München startet seine Daten­austausch­plattform

Ein bekanntes Problem: der Austausch von Dateien mit Behörden

Viele Dienstleister aber auch Kundinnen und Kunden sowie Partnerorganisationen kennen das: Große oder auch viele Dateien lassen sich nicht so einfach an Behörden übermitteln. Auch intern haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft das Problem, dass es an sicheren, digitalen Möglichkeiten mangelt. Das Übermitteln von Daten war daher immer aufwändig: USB-Sticks gingen verloren, gewerbliche Austauschplattformen sind nicht immer sicher und für E-Mails sind die Dateien oft zu groß.

Seit Juli gibt es dafür in der Stadt München eine neue Basiskomponente des E-Governments: Die Datenaustauschplattform (DAP). Dank eigener technischer Infrastruktur können über die Datenaustauschplattform nun auf unkomplizierte Weise auch größere Dateien und Datenmengen in allen Formaten hochgeladen oder zum Download für Externe bereitgestellt werden.

Bilateraler Austausch und Teamzugriff

Die Datenaustauschplattform ermöglicht dabei nicht nur den bilateralen Datenaustausch. Vielmehr können auch Gruppen erstellt werden, die dann gemeinsamen Zugriff auf ein Verzeichnis haben. So zum Beispiel die Jury eines städtischen Wettbewerbs, die sich gemeinsam die Einsendungen der Wettbewerbsteilnehmerinnen und -teilnehmer anschauen und bewerten will. Die einzelnen Teammitglieder erhalten auf Wunsch immer dann eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich in ihrer Gruppe etwas tut, also wenn jemand Daten hoch lädt oder verändert.

Damit ist die Datenaustauschplattform gut geeignet für den sicheren Austausch von Dateien mit Agenturen und anderen Dienstleistern. Ein Einsatz ist auch für den Dokumentenaustausch im Rahmen bestimmter Vergabeverfahren und vielem mehr denkbar.

Datensicherheit als Priorität

Für Kundinnen und Kunden der Stadtverwaltung sowie Vertreterinnen und Vertreter von Dienstleistern und Partnerorganisationen bietet die Datenaustauschplattfom wesentliche Vorteile. So bekommen sie ganz unkompliziert einen Upload-Link, über den sie – technisch anonym – Dokumente in allen erforderlichen Formaten hochladen können. Die Daten werden dabei lokal bei der Landeshauptstadt in München gespeichert und nicht etwa in einer ausländischen Cloud.

Spätestens nach 30 Tagen werden alle Daten automatisch gelöscht. Denn bei der Datenaustauschplattform handelt es sich bei allen Möglichkeiten der gemeinsamen Datenbearbeitung nicht um ein virtuelles Projektlaufwerk, auf dem Daten dauerhaft gespeichert werden können. Diese Funktionalität bietet vielmehr die bereits bestehende Kooperationsplattform.