#MyDigitalWork: Digitale Zusammenarbeit in Zeiten von Corona

Es heißt erfinderisch werden, wenn Kolleginnen und Kollegen im Büro und im Homeoffice digital zusammenarbeiten wollen. Mein Erfahrungsbericht in unserer Serien #MyDigitalWork zeigt vor allem zwei Dinge: Erstens, nicht aufgeben! Und zweitens, den Humor nicht verlieren, wenn uns die Technik zum Verzweifeln bringt.

Gute alte Zeit – wirklich?

“Die gute alte Zeit.“ oder “Vor Corona war alles so einfach.” – Sätze von Personen, die Digitalisierung und Technik bei Meetings kritisch gegenüberstehen. Aber war analog wirklich alles besser?

Vor der Pandemie fand alle zwei Wochen unser Team-Meeting, die sogenannte Sachgebietsbesprechung, statt. Im großen Besprechungsraum fanden zwölf Kolleginnen und Kollegen plus Sachgebietsleiter ausreichend Platz. Es wurden organisatorische wie inhaltliche Themen besprochen, ab und zu sogar in Begleitung von Kaffee und Kuchen.

Meist konnten wir die geplanten anderthalb Stunden nicht einhalten. Ob nun unsere Inhalte zu umfangreich und komplex für den Termin waren oder aber unsere Meeting-Disziplin zu wünschen übrig ließ – das Ergebnis war meist das folgende: Variante 1: Wir wurden von einer nachfolgenden Gruppe wartender Mitarbeitender aus dem Besprechungszimmer herausgedrängt. Variante 2: Unsere Runde verkleinerte sich von selbst durch anschließende Termine oder kollidierende Teilzeit-Regelungen. Von optimal laufenden Meetings kann man also auch vor Corona nicht sprechen.

Hardware-Nachteile im Büro

Mit Corona änderte sich vieles, auch unsere Arbeitsweisen. Unsere Büros sind nur noch halb besetzt. Das heißt in der Konsequenz, dass die andere Hälfte der Kolleginnen und Kollegen wechselnd im Homeoffice arbeitet. Bei uns hat sich das System gut eingespielt und funktioniert grundsätzlich reibungslos. Voraussetzung dafür ist aber eine entsprechende IT-Ausstattung.

Vor allem im Homeoffice braucht es die passende Hardware. Dann besteht dank Fernzugriff auf das städtische System von zu Hause aus Zugang zu den wichtigsten Anwendungen. Dazu zählen das E-Mail-Postfach und der Kalender, die gängigen Arbeitsprogramme sowie die Netzlaufwerke. Meetings mit externer Beteiligung finden mittlerweile ohnehin fast ausschließlich digital statt. Mit der passenden privaten IT-Ausstattung ist die Teilnahme in der Regel problemlos von zu Hause aus möglich.

Und vor Ort im Referat? Da gestaltet sich die Teilnahme an der digitalisierten Arbeitswelt deutlich schwieriger. Klassische Desktop-Rechner zählen hier zur Standard-Ausstattung – ohne Zubehör wie Kamera oder Mikrofon. Immerhin verfügen wir über zwei Laptops, die beides mitbringen. Das ist aber eher ein Tropfen auf den heißen Stein, wenn wir alle im Team in unseren Projekten regelmäßig an digitalen Meetings teilnehmen wollen. Hier besteht Aufholbedarf.

Digitale Zusammenarbeit: Unser virtuelles Team-Meeting

Was durch Corona dagegen weitgehend unverändert blieb, sind unsere Arbeitsinhalte und damit die Notwendigkeit, sich mit den Kolleginnen und Kollegen abzustimmen und auszutauschen. Die Sachgebietsbesprechung bleibt also ein Fixpunkt. Aber wie kommen alle Beteiligten – bildlich gesprochen – an einen Tisch?

Die naheliegendste Lösung ist die Telefonkonferenz. Diese nutzen wir seit dem Lockdown sehr rege für einen morgendlichen kurzen Austausch – sozusagen als virtuelle Kaffeerunde. Für eine vertiefte Diskussion komplexerer Inhalte ist sie aber nicht geeignet. So ist es zum Beispiel per Telefon kaum möglich, gemeinsam eine Präsentation zu diskutieren.

Darum setzen wir also ein internes digitales Meeting an. Der erste Versuch läuft wie folgt: Vor Ort im Referat treffen sich die Anwesenden nach den entsprechenden Corona-Richtlinien im großen Meeting-Raum. Dort kommt der Team-Laptop mit mittlerweile aktivierter Kamera zum Einsatz. Ein Team-Mitglied startet das digitale Meeting. Die übrigen Kolleginnen und Kollegen wählen sich aus dem Homeoffice ins virtuelle Meeting ein.

Digitale Zusammenarbeit in der Sachgebietsbesprechung

Handgestrickte digitale Zusammenarbeit: Hier kommen neben der Ausstattung des Besprechungsraums, Team-Laptop und Privat-Lautsprecher eines Kollegen zum Einsatz.

Und wenn die Technik nicht mitspielt?

Punkt 12:30 Uhr: Sämtliche Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice warten im virtuellen Meeting-Raum. Die Kollegin vor Ort im Referat kämpft dagegen mit der Technik. Das Video läuft, aber leider ist sie nicht zu hören. Nach mehrmaligem Ein- und Ausloggen, Neustart und einigen weiteren technischen Tricks funktioniert endlich auch die Tonübertragung. Die Sachgebietsbesprechung kann mit knapp einer halben Stunde Verspätung starten. Entsprechende Kommentare der Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice gibt es zur Begrüßung reichlich.

Die Qualität der Bild- und Tonübertragung aus dem Referat ist (leider erwartungsgemäß) unglaublich schlecht. Natürlich sprengen wir hier den normalen Nutzungsbereich von Laptop-Kamera und Mikrofon. Denn beide sind nicht dafür geeignet, mehrere, in großem Abstand sitzende Personen in Bild und Ton klar wiederzugeben. Aber mangels anderer Möglichkeiten nehmen wir dies in Kauf. Wobei nach zehn Minuten ohnehin Schluss ist. Tonausfall. Doch niemand aus dem Team hat mehr Lust, sich weiter in die Untiefen der Technik zu begeben. Also wird kurzerhand die Tonübertragung übers Handy weitergeführt. Not macht erfinderisch.

Vor digitaler Zusammenarbeit kommt digitale Fitness

Seit diesem ersten, chaotischen, virtuellen Meeting haben wir im Team eine Menge bewegt und dazugelernt. Zwei Kolleginnen haben sich hartnäckig für eine bessere IT-Ausstattung in den Büros eingesetzt. Dank ihrem Engagement besitzen wir mittlerweile zwei Aufsteck-Kameras für die Desktop-Rechner und eine Telefonspinne für die Tonübertragung im Besprechungsraum. Ebenso haben wir die Freischaltung des Meeting-Raums für Telefonate aus München heraus erreicht. So funktioniert die digitale Zusammenarbeit in der Sachgebietsbesprechung inzwischen recht zuverlässig.

Auch für ein rein virtuelles Format ohne Nutzung des Besprechungsraums und zur Sicherstellung der Abstandsregeln haben wir Routinen gefunden: Die Anwesenden im Referat wählen sich jeweils parallel am Rechner und per Telefon in das digitale Meeting ein. So können sie Präsentationen verfolgen und aktiv mitdiskutieren. Und damit alle im Team die nötige digitale Fitness im Umgang mit der Soft- und Hardware erhalten, wechseln wir uns regelmäßig als Host ab. So weit, so gut?

Nicht ganz. Denn optimal ist die IT-Ausstattung noch immer nicht. So können wir weder professionell auftreten noch effizient digital zusammenarbeiten. Darum ist die IT-Ausstattung bei uns von einem Rand- zu einem Kernthema aufgestiegen. Wir hoffen, dass sich hier bald noch mehr bewegt – gerade bei den Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit über Büro und Homeoffice hinweg. Grund zum Optimismus gibt es durchaus: Unser großer Meeting-Raum soll zukünftig zum Video-Konferenz-Raum aufgerüstet werden. Und dieser wird hoffentlich nicht der einzige bleiben. Wir bleiben jedenfalls dran!

Welche Erfahrungen habt Ihr während des Corona-Lockdowns in der digitalen Zusammenarbeit gemacht? Welche Wünsche stehen bei Euch ganz oben auf der Liste? Was lief gut, was weniger? Ich freue mich über Eure Kommentare.

Kommentare (2)

Meike Friedrich am 2. Januar 2021 um 10:39

Ein toller Beitrag, in dem ich mich und meine Situation im Büro an vielen Stellen wiederfinde. Und das, obwohl es bei uns nicht einmal einen großen Meeting-Raum mit Telefonspinne gibt
Und auch ich bin der Meinung, dass wir bei der Stadt an vielen Stellen noch Nachholbedarf bei der IT haben. Allerdings nicht nur dort, sondern auch bei der fehlenden Begeisterung für die Technik bei manchen Kolleg*innen. Und ohne diese Begeisterung wird es schwer. Denn zu erwarten, dass die Technik manche Kolleg*innen aus dem digitalen Dornröschenschlaf herausholen kann, ist eine sehr hohe Erwartung.
Ich bin mir aber sicher, zusammen schaffen wir das. Auch Dank der tollen Unterstützung unserer Kolleg*innen des IT-Referats, die in den letzten Monaten Grandioses geleistet haben
Antworten
Marcus Möller am 24. Dezember 2020 um 10:36

Den Verbesserungsbedarf bzgl. Videokonferenz tauglicher Arbeitsplätze im Büro kann ich nur unterstreichen. Ich habe folgende Beobachtung gemacht: Wenn Kolleg*innen zumindest über eine dauerhaft stabile Audioverbinding und Kopfhörer mit Mikrofon verfügen, lassen sich viele Themen in kleinen Gruppen viel effektiver klären, als in vor Corona Zeiten. Eine halbstündige Besprechung mir zwei bis fünf Personen kann unter den oben genannten Voraussetzungen häufig auch relativ kurzfristig organisiert werden (=mehr Flexibilität und schnellere Reaktions-/ Bearbeitungszeiten). Das “Bildschirm teilen” ist dabei eine große Hilfe, um Sachverhalte (Bilder/Textpassagen) allen Beteiligten vor Augen zu führen – haufig viel wichtiger als das Bild der anderen Beteiligten. In der Zeit,
die früher für Organisatorisches (Besprechungsräum sind häufig ein knapp Gut) und Wegezeiten verloren gegangen ist, können heute bereits Ergebnisse erzielt werden. Wegen der beschriebenen Effizenzgewinne halte ich Köpfhörer mit Noise Canceling(!) für eine lohnende Investition, die sich sehr schnell amortisiert. Manchmal kann ich kurze Telefonate meiner Kolleg*innen mental einfach ausblenden. Wenn aber zukünftig die Häufigkeit von Online-Besprechungen zunimmt – was ich erwarte und für sinnvoll erachte – möchte ich für hoch konzentrierzes Arbeiten einen Kopfhören aufsetzen können und mich abkappseln können – auch dann, wenn Kolleg*innen im gleichen Raum zu einem für mich nicht relevanten Thema telefonieren/konferieren.
Besprechungen in separaten Besprechungsräumen halte ich trotzdem weiterhin für notwendig: wenn es vrsl. länger dauert, zum einander Kennenlernen, für gruppendynamische (Kreativ-)Arbeiten, zum Schutz der Kolleg*innen, die an Ihrem Arbeitzplatz konzentriert arbeiten wollen/müssen und für die selbst Noise Canceling Kopfhörer keine Lösung sind.
Antworten