Tschüss Stempelkarte
Die gute alte Stempelkarte. Generationen von Beschäftigten der Stadtverwaltung hat sie begleitet. In der Brusttasche des Hemdes oder beim Herausschauen aus Sakko, Kostüm oder Tasche war sie auch ein gern gesehenes Erkennungszeichen in Bus, Bahn und auf der Straße: „Ach, mein Gegenüber arbeitet auch bei der Stadt“.
Die dazu gehörigen Stempeluhren werden schon lange nicht mehr hergestellt. So wurden ältere Exemplare zu Ersatzteillagern. Spätestens dies ist ein Zeichen, dass die Zeit reif ist für eine digitale Zeiterfassung. Erstmals 1997 und immer wieder in den folgenden Jahre gab es Initiativen, die Stempelkarte endlich abzulösen. Auch arbeiten einige Bereiche der Stadtverwaltung – zum Beispiel das IT-Referat – bereits seit einiger Zeit mit einer digitalen Lösung.
Eine Stempelkarte zur Zeiterfassung, Quelle: Facebook, Stadt München Karriere
Personalreferent Dr. Alexander Dietrich und Gesamtpersonalratsvorsitzende Ursula Hofmann bauen die Stempeluhr ab, Quelle: LHM
Eine einheitliche, digitale Zeiterfassung
Das Projekt „Workforce Management“ (WFM) im Rahmen des Programms neoHR ist nun verantwortlich für die übergreifende Einführung einer digitalen Zeiterfassung bei der Stadt München. Das Personal- und Organisationsreferat (POR) arbeitet dabei eng mit dem IT-Referat und der Branddirektion zusammen.
Hier umfasst es auch die Einführung eines digitalen Dienstplansystems, das im Januar 2022 bei der Branddirektion verfügbar sein soll. Deutlich früher, Ende 2020, soll damit begonnen werden, die digitalen Zeiterfassung stadtweit auszurollen. Dann werden Eigen- und Sonderlösungen abgelöst.
Für die digitale Zeiterfassung wurde die webbasierte Lösung der ATOSS Software AG ausgewählt. Später soll auch eine Lösung per App für Smartphones hinzukommen.
So sieht die Oberfläche des digitalen Zeiterfassungtools aus. Quelle: LHM
Positiver Start des Pilotprojekts
Im Pilotprojekt geht es genau darum, Erfahrungen zu sammeln, Anregungen aufzunehmen und Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit einzubeziehen. Es muss dann nach und nach entschieden werden, ob, was und wie alles genau umgesetzt wird.
Digitale Zeiterfassung als ein Stück Kulturwandel
Die digitale Zeiterfassung ist nicht nur ein technisches Projekt. Vielmehr bedeutet sie auch Kulturveränderung. So bedarf es einer mentalen Umstellung, nicht nur an Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu denken, sondern auch wirklich alle Pausen und Zeiten genau einzutragen. Zeitgleich wird den Beschäftigten bei der Stadt München mehr Selbstverantwortung und somit Vertrauen entgegengebracht. Die digitale Zeiterfassung bietet zudem deutliche mehr Flexibilität in der persönlichen Arbeitsplanung.
In diesem Jahr ist erst einmal die Ausweitung der digitalen Zeiterfassung für das gesamte POR geplant. Anfang 2021 sollen dann auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IT-Referats ihre Arbeitszeit digital mit dem neuen Tool erfassen. Perspektivisch werden alle Beschäftigten der Stadt und an jedem Endgerät ihre Arbeitszeit erfassen können.
Der Start des Pilotprojekts ist ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg. Jetzt aber heißt es erst einmal: Abschied nehmen von der Stempelkarte.
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