18. Mai 2020

Goodbye Stempelkarte: München bekommt eine digitale Zeiterfassung


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Mareike Rupertus - Mareike Rupertus
Im März 2020 wurde in München das Pilotprojekt „digitale Zeiterfassung“ gestartet. 130 Beschäftigte aus dem Personal- und Organisationsreferat (POR) testen aktuell die neue, webbasierte Lösung. Ein erster Erfahrungsbericht über diesen wichtigen Schritt für die Digitalisierung der Stadtverwaltung:

Tschüss Stempelkarte

Die gute alte Stempelkarte. Generationen von Beschäftigten der Stadtverwaltung hat sie begleitet. In der Brusttasche des Hemdes oder beim Herausschauen aus Sakko, Kostüm oder Tasche war sie auch ein gern gesehenes Erkennungszeichen in Bus, Bahn und auf der Straße: „Ach, mein Gegenüber arbeitet auch bei der Stadt“.

Die dazu gehörigen Stempeluhren werden schon lange nicht mehr hergestellt. So wurden ältere Exemplare zu Ersatzteillagern. Spätestens dies ist ein Zeichen, dass die Zeit reif ist für eine digitale Zeiterfassung. Erstmals 1997 und immer wieder in den folgenden Jahre gab es Initiativen, die Stempelkarte endlich abzulösen. Auch arbeiten einige Bereiche der Stadtverwaltung – zum Beispiel das IT-Referat – bereits seit einiger Zeit mit einer digitalen Lösung.

Eine Stempelkarte zur Zeiterfassung, Quelle: Facebook, Stadt München Karriere

Personalreferent Dr. Alexander Dietrich und Gesamtpersonalratsvorsitzende Ursula Hofmann bauen die Stempeluhr ab, Quelle: LHM

Eine einheitliche, digitale Zeiterfassung

Das Projekt „Workforce Management“ (WFM) im Rahmen des Programms neoHR ist nun verantwortlich für die übergreifende Einführung einer digitalen Zeiterfassung bei der Stadt München. Das Personal- und Organisationsreferat (POR) arbeitet dabei eng mit dem IT-Referat und der Branddirektion zusammen.

Hier umfasst es auch die Einführung eines digitalen Dienstplansystems, das im Januar 2022 bei der Branddirektion verfügbar sein soll. Deutlich früher, Ende 2020, soll damit begonnen werden, die digitalen Zeiterfassung stadtweit auszurollen. Dann werden Eigen- und Sonderlösungen abgelöst.

Für die digitale Zeiterfassung wurde die webbasierte Lösung der ATOSS Software AG ausgewählt. Später soll auch eine Lösung per App für Smartphones hinzukommen.

So sieht die Oberfläche des digitalen Zeiterfassungtools aus. Quelle: LHM

Positiver Start des Pilotprojekts

Knut Hüneke, Mitarbeiter des POR und einer der Gesamtprojektleiter „Workforce Management“, zieht nach den ersten Wochen eine positive Bilanz: Bei den Beschäftigten in der Pilotgruppe hat die digitale Zeiterfassung gut funktioniert. Natürlich seien im System noch nicht alle möglichen Funktionen erfasst und einige richtig komplizierte Fälle würden auch noch Kopfzerbrechen bereiten. Aber das sei in einem solchen „Piloter“ normal. Für Knut Hüneke steht fest:

Im Pilotprojekt geht es genau darum, Erfahrungen zu sammeln, Anregungen aufzunehmen und Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einzubeziehen. Es muss dann nach und nach entschieden werden, ob, was und wie alles genau umgesetzt wird.

Digitale Zeiterfassung als ein Stück Kulturwandel 

Die digitale Zeiterfassung ist nicht nur ein technisches Projekt. Vielmehr bedeutet sie auch Kulturveränderung. So bedarf es einer mentalen Umstellung, nicht nur an Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu denken, sondern auch wirklich alle Pausen und Zeiten genau einzutragen. Zeitgleich wird den Beschäftigten bei der Stadt München mehr Selbstverantwortung und somit Vertrauen entgegengebracht. Die digitale Zeiterfassung bietet zudem deutliche mehr Flexibilität in der persönlichen Arbeitsplanung.

In diesem Jahr ist erst einmal die Ausweitung der digitalen Zeiterfassung für das gesamte POR geplant. Anfang 2021 sollen dann auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IT-Referats ihre Arbeitszeit digital mit dem neuen Tool erfassen. Perspektivisch werden alle Beschäftigten der Stadt und an jedem Endgerät ihre Arbeitszeit erfassen können.

Der Start des Pilotprojekts ist ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg. Jetzt aber heißt es erst einmal: Abschied nehmen von der Stempelkarte.

Kommentare (0)

 
Schreiben Sie doch den ersten Kommentar zu diesem Thema.

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Weitere Beiträge

Wie hat Ihnen dieser Beitrag gefallen?
Ihre Bewertung wurde gespeichert.[Gesamt: 0 Durchschnitt: 0]
Teilen
Wie hat Ihnen dieser Beitrag gefallen?
Ihre Bewertung wurde gespeichert.[Gesamt: 0 Durchschnitt: 0]