Vor coSys: Unzählige Vorlagen und Varianten in dezentraler Verwaltung
Die Anzahl der verwendeten Vorlagen in der Stadtverwaltung wird auf über 200.000 geschätzt, darunter eine Vielzahl von Duplikaten und Nebenversionen. Dies auch deshalb, weil die Verwaltung der Vorlagen bisher dezentral organisiert war. Ein enormer Pflegeaufwand für alle Beteiligten.
Auch die Erzeugung von Dokumenten im Rahmen von Bürgerservices erfolgte bisher dezentral über verschiedene Programme. Das führte dazu, dass man es als Bürgerin oder Bürger mit teils sehr unterschiedlich gestalteten Formularen zu tun hatte. Mit der Einführung des neuen Vorlagensystems coSys, ein Produkt des Herstellers CIB, soll sich das ändern.
coSys: schlank, performant und bedienungsfreundlich
Aufgeräumt und barrierefrei: Die Nutzungsoberfläche von coSys, Quelle: LHM
Dank leistungsfähiger Server wird auch der Umgang mit großen Mengen an Dokumenten in Zukunft deutlich besser funktionieren. Darüber hinaus wird mit coSys die technische Basis geschaffen, um aus Fachanwendungen heraus die entsprechenden Dokumente zu erstellen – dies möglichst automatisiert. Insgesamt wird das Arbeiten mit Vorlagen und Formularen für die Mitarbeitenden, aber auch die Stadtgesellschaft einfacher, einheitlicher und effizienter.
coSys-Einführung: Erste Erfolge bereits in 2020
Nachdem einem ersten erfolgreichen Start im Sozialreferat ist, steht das System seit November 2020 im Personal- und Organisationsreferat und seit Dezember auch im Referat für Arbeit und Wirtschaft zur Verfügung. Um die Dimensionen und damit die Verbesserungen zu verdeutlichen, hier einige Zahlen aus den drei Referaten und ihren ersten zwei Monaten mit coSys:
- Insgesamt wurde der Vorlagenbestand von circa 200.000 Vorlagen auf 25.000 reduziert.
- 108.445 Dokumente und Schriftstücke wurden mit coSys erstellt.
- Je Vorlage waren das durchschnittliche 28 Schriftstücke oder Dokumente.
Nach der reibungslos verlaufenen Einführung von coSys in den drei Referaten können 20 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung München mit coSys arbeiten – immerhin 4.500 Beschäftigte. Weitere Einführungsprojekte sind gestartet. Als nächstes mit dabei sind die Branddirektion, das Planungsreferat und das Baureferat mit insgesamt circa 1.500 Vorlagen.
Für die erfolgreiche Einführung von coSys in den Referaten arbeitet das Projektteam sowohl mit dem Kundencenter und den Vorlagenerstellenden eng zusammen. Denn nur gemeinsam können wir die Digitalisierung unserer Stadt mit coSys weiter gestalten.
Ende in Sicht für Laufzettel und Unterschriftenmappen
In einer digitalisierten Verwaltung sollen Geschäftsprozesse papierlos, schnell und effizient abgebildet werden. Hier ist München mit coSys einen großen Schritt in die richtige Richtung gegangen. Denn das System stellt nicht nur digitale Vorlagen zur Verfügung, sondern ermöglicht auch prozessorientiertes Arbeiten. Beispielsweise können zukünftig aus Vorlagen erstellte Schriftstücke über einen Prozess-Workflow freigegeben werden. Damit läutet coSys das Ende von Laufzetteln und Unterschriftenmappen ein.
Pfennigparade zertifiziert coSys als barrierefreie Software
Die gemeinnützige Stiftung Pfennigparade aus München unterstützt bei der Erstellung und Zertifizierung von barrierefreien Dokumenten, Webseiten, Software und Produkten. Die Evaluation verschiedener Bereiche und Funktionalitäten von coSys erfolgte seitens der Pfennigparade durch eine blinde Person, unter anderem unter Zuhilfenahme eines Screenreaders.
Die Rückmeldung kam dann Anfang 2021: coSys ist erfolgreich nach der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 zertifiziert. Das heißt, die Software ist für Menschen mit Behinderung, hier im Speziellen für blinde und sehbehinderte Mitarbeitende, geeignet. Als nächstes soll coSys nun durch die automatische Bereitstellung barrierefreier PDF-Dokumente (PDF/UA) auch die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern barrierefrei gestalten.
Wir freuen uns, dass mit coSys, über die genannten Verbesserungen von Effizienz und Nutzungsfreundlichkeit hinaus nun eine barrierearme digitale Anwendung in der Landeshauptstadt angeboten wird!
Prüfsiegel “BITV 2.0 2020” der Stiftung Pfennigparade, Quelle: Stiftung Pfennigparade
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