24. März 2021

coSys – effiziente Vorlagen für die digitalisierte Verwaltung


Kategorie: Digital


Ein Gastbeitrag von:
Christian Schaffer - Programmleitung neoIT Christian Schaffer
Programmleitung neoIT

Co-Autoren­schaft:
Anke Scholl - Teilprojektleitung neoIT Anke Scholl
Teilprojektleitung neoIT
Damit die Landeshauptstadt München ihre Dienstleistungen in Zukunft digital, schnell und effizient anbieten kann, müssen im Hinter­grund eine Reihe von Systemen optimiert oder neu eingeführt werden. Ein Faktor, der in fast allen Online-Services eine ent­scheidende Rolle spielt, sind Vorlagen. Mit coSys, dem neuen Vorlagenportal Münchens, erreicht die Verwaltung jetzt ein neues Level.

Vor coSys: Unzählige Vorlagen und Varianten in dezentraler Verwaltung

Die Anzahl der verwendeten Vorlagen in der Stadtverwaltung wird auf über 200.000 geschätzt, darunter eine Vielzahl von Duplikaten und Nebenversionen. Dies auch deshalb, weil die Verwaltung der Vorlagen bisher dezentral organisiert war. Ein enormer Pflegeaufwand für alle Beteiligten.

Auch die Erzeugung von Dokumenten im Rahmen von Bürgerservices erfolgte bisher dezentral über verschiedene Programme. Das führte dazu, dass man es als Bürgerin oder Bürger mit teils sehr unterschiedlich gestalteten Formularen zu tun hatte. Mit der Einführung des neuen Vorlagensystems coSys, ein Produkt des Herstellers CIB, soll sich das ändern.

coSys: schlank, performant und bedienungsfreundlich

Wesentliche Dimensionen eines einheitlichen Systems sind Leistungsfähigkeit und Nutzungs­freundlichkeit. Elementar ist dafür bei coSys die zentrale Bereitstellung des Vorlagen­bestands. Zukünftig stehen alle Vorlagen, unabhängig vom Dateiformat, an einem zentralen Ort und in einem einheitlichen Layout zur Verfügung. Und durch die Versionierung jeder Vorlage gehören veraltete Versionen der Vergangenheit an.
Nutzungsoberfläche von coSys

Aufgeräumt und barrierefrei: Die Nutzungsoberfläche von coSys, Quelle: LHM

Ganz konkret werden durch coSys pro Service bis zu fünfzehn Vorversionen ersetzt. Ergänzt durch die Bereinigung um technische Dubletten ist dies eine enorme Verschlankung des Bestandes. Zudem hilft die eingebaute Nutzungsstatistik den Verantwortlichen Handlungsbedarfe und Digitalisierungs­potenzial zu identifizieren.

Dank leistungsfähiger Server wird auch der Umgang mit großen Mengen an Dokumenten in Zukunft deutlich besser funktionieren. Darüber hinaus wird mit coSys die technische Basis geschaffen, um aus Fachanwendungen heraus die entsprechenden Dokumente zu erstellen – dies möglichst automatisiert. Insgesamt wird das Arbeiten mit Vorlagen und Formularen für die Mitarbeitenden, aber auch die Stadtgesellschaft einfacher, einheitlicher und effizienter.

coSys-Einführung: Erste Erfolge bereits in 2020

Nachdem einem ersten erfolgreichen Start im Sozialreferat ist, steht das System seit November 2020 im Personal- und Organisa­tionsreferat und seit Dezember auch im Referat für Arbeit und Wirtschaft zur Verfügung. Um die Dimensionen und damit die Verbesserungen zu verdeutlichen, hier einige Zahlen aus den drei Referaten und ihren ersten zwei Monaten mit coSys:

  • Insgesamt wurde der Vorlagenbestand von circa 200.000 Vorlagen auf 25.000 reduziert.
  • 108.445 Dokumente und Schriftstücke wurden mit coSys erstellt.
  •  Je Vorlage waren das durchschnittliche 28 Schriftstücke oder Dokumente.

Nach der reibungslos verlaufenen Einführung von coSys in den drei Referaten können 20 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung München mit coSys arbeiten – immerhin 4.500 Beschäftigte. Weitere Einführungs­projekte sind gestartet. Als nächstes mit dabei sind die Branddirektion, das Planungsreferat und das Baureferat mit insgesamt circa 1.500 Vorlagen.

Für die erfolgreiche Einführung von coSys in den Referaten arbeitet das Projektteam sowohl mit dem Kundencenter und den Vorlagen­erstellenden eng zusammen. Denn nur gemeinsam können wir die Digitalisierung unserer Stadt mit coSys weiter gestalten.

Ende in Sicht für Laufzettel und Unterschriftenmappen

In einer digitalisierten Verwaltung sollen Geschäftsprozesse papierlos, schnell und effizient abgebildet werden. Hier ist München mit coSys einen großen Schritt in die richtige Richtung gegangen. Denn das System stellt nicht nur digitale Vorlagen zur Verfügung, sondern ermöglicht auch prozessorientiertes Arbeiten. Beispielsweise können zukünftig aus Vorlagen erstellte Schriftstücke über einen Prozess-Workflow freigegeben werden. Damit läutet coSys das Ende von Laufzetteln und Unterschriftenmappen ein.

Pfennigparade zertifiziert coSys als barrierefreie Software

Die gemeinnützige Stiftung Pfennigparade aus München unterstützt bei der Erstellung und Zertifizierung von barrierefreien Dokumenten, Webseiten, Software und Produkten. Die Evaluation verschiedener Bereiche und Funktionalitäten von coSys erfolgte seitens der Pfennigparade durch eine blinde Person, unter anderem unter Zuhilfenahme eines Screenreaders.

Die Rückmeldung kam dann Anfang 2021: coSys ist erfolgreich nach der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 zertifiziert. Das heißt, die Software ist für Menschen mit Behinderung, hier im Speziellen für blinde und sehbehinderte Mitarbeitende, geeignet. Als nächstes soll coSys nun durch die automatische Bereitstellung barrierefreier PDF-Dokumente (PDF/UA) auch die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern barrierefrei gestalten.

Wir freuen uns, dass mit coSys, über die genannten Verbesserungen von Effizienz und Nutzungsfreundlichkeit hinaus nun eine barrierearme digitale Anwendung in der Landeshauptstadt angeboten wird!

Prüfsiegel der Stiftung Pfennigparade

Prüfsiegel „BITV 2.0 2020“ der Stiftung Pfennigparade, Quelle: Stiftung Pfennigparade

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