13. Juli 2020

Digitale Werkzeuge für die Haushalts­planung


Kategorie: Digital


Ein Gastbeitrag von:
Anja Tischer, - Teilprojektleiterin für SAP-BW-IP im IT-Referat Anja Tischer,
Teilprojektleiterin für SAP-BW-IP im IT-Referat

ie nächste Haushaltsplanung wird in München und anderen Kommunen nicht einfach. Die Corona-Krise hat Steuereinnahmen wegbrechen lassen. Da passt es gut, dass die Stadtverwaltung in diesem Jahr ein neues digitales Planungsinstrument in Betrieb nehmen konnte. Damit lassen sich Finanzdaten schneller eingeben und darstellen sowie relevante Unterlagen direkt verknüpfen. Teilprojektleiterin Anja Tischer nennt Details:

Planungsdaten unter einem Dach

„SAP BW-IP“ lautet das Kürzel für das Tool und das birgt den Nutzen schon in sich.

  • SAP steht für das übergreifende System, das die Finanzdaten verwaltet.
  • BW ist die Abkürzung für Business Warehouse – ein Ort, an dem Daten zusammenfließen, um Wissen zu schaffen.
  • IP benennt den hier relevanten Zweck: Integrierte Planung.

Tatsächlich fließen hier die Informationen für die Haushaltsplanung aus allen Referaten digital zusammen. Daten ersetzen Papier. Viel Papier. Denn bisher mussten die Referate für Tausende von Einzelanmeldungen jeweils ein Formblatt ausfüllen und dieses an die Stadtkämmerei schicken. Dazu kamen relevante Unterlagen wie Stadtratsbeschlüsse, Berechnungen, Beschlussvorlagen und anderes. Bei neuen großen Projekten oder Investitionen konnten diese Beigaben mehrere Ordner umfassen. Für die Haushaltsplanung 2021 haben diese Daten nun ein neues digitales Zuhause: die Sachverhalts-Datenbank.

Austausch-Foren für die Haushaltsplanung

In dieser Datenbank speichern die Referate in ihrem jeweiligen Bereich alles, was für die Haushaltplanung relevant ist. Also auch Unterlagen, die nur intern oder erst in späteren Jahren interessieren. Nur was aktiv freigegeben wurde, geht in die Kommunikation mit der Stadtkämmerei ein.

Der daran anschließende Abstimmungsprozess umfasst mehrere Runden. Er wird natürlich schwieriger, wenn die Einnahmen – wie aktuell – sinken und bisher gültige Voraussagen und Grobplanungen nicht mehr stimmen. Aufgabe der Kämmerei ist es, Positionen und Kalkulationen zu prüfen und die Einzelhaushalte in einem großen beschlussfähigen Gesamthaushalt zusammenzuführen. Auch diese Arbeit geschieht nun in der Datenbank statt auf Papier.

Die Vorteile der digitalen Prozesse liegen damit auf der Hand, sagt Monika Staudinger, Leiterin der Haushaltsplanung in der Stadtkämmerei:

Wir haben alle Unterlagen schnell zur Hand und können effizienter arbeiten. Unsere Eingaben stehen sofort wieder zur Verfügung. Es kursieren keine unterschiedlichen Tabellen mehr. Viel von dem bisherigen Aufwand für Dateneingabe, Druck und Verteilung entfällt.

Gut gerüstet im Kampf gegen die haushaltslose Zeit

Wofür der erwartete Effizienzgewinn genutzt werden soll, ist für die zentrale Haushaltplanerin klar: Jahrzehntelang war es wegen der enormen Komplexität der städtischen Finanzen trotz hohem Engagement aller Beteiligten nicht möglich, den Haushalt zu den gültigen Fristen bei der Genehmigungsbehörde, der Regierung von Oberbayern, vorzulegen. Das führte zu sogenannten haushaltslosen Zeiten, die Wochen bis Monate dauern konnten. Zwar konnten die Gelder für gesetzliche und vertragliche Leistungen dann weiter fließen. Doch neue Initiativen und Projekte standen unter dem Vorbehalt der Genehmigung des Haushalts und das sorgte für unklare Verhältnisse bei Politik, Verwaltung und Lieferanten. Manche Vorhaben wurden erst mal ausgebremst.

Der Kampf dagegen ist so alt wie das Problem. Erst im letzten Jahr gelangen Verbesserungen im Prozess. Jetzt erhöht die Digitalisierung die Chancen auf Fristeinhaltung weiter. Auch wenn noch etliche Herausforderungen auf das Projektteam und die Verantwortlichen für die Haushaltsplanung in den Referaten warten – der Weg stimmt.

Bessere Daten für den Stadtrat

Nach den Erfahrungen mit der ersten IT-gestützten Planungsrunde ist Monika Staudinger optimistisch, dass noch mehr geht: Am 22. Juli wird der Stadtrat voraussichtlich die Eckpunkte für den Etat beschließen. Dann muss es schnell gehen mit Fertigstellung und Druck des Haushaltsentwurfs.

Während bisher oft mit Zahlen auf Referatsebene gearbeitet wurde („etwa X Millionen mehr für Referat A“), können nun voraussichtlich Daten auf Produktebene aufgenommen werden. Das ist gut für den Stadtrat, der schließlich nicht pauschale Summen, sondern Projekte, Services und Maßnahmen steuert.

Noch mehr Komfort werden künftige Releases bringen, wenn neben der jährlichen Haushaltsplanung auch Mittelfrist- und Investitionsplanung digitaler werden. Monika Staudinger dazu:

Die Politik muss auch Beschlüsse fassen, die über Jahre hinweg monetäre Auswirkungen haben. Durch die Weiterentwicklung unserer IT-Systeme werden wir alle noch besser verstehen, was möglich ist und was nicht.

Gastautorin, Team und Mitwirkende

Die Gastautorin Anja Tischer arbeitet im IT-Referat und ist Teilprojektleiterin für SAP-BW-IP. Ihr Dank gilt allen am Projekt Beteiligten, vor allem den Mitgliedern des Projektteams und den Kolleginnen und Kollegen in mehreren Referaten, die intensiv getestet und wertvolle Anregungen gegeben haben.

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