Die E-Akte gehört zu den wesentlichen Fundamenten einer digitalen Verwaltung: Ohne sie bleibt der Traum von Synergie-Effekten und anderen digitalen Effizienzgewinnen eine Fantasie. Im Gegenteil: In Anbetracht zunehmender digitaler Kommunikation durch Kundschaft und Partner würde zusätzlicher Aufwand an den Schnittstellen entstehen.
Warum der Beschluss zur E-Akte so wichtig ist
Was ein „Weiter so“ ohne die konsequente Umstellung auf die E-Akte bedeuten würde, zeigt eine Risikobetrachtung aus der Stadtratsvorlage (PDF, 219.5 KB) des IT-Referenten und CDO Thomas Bönig:
Würde die steigende Nachfrage nach Verwaltungsleistungen durch das Bevölkerungswachstum (circa 1 Prozent pro Jahr) nur über Personalzuwachs bewältigt, entspräche das jährlich 300 zusätzlichen Stellen.
Eine teure Lösung, die zudem bei der derzeitigen Arbeitsmarktsituation kaum zu schaffen wäre. Schon deshalb ist es nicht nur schön, sondern auch wichtig, dass Stadtrat und Stadtverwaltung die Bausteine der Digitalisierung tatkräftig angehen.
Viele Vorteile der E-Akte
Eine E-Akte fasst die gesamte Kommunikation – ganz gleich über welchen Kanal – zu einem Vorgang zusammen. Das hat viele Vorteile. Unter anderem unterstützt die E-Akte die termingerechte Bearbeitung und schnelle Auskünfte:
- Die Weiterleitung und Mitzeichnung von elektronischen Vorgängen lässt sich automatisiert steuern.
- Die Bearbeitung von digitalen Vorgängen ist über verschiedene Standorte hinweg nahtlos möglich.
- Verzögerungen durch den Transport der Dokumente entfallen.
- Rechtliche Grundlagen vorausgesetzt, können auch Bescheide und andere Ergebnisse digital bereitgestellt werden.
- E-Akten können schnell gefunden und zugänglich gemacht werden, beispielsweise um Berechtigten online Akteneinsicht zu gewähren.
Ziel der E-Akte: Flächendeckend statt punktuell
Natürlich werden in der Stadtverwaltung bereits viele elektronische Dokumente genutzt und auch erste E-Akten sind im Einsatz. Ein Beispiel für einen digitalisierten Kundenprozess haben wir hier im Blogbeitrag zur E-Vergabe vorgestellt. Doch solange das nur punktuell geschieht, kommt es regelmäßig zum „Medienbruch“. So berichtete Thomas Bönig in seinen Statements gegenüber Stadträten und Presse:
Trotz Digitalisierung an der einen oder anderen Stelle müssen die Dokumente dann doch noch ausgedruckt und per (Haus-)Post verschickt werden, weil die Adressaten sie in digitaler Form nicht empfangen beziehungsweise bearbeiten können.
Die Aufgabe, diese Kommunikation und Schnittstellen durchgehend zu gestalten, gilt nicht nur hausintern, sondern auch nach außen:
- Input-Management: Wie lassen sich Dokumente und Korrespondenz aus verschiedensten elektronischen Kanälen in die E-Akte integrieren?
- Output-Management: Wie lassen sich Informationen und Ergebnisse aus der digitalen Vorgangsbearbeitung an die Adressaten übermitteln?
Bei all diesen Themen gelten selbstverständlich hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Schnittstellen mit anderen Behörden sind eine weitere große Baustelle.
Umsetzungsplan E-Akte als nächster Schritt
Mit dem einstimmig gefassten Beschluss (PDF, 30.5 KB) vom 22. Januar 2020 gibt der Stadtrat nicht nur grundsätzlich grünes Licht für die E-Akte. Er präzisiert auch die nächsten Schritte. Das IT-Referat soll nun in Abstimmung mit den Referaten und Eigenbetrieben
- noch im Jahr 2020 Maßnahmen und Effekte der E-Akte konkretisieren und
- eine Arbeits- und Finanzplanung zur Beschlussfassung vorlegen,
- ein Einführungskonzept für die elektronische Aktenführung erarbeiten und
- die erforderlichen IT-Finanz- und -Personalmittel in den Referaten in den kommenden Jahren in die Haushalte einbringen.
Es gibt also noch sehr viel zu tun. Mit viel Energie und langem Atem. Weil es sich lohnt.
Der Stadtratsbeschluss zur E-Akte hat regen Widerhall in der Presse gefunden. Ein längerer Artikel zu diesem Thema ist unter anderem in der Süddeutschen Zeitung erschienen.
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Wir sind nun 1,5 Jahre nach dem Artikel und ich nehme keinen Fortschritt wahr.
Wenn ich in den Abteilungen nur über die Digitalisierung von Akten spreche, stoße ich auf Widerstand weil Unsicherheit zu den Aufbewahrungsfristen (kann inzwischen endlich digital aufbewahrt werden?) besteht oder das scannen aufwändig ist.
Zudem fehlen für zur Digitalisierung anstehende Prozesse die Ressourcen für eine vernünftige Optimierung. Viele Prozesse sind dokumentiert aber verwaist, weil nach Personalweggang keine neue Rollenvergabe (PE/PV) erfolgte – weil hierfür keine Zuständigkeit benannt wurde bzw. die Ressourcen fehlen. Ohne Prozesse keine Digitalisierung – oder?
Etwas Bewegung ist durch das vermehrte Homeoffice entstanden. Das hilft schon sehr.
kauft doch einfach was gscheits ein, dann dauerts nicht ein halbes Jahrzehnt.
It der Stadt München ist für den Bürger leider nur schlecht erlebbar… die Formulare der Stadt auf ihrer Website sind traurig.
Hallo Ralf,
danke für das Feedback. eVergabe kommt tatsächlich sehr gut an bei unseren Kunden*innen und Beschäftigten. An der Zugänglichkeit anderer Formulare der Online-Services unter http://www.muenchen.de/online-services arbeiten wir ständig. Auch ein Chat Bot soll die Zugänglichkeit weiter erhöhen.
Beste Grüße, Stefan Döring
“Es gibt noch viel zu tun” – packen wir es an!