Die Suche nach einer passenden Betreuungseinrichtung für ihr Kind ist eines der aufregendsten Themen, die Münchner Eltern in Kontakt mit der Stadtverwaltung bringen. Denn jährlich werden über 30000 Betreuungsplätze neu vergeben und das Interesse ist groß. Mit dem kita finder+ hat die Stadt ein digitales Angebot für Suche und Anmeldung nach diesen Plätzen geschaffen, das von allen Beteiligten geschätzt wird. Julia Rothbart, ehemalige Projektleiterin für die Entwicklung des Tools und heute IT-Bedarfsmanagerin des Geschäftsbereichs KITA, wirft im Beitrag einen Blick auf die Historie, heutige Funktionalitäten und ihre Beratungsarbeit dazu.
Herausforderung Kita-Suche
Die flächendeckende Versorgung der Landeshauptstadt mit Kindertageseinrichtungen (Kitas) ist eine enorme Aufgabe. Denn in München leben etwa 200.000 Kinder im Alter bis zu 14 Jahren. Davon benötigen rund 36000 jährlich neu einen Betreuungsplatz. Wie das ablief, bevor ein erstes digitales Tool zur Verfügung stand, zeigt der Bericht einer Mutter über ihre Erfahrungen 2013:
Aus dem Freundeskreis habe ich schon gehört, wie schwer es ist, einen Kita-Platz zu bekommen. Tatsächlich verbringe ich wochenlang meine Abende vor dem Laptop: Viele wertvolle Stunden. Die Suche in Google ist mühsam. Nicht alle Einrichtungen werden aufgeführt, nur wenige haben ihre eigene Online-Präsenz. Von städtischen Einrichtungen gibt es nur Eckdaten. Am Ende entscheide ich mich frustriert für eine Tagesmutter, die mir von einer Kollegin empfohlen wurde.
Die Entwicklung des kita finder+
Im Referat für Bildung und Sport war die Unterstützung der Kitasuche schon 2012 ein Thema in den Diskussionen zur künftigen IT-Architektur. 2 Jahre später unterstützte Oberbürgermeister Dieter Reiter persönlich das Thema und der Stadtrat beschloss eine erste Online-Anmeldemöglichkeit für Kitas.
Der ersten Eigenentwicklung und den damit verbundenen Erleichterungen folgte 2015 die Entscheidung für ein umfassendes professionelles System zur Kitaplatzsuche. Das startete im November 2014 – und erlebte dann gleich seine erste und bisher einzige große Panne: Der Ansturm war so groß, dass das System in die Knie ging. Innerhalb einer Woche setzten es die Kolleginnen und Kollegen von it@M auf mehrere virtuelle Server um. Seitdem läuft es stabil mit einer Verfügbarkeit von 99 Prozent und wird von Eltern, Einrichtungen und Beratungsstellen geschätzt.
Nach dem ersten Betriebsjahr eruierte das Referat für Bildung und Sport die Verbesserungspotenziale. Auf dem Barcamp MucGov17 wurden mit Bürgerinnen und Bürgern Optimierungsvorschläge diskutiert. Das Ergebnis führte zu dem Pluszeichen im Namen: kita finder+, ausgesprochen auf Deutsch als „kita finder plus“. Denn seitdem sind alle Münchner Einrichtungen auf dem Portal zu finden, auch wenn sie keinen Online-Anmeldeprozess anbieten. Direkt buchbar sind die rund 38000 Plätze in städtischen Einrichtungen und über 59000 Plätze der knapp 69000 in freier Trägerschaft. In diesem Jahr sind die Betreuungsplätze der Kindertagespflege dazugekommen.
Wie der Prozess heute aussieht, zeigt der folgende Bericht über die Kita-Platz-Suche der gleichen Mutter wie oben für ihr zweites Kind:
Ich bin dankbar für den kita finder+. Hier sind hunderte Einrichtungen erfasst, meist mit Bildern und Informationen zum Konzept. Über den integrierten Stadtplan sehe ich schnell, welche Einrichtungen es in meiner Nähe gibt. Kontaktpersonen, Terminvereinbarung, Tag der offenen Tür etc. – alles ist auf jeweils einer Seite zusammengefasst. Ich muss auch nicht mehr in jeder Einrichtung das gleiche Formular neu ausfüllen. Stattdessen: einmal registrieren und loslegen!
Ständige Weiterentwicklung des kita finder+
Diese Vorteile des kita finder+ erlebten auch die Einrichtungen. Wöchentliche Anmeldetermine mit umständlicher Datenerhebung gehören der Vergangenheit an. Die Gespräche mit den Eltern können sich auf das Wesentliche beschränken. Mirjam Prüver, langjährige städtische Einrichtungsleitung und heute Stadtquartiersleitung zieht ein Fazit:
Während sich die Aufgaben meiner Leitungstätigkeit in den letzten 20 Jahren in fast allen Bereichen vervielfacht haben, hat der kita finder+ den Vorgang der Platzvergabe enorm vereinfacht und beschleunigt.
Heute laufen 90 Prozent der Anmeldungen online ab. In diesem Kontext ist jedoch wichtig, dass der kita finder+ keine Plätze generieren kann und diese auch nicht eigenständig zuweist. Sie werden weiterhin durch die Einrichtungen selbst vergeben. Das heißt, wenn ein Kind in der regulären Vergabe keinen Platz bekommt, liegt dies nicht am kita finder+, sondern an den jeweiligen Vergabekriterien. Aber auch für diesen Fall ist im Prozess der Platzvergabe gesorgt, denn unversorgte Kinder haben die Möglichkeit, einen Platz über die KITA Elternberatung zu erhalten. Wobei es eine Ansprechstelle für Kinder bis 6 Jahren gibt und eine für Schulkinder.
In der Elternberatung ist zudem der technische Support des kita finder+ für Eltern und Einrichtungen angesiedelt. Sehr begrüßt wurde die Bereitstellung des kita finder+ auch für mobile Geräte. Denn anders als Laptops sind Smartphone inzwischen nahezu flächendeckend präsent. So stieg die Zahl jener Eltern, die allein mit dem System klarkommen, oder nur eine schnelle Hilfe zur Selbsthilfe brauchen.
Andere Weiterentwicklungen des kita finder+ in den vergangenen Jahren:
- Mehr Transparenz durch Status-Mails zum Vergabeprozess
- Seit 2019 die Möglichkeit, eine Wunscheinrichtung anzugeben
- Seit 2020 eine englische Version des kita finder+
Strenger Datenschutz im kita finder+
Schnittstellen zu anderen Systemen ermöglichen es den Eltern, Daten weiterzuverwenden: Once Only statt immer das Gleiche wieder neu eingeben. Allerdings gilt dabei ein strenger Datenschutz. So kann weder die Elternberatung ohne ausdrückliche Freigabe auf Datensätze zugreifen, noch sehen Einrichtungen Informationen von Kindern, die nicht bei ihnen angemeldet sind.
Auf der Agenda für die Zukunft stehen derzeit Inhalte in leichter Sprache, ein integrierter Antrag auf Gebührenermäßigung und erste Ideen, die Suche und die Platzvergabe mit Algorithmen zu unterstützen. Die Erfolgsstory des kita finder+ ist also noch längst nicht zu Ende.
Sie möchten sich zum aktuellen Stand selbst ein Bild machen? Hier geht es direkt zum Tool und schauen Sie gerne in den Vortrag von Claudia Janke und mir auf dem Digitaltag 2021:
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Ich hätte nur eine Bitte zu diesem Beitrag. Die anfängliche Aussage einer Mutter, dass sie sich am Ende “frustriert” für eine Tagesmutter entscheidet, klingt ein wenig, als ob diese Entscheidung eine schlechtere wäre. Kann dies aus Respekt vor der guten und qualitativen Arbeit, die die Kindertagespflegepersonen täglich leisten, auch anders formuliert werden? Vielen Dank dafür.
Sehr geehrte Frau Enzensberger-Kostov,
danke für Ihre Nachricht darüber, wie Sie den Text verstehen. Hier ist tatsächlich der Prozess gemeint. Ein Zitat lässt sich auch nur bedingt ändern. Darum lassen wir es in diesem Falle so stehen, werden beim nächsten Mal aber stärker auf mögliche andere Perspektiven achten.
Stefan Döring