssiges Arbeiten möglich.

Screenshot des Tablets für die CAFM Fachanwendung
So sieht die Oberfläche der Fachanwendung aus, Quelle: CalCon GmbH
Zur Dokumentation des Gebäudezustands gehören auch Fotos, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisher bei den Begehungen mit einem Fotoapparat oder einem Handy machen mussten. Diese wurden dann zeitaufwändig im Büro auf den PC übertragen. Jetzt werden die Fotos direkt aus der App mit der im Tablet eingebauten Kamera gemacht, sind dann automatisch dem richtigen Bauteil zugewiesen und somit Bestandteil der Dokumentation des Gebäudezustands in der Fachanwendung.

Alle für eine Immobilie zuständigen Fachbereiche können in der CAFM-Anwendung jederzeit nachvollziehen, ob das Gebäude vom Baureferat schon begangen und eine Bewertung durchgeführt wurde. So besteht im gesamten Ablauf höchste Transparenz für alle Beteiligten.

Mit CAFM große Schritte Richtung digitales München

Derzeit können ungefähr 70 Personen die Fachanwendung nutzen und so ihren Arbeitsalltag vereinfachen. Deren Feedback hilft, die App sowie das Tablet stetig zu verbessern.

Perspektivisch sollen in den nächsten eineinhalb bis zwei Jahren bis zu 200 Kolleginnen und Kollegen die Fachanwendung mobil nutzen. So wird dank CAFM mit dem Facility-Management ein weiterer Bereich der Landeshauptstadt digitalisiert und zukunftsfähig gemacht.

Kommentare(2)
  1. Interessant! Da würde ich gerne mehr darüber erfahren. Ist dies ein selbst entwickeltes Produkt? Können da auch Begehungsberichte z.B. der Bauaufsicht oder des vorbeugenden Brandschutzes integriert werden? Wie sind die Erfahrungen und gibt es vielleicht einen Ansprechpartner der einem die Anwendung vorstellen kann?

    Antworten
    • Hallo Herr Arnoldi,
      danke für Ihr Interesse. Wie im Beitrag geschrieben, wird hier ein Produkt der Firma CalCon genutzt. Die von Ihnen genannten Themen waren keine Anforderungen. Für alles weitere, sende ich Ihnen eine E-Mail. Schöne Grüße, Stefan Döring

      Antworten

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