Elektronische Formulare, Akten, Workflows … Wenn die Arbeit der Stadtverwaltung immer mehr ins Digitale wandert, sind auch neue Konzepte für die Archivierung gefragt. Deshalb nahm vor knapp fünf Jahren ein digitales Langzeitarchiv im Münchner Stadtarchiv den Betrieb auf – damals das erste seiner Art in einer bayerischen Kommune. Wie erfüllt es seine Aufgabe als „Gedächtnis der Stadt“? Was wird hier aufbewahrt und wie? Dr. Daniel Baumann, Sachgebietsleiter für die Langzeitarchivierung, gibt Antworten.
Das Langzeitarchiv als finaler Ort für „Born Digitals“
Herr Dr. Baumann, würden Sie uns kurz skizzieren, welche Daten und Dokumente das Langzeitarchiv umfasst?
Das Langzeitarchiv ist primär gedacht zur Übernahme von Unterlagen, die digital entstanden sind, sogenannte „Born Digitals“. Wir unterscheiden sie von „Digitalisaten“, analogen Unterlagen, die zusätzlich digitalisiert wurden. Wenn Digitalisate verloren gehen, haben wir immer noch das Original. So verzichten wir darauf, sie mit dem üblichen Aufwand ins Langzeitarchiv zu packen. Es sei denn, es ist absehbar, dass das analoge Original möglicherweise irgendwann zerfallen oder mangels Zugriffssystemen nicht mehr zugänglich sein wird.
Aus welchen Quellen stammen die Datensätze im Langzeitarchiv?
Grundsätzlich sind alle Daten für uns interessant, die im Zuge der Verwaltungstätigkeit bei der LHM entstehen. Das können Daten aus Fachanwendungen sein, etwa Daten aus dem Einwohnermeldeamt oder dem Orchesterverwaltungsprogramm der Münchner Philharmoniker. Sehr aktuell beschäftigen wir uns mit der künftigen Übernahme von E-Akten. Vor Einführung des aktuellen „Social Intranet“ WiLMA haben wir das alte Intranet noch einmal gesichert. Dazu kommen Vermächtnisse früherer Amtsträger wie beispielsweise die Dateiablage des ehemaligen Kreisverwaltungsreferenten Dr. Blume-Beyerle. Grundsätzlich sind uns von der Verwaltung alle Unterlagen, egal ob analog oder digital, zur Archivierung anzubieten. Unsere Expertinnen und Experten entscheiden dann über ihre Archivwürdigkeit. Zusätzlich übernehmen wir auch Unterlagen von Privatpersonen und privaten Institutionen, um ein möglichst vollständiges Bild der Münchner Stadtgesellschaft zu erhalten.
Fingerspitzengefühl ist gefragt
Stichwort „archivwürdig“: Ist es schwierig, die Daten für das Langzeitarchiv auszuwählen?
Das ist mit die größte Herausforderung für uns Archivarinnen und Archivare, denn von dem uns Angebotenen übernehmen wir nur etwa fünf Prozent. Deshalb haben wir alle eine Spezialausbildung, bei der es sehr intensiv um solche Bewertungen geht. Was soll aus der Gegenwart für die Zukunft sichtbar bleiben? Da ist trotz aller rechtlichen Vorgaben Fingerspitzengefühl und Verantwortungsbewusstsein gefragt. Denn was wir zur Vernichtung freigeben, ist dann auch für immer weg.
Bisher wuchs das Stadtarchiv um etwa 500 Regalmeter pro Jahr. Misst man im digitalen Langzeitarchiv mit Terabyte?
Das bietet sich an, aber diese Zahlen sind nicht wirklich aussagekräftig. Große, wichtige Datensätze, können, wenn im XML-Format, von der Speichermenge her vernachlässigbar sein. Wenn wir hingegen alle sieben Jahre mehrere tausend Luftbilder vom Geodatenservice übernehmen, dann sind das auf einen Schlag mehrere Terabyte. Aber die Menge der Daten ist definitiv nicht die große Herausforderung.
Die liegt vielmehr darin, die Daten so abzuspeichern, dass sie auch in 200 oder 300 Jahren noch lesbar sind. Dazu überführen wir alle Daten in ein Archivierungsformat. Doch auch das ist nicht trivial, denn jede Konvertierung bedeutet Informationsverlust. Man muss also überlegen: Auf welche Information kann man verzichten? Oder andersherum: Was ist eine Eigenschaft, die auf jeden Fall erhalten werden sollte? Besonders schwierig wird es, wenn etwa Geodaten in Formaten abgespeichert sind, deren Quellcode nicht offengelegt ist, weil sie einer bestimmten Firma gehören.
Welche Rolle spielt die Authentizität und Integrität der Daten, also sozusagen die „Fälschungssicherheit”?
Auch das ist eine Anforderung, die wir standardmäßig umsetzen. Weniger, weil wir Manipulationen befürchten; solche Fälle sind mir bisher nicht bekannt. Aber wenn immer mehr Datensätze abgerufen werden, beginnen digitale Kopien durchs Internet zu schwirren. Was grundsätzlich in Ordnung ist. Aber die Nutzerinnen und Nutzer können bei Kopien nicht ohne Weiteres wissen, ob sie wirklich authentisch sind. Das können nur wir gewährleisten.
Die historische Dimension der Langzeitarchivierung
Ab wann darf das, was heute ins Langzeitarchiv wandert, verwendet werden?
Da gibt es gesetzliche Vorgaben wie das bayerische Archivgesetz. Danach sind beispielsweise die meisten Akten nach 30 Jahren zugänglich; eine Akte, die dieses Jahr geschlossen wird, also im Jahr 2051. Daten, die bereits vorher öffentlich zugänglich waren, bleiben das auch. Personenbezogene Daten, die in der Regel nach einer bestimmten Frist gelöscht werden müssten, sind bei der Einstufung als „archivwürdig“ bis zehn Jahre nach dem Tod der Person unter Verschluss.
Übrigens denken wir Archivare in anderen zeitlichen Dimensionen. Meldedaten etwa werden noch 55 Jahre nach Wegzug oder Tod einer Person vom Einwohnermeldeamt gespeichert. Das ist zwar lang, aber wir nennen das Altregistratur. Archivierung bedeutet für uns: Man bewahrt etwas für alle Zeiten.
Daten und Fakten
Das digitale Langzeitarchiv wurde 2016 vom Stadtarchiv München und der städtischen IT in Betrieb genommen. Technisch betrachtet besteht es im Kern aus einer modular aufgebauten marktüblichen Softwaresuite. Die einzelnen Komponenten sind auf Linux-, Windows-, Datenbank- und Storageserver installiert. Der stadtinterne Serviceprovider it@M betreut das System (Betrieb und Wartung) und das Anwenderteam.
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