Corona-Soforthilfen als Herausforderung für die Verwaltung
Als das Programm startete, wussten die zuständigen Fachleute, dass da etwas Großes auf sie zurollt. Die Abwicklung der Corona-Soforthilfen für Münchner Unternehmen liegt bei der Stadtverwaltung, federführend beim Referat für Arbeit und Wirtschaft (RAW). Allein in den ersten Tagen kamen über 30.000 Anträge auf Corona-Soforthilfe in dem eigens eingerichteten Postfach an. Es begann eine Mammutaufgabe einer zumindest einfachen Einzelprüfung. Die Kapazitäten waren dafür nicht ausgelegt und zumindest für die erste große Welle war kein digitales Verfahren vorhanden.
Für das Anlegen der Adressen im Buchhaltungssystem und die Auszahlung ist die Stadtkämmerei zuständig. Die Stadt kann nur dann Geld überweisen, wenn die benötigten Daten wie Name und IBAN im System hinterlegt sind. Die Kämmerei hat allerdings normalerweise nicht die Personalressourcen, um tausende Datensätze pro Tag auf Basis eingescannter Anträge einzutippen. Doch genau das war gefragt und tatsächlich gelang es der Stadtkasse ein über 25-köpfiges Team auf die Beine zu stellen. Dazu wurden Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen der Stadtkasse sowie Auszubildende schnell eingearbeitet.
Das Online-Antragsverfahren für Corona-Soforthilfen
Erste digitale Unterstützung des Prozesses kam vom Bayerischen Wirtschaftsministerium. Am 31. März wurde ein Online-Antragsverfahren für Corona-Soforthilfen veröffentlicht.
In der Wirtschaftsförderung im RAW galt es nun, den Bearbeitungsprozess umzustellen, um die Chancen des nun digitalisierten Verfahrens bestmöglich zu nutzen. Unter hohem Zeitdruck wurde eine Schnittstelle zwischen der Anwendung des bayerischen Wirtschaftsministeriums und des städtischen Zahlungssystems in SAP geschaffen.
Automatisierte Prozesse für die Corona-Soforthilfen
Dabei erwies es sich als Vorteil, dass die Münchner IT bereits an Lösungen gearbeitet hatte, um die Verfahren für Corona-Soforthilfen zu unterstützen. Torsten Schmidt, Teamleiter für die logistischen Verfahren des SAP-Systems, das die Stadt für Finanzprozesse nutzt:
Weil es schneller geht, Daten in eine normale Tabelle einzutippen statt in eine SAP-Eingabemaske, hatten wir eine kurze Routine entwickelt, um eine solche Tabelle automatisiert ins SAP einzuspielen.
Tatsächlich erwies sich diese Tabelle als noch hilfreicher als geplant. Gemeinsam mit dem externen Partner auf der bayerischen Seite konnten Torsten Schmidt und sein Kollege Alfred Hinterberger die Datenformate in kurzer Zeit so abstimmen, dass die Daten von da an per Masseneinspielung ins SAP gelangten. Nur eine Überprüfung auf Mehrfachanlagen fand zusätzlich noch händisch statt.
Als staatliche Stellen auf Bundesebene das Unterstützungsprogramm ergänzten, wurde es kurzfristig wieder schwierig. Denn es galt herauszufinden, wer bereits einen Antrag auf Corona-Softhilfe gestellt hatte. Doch auch dieses Problem ließ sich auf digitalem Weg gut beheben. Josef Karg, ein weiterer Kollege im SAP-Team, stellte innerhalb eines Tages eine Routine zur Prüfung auf Mehrfachauszahlungen bereit.
Wenn Digitalisierung wirkt
So hatte sich der Aufwand für die finanztechnische Abwicklung der Corona-Soforthilfen radikal vermindert: Wenn man für das Eintippen der notwendigen Daten pro Antrag fünf Minuten ansetzt, dann ergibt das bei 1000 Anträgen ein Aufwand von über 80 Stunden, der nun weggefallen war. Auch die Datenqualität stieg, da nun keine Handschriften mehr zu entziffern waren und das System manche Fehleingaben gar nicht zulässt.
Laut Dietmar Güntner, Leiter der Stadtkasse, bedeutet die Digitalisierung das Ende des Eingabe-Marathons mit vielen Überstunden und Wochenend-Schichten. Vor allem aber ist es für ihn und sein Team ein gutes Gefühl, dass schnell geholfen werden konnte:
Wir wissen, dass es hier um Existenzen geht. Deshalb ist unser Ziel, unseren Part für die Auszahlung der Corona-Soforthilfen innerhalb eines Tages zu erledigen und dank der IT-Unterstützung gelingt uns das auch.
Das Corona-Soforthilfe-Team vom RAW steht, wie all die anderen Auszahlungsstellen auch, noch immer vor schwierigen Herausforderungen. Wie beispielsweise schafft man bei anhaltend hohen Zahlen den Spagat, Betrugsversuche herauszufischen und für Ehrliche möglichst rasch Bescheide zu erstellen? Deshalb ist man auch hier froh, dass der formelle Ablauf jetzt reibungslos läuft, wie Christoph Haider, Bereich Wirtschaftsförderung des RAW, kommentiert:
Wir haben erlebt, dass man sich auf die städtische IT verlassen kann und dass es gemeinsam gelingt, auch komplexe Prozesse kurzfristig zu implementieren. Darüber sind wir sehr froh. Denn wir wissen, dass viele Münchner Unternehmerinnen und Unternehmer die Corona-Soforthilfen dringend benötigen.
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Danke für die Anerkennung, wir von Pega haben Sie gerne unterstützt.
Ich hatte gehört, dass alle Online-Formulare ausgedurckt wurden um sie zu bearbeiten. Klingt nicht so digital.