27. März 2020

Digitale Finanzprozesse in München: Das Programm digital/4finance


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Mareike Rupertus - Mareike Rupertus
Die Landeshauptstadt München ist bereits auf einem guten Weg bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung. Doch das bedeutet nicht nur mehr Online-Services für Bürgerinnen und Bürger. Vielmehr gilt es auch interne Prozesse und Systeme zu digitalisieren. Das Projekt „digital/4finance“ setzt genau dort an und macht Finanzprozesse fit für die Digitalisierung.

Eine innovative, moderne und zukunftsorientierte Stadtverwaltung

Das Ziel der Landeshauptstadt München ist die Bereitstellung von innovativen, intuitiven und benutzerfreundlichen Dienstleistungen für die Stadtgesellschaft. Die Verwaltung arbeitet dafür auch verstärkt an ihren internen Prozessen. Dabei geht es nicht nur darum, die Zukunftsfähigkeit der Systeme sicherzustellen. Viel mehr wird so die Leistungsfähigkeit und Serviceorientierung der Verwaltung erhöht.

Im Jahr 2019 hat der Stadtrat dazu „digital/4finance“ als gemeinsames Programm der Stadtkämmerei und des IT-Referats beschlossen. Das Programm will die bisherigen Finanz- und Logistikprozesse der Stadt mit der Anwendung SAP S/4HANA erneuern und deutlich digitaler abbilden. Der Stadtkämmerer von München, Christoph Frey, erklärt:

Mit diesem Projekt der Stadtkämmerei und des IT-Referats wird die Digitalisierung komplexer Verwaltungsprozesse erheblich vorangebracht. Dadurch kann die Verwaltung deutlich effektiver arbeiten.

Standardisierte, einfache und digitale Finanzprozesse

Dem Programm liegen drei Leitgedanken zugrunde:

  • Standardisierung:
    Vorhandene Sonderlösungen innerhalb der weit verzweigten Verwaltung werden abgelöst und stattdessen etablierte Lösungen und Best Practices angewendet.
  • Simplifizierung:
    Strukturen, Prozesse und Architektur der neuen Lösung werden vereinfacht und Komplexität reduziert.
  • Digitalisierung:
    Wiederkehrende Tätigkeiten sowie System- und Medienbrüche werden vermieden. Ziel ist es, Finanzprozesse möglichst vollständig digital abzubilden.

Das zentrale Digitalisierungsprogramm „digital/4finance“ wirkt sich auf die gesamte Stadtverwaltung aus, da stadtweite Prozesse betroffen sind. Dies bedingt eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachbereichen. Thomas Bönig, IT-Referent der Landeshauptstadt München, meint dazu:

Durch die zukünftig sehr viel engere Zusammenarbeit von Business und IT werden durch digitale Finanzprozesse wesentliche Voraussetzungen geschaffen, um vermehrt innovative Services für Bürgerinnen und Bürger bereitzustellen und die Landeshauptstadt München zu einem der digitalen Vorreiter in Deutschland zu machen.

Wie die Stadtgesellschaft von digitalen Finanzprozessen profitiert

Was haben Bürgerinnen und Bürger davon, wenn die Finanzprozesse der Stadtverwaltung digitaler werden? Da durch das Programm „digital/4finance“ Prozesse standardisiert und vereinfacht werden, können auch neue digitale Services für die Münchener Stadtgesellschaft geschaffen werden. Zum Beispiel wird ein effizienter Rechnungseingangsprozess entstehen. Papierrechnungen werden vermieden und lange Postlaufzeiten entfallen.

Ganz konkret kann zum Beispiel die Hundesteuer digitalisiert und fast vollständig automatisiert werden. Neben der Online-Anmeldungen des Hundes und der ebenfalls digitalen Bestätigung, wird auch die Zahlung der Hundesteuer online autorisiert. So kann eine sofortige Anmeldung des Hundes erfolgen und eine (digitale) Hundemarke ausgestellt werden. Behördengänge sind so zukünftig vermeidbar.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das Bürgerkonto. Auch hier können digitale Finanzprozesse Einzug halten. Durch das Einrichten eines Bürgerkontos mit Bürger-ID kann dann im Zahlungsverkehr das so genannte „Once-Only-Prinzip“ realisiert werden. Einmal autorisiert können Finanzprozesse referatsübergreifend intelligent vernetzt werden. Münchener Bürgerinnen und Bürger können so auch sämtliche Zahlungstransaktionen und offene Rechnungen online einsehen.

Noch ein weiter Weg, aber der Schritt in die richtige Richtung!

Es ist noch ein weiter Weg bis die beschriebenen digitalen Finanzprozesse umgesetzt werden. Zuerst muss die Digitalisierung interner Prozesse stattfinden, bevor neue Online-Services entstehen können.

Mit dem Programm „digital/4finance“ wurde nun aber ein wichtiger Grundstein geschaffen, um die Stadt München zu einem digitalen Vorreiter einer modernen und leistungsfähigen Verwaltung in Deutschland zu machen. Ganz nach dem Motto „München. Digital. Erleben“.

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