Einführung der E-Akte als wichtiger Baustein der Digitalisierung
Die E-Akte ist ein Kernstück der Digitalisierung der Münchner Stadtverwaltung und in der Digitalisierungsstrategie fest verankert. Denn sie löst nicht nur Papierdokumente, Stempel und handschriftliche Unterschriften ab. Sie schafft zugleich die Basis für moderne, digitale Prozesse.
So begrüßen alle, die sich für die Digitalisierung einsetzen, dass es nun mit der Einführung der E-Akte vorangeht. Im Stadtrat ist es der IT-Ausschuss, der sich mit dem Thema intensiv befasst und es in seiner Sitzung am 9. Dezember für die Vollversammlung vorbereitete. Lars Mentrup (SPD/Volt) sprach von „einem wichtigen Element der Modernisierung der Verwaltung“. Auch äußerte Stadträtin und Korreferentin des IT-Referats Sabine Bär (CSU) ihre Freude an den Fortschritten. Sie sei ein „großer Fan der E-Akte“.
Neben dem Lob gab das Gremium dem IT-Referenten Thomas Bönig die Aufgabe mit, den erwarteten Nutzen der E-Akte in Zahlen zu fassen:
Der IT-Ausschuss hat heute die Einführung der eAkte & die Digitalisierung der Bürgerbüros entschieden - ein guter Tag für München. München geht die Digitalisierung konsequent an und wird dabei auch auf Wunsch des Stadtrates ein umfassendes Monitoring zu den Potentialen einführen
— Thomas Bönig (@ThomasBoenig) December 9, 2020
Pilotprojekte, Blaupause, Teamaufbau: der Weg zur Einführung der E-Akte
Seitdem der Stadtrat im Januar 2020 bereits grünes Licht für die Vorbereitungen gegeben hatte, ist viel passiert: Ein Projektteam aus dem IT-Referat hat mit vielen weiteren Beteiligten aus allen Referaten und Eigenbetrieben erarbeitet, wie die E-Akte eingeführt und eingesetzt werden kann. In Pilotprojekten wurden innovative Schwerpunktthemen bearbeitet, die auf die Erhöhung von Leistungsfähigkeit und Bürgerfreundlichkeit der Verwaltung abzielen:
- Neues Arbeiten mit Themen wie das papierlose Büro
- Standardisierung der Schnittstellen zwischen den IT-Systemen und Verfahren
- Digitale Umsetzung von dokumentenbezogenen Kernprozessen
- Einheitliche Verarbeitung eingehender Dokumente (Inputmanagement)
- Künftige Verwendung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems
Die Erkenntnisse flossen in die sogenannte Blaupause ein, die bis Ende 2020 fertiggestellt wird: Ein Muster-Einführungskonzept, das alle wesentlichen Maßnahmen zur Einführung der E-Akte umfasst – hinsichtlich Organisation, Technik und Veränderungsmanagement. Auch Vorlagen und ein Kriterienkatalog für Prozesse gehören dazu.
Workflows, IT-Service, Schnittstellen: Wie der Weg weitergeht
Ende 2025 soll eine “E-Akte-Infrastruktur” stehen, die grundsätzlich allen Beschäftigten der Stadtverwaltung München die digitale Aktenarbeit ermöglicht. In der Regel sollen dann pro Referat und Eigenbetrieb vier Workflows im Einsatz sein, die als Beispiele für die Umsetzung weitere Prozesse dienen. Damit das funktioniert, gibt es einen standardisierten IT-Service, systematischen Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch sowie intensive Schulungen.
Technische Basis wird die auch vom Freistaat Bayern und Bundesbehörden genutzte Software. Schon das bereits vorhandene interne Dokumentenmanagement der Stadt München basiert auf einer Vorgängerversion dieser Lösung.
Ein weiteres durchaus spannendes Technikthema ist die Standardisierungsschnittstelle zur Anbindung von Fachverfahren und anderer Anwendungen an die E-Akte. Denn hier spielt das erklärte Ziel der „digitalen Souveränität“ eine wichtige Rolle: Wer auch immer die Stadt mit IT beliefert – es sollen möglichst keine Abhängigkeiten entstehen, ein Wechsel muss möglich bleiben. Open-Source-Lösungen und öffentliche Standards haben Priorität.
Wir nehmen das Prinzip der digitalen Souveränität sehr ernst. Wo immer wir geeignete offene Schnittstellen und Standards finden, werden diese auch verwendet.
Enorme Veränderungen, hoher Nutzen durch Einführung der E-Akte
Dank des aktuellen Beschlusses des Münchner Stadtrates geht es ab Januar 2021 also los mit der Einführung der E-Akte, unter anderem im Personalreferat, im neuen Mobilitätsreferat, im Direktorium, im IT-Referat und beim stadteigenen IT-Dienstleister it@M.
Dazu gehört auch viel interne Kommunikation, um alle Beschäftigten mitzunehmen. Die Dimension der gestarteten Veränderung ist groß, denn die Stadtverwaltung ist nun mal sehr komplex. Doch auch der zu erwartende Nutzen ist enorm:
- effiziente bereichsübergreifende Zusammenarbeit
- schnellere Bearbeitung durch paralleles Arbeiten
- transparente Laufwege und Bearbeitungsstatus
- einfache Abstimmungsprozesse
- schnelle Suche, einfacher Zugriff
- Platzersparnis im Büro, keine Medienbrüche, zentraler Speicher, kein Dokumentenverlust
- umweltfreundlicheres Arbeiten durch Wegfall von viel Papier
Letztlich bietet die Einführung der E-Akte maximale Unabhängigkeit im Hinblick auf Ort und Zeit. Das Homeoffice wird dann auch für die Kolleginnen und Kollegen möglich, die Akten bearbeiten.
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Ja, die E-Akte ist ein wichtiges Rückgrat der Verwaltung! Es ist wichtig, dass es bei dem Thema weitergeht.
Aber ohne Output-Management wird das Ganze nicht fliegen, nein das muss sogar recht zügig angegangen werden: Behördenpostfach, Austausch mit Gerichten und viele weitere Prozess benötigen das, nicht zuletzt aufgrund von gesetzlichen Anforderungen, eher früher als später. In diesem Beitrag wurde das Thema, wie im Beschluß, wieder mal vergessen und noch nicht mal genannt!
Hoffentlich wird das in der Umsetzung nicht auch wieder vergessen, sonst heißt es sehr bald mal wieder: Die Verwaltung bekommt nichts gescheit hin! 🙁
Viele Grüße,
Ute Walther-Maas
Hallo Herr Bungert.
Ich finde es klasse, dass die Stadt München die Digitalisierung konsequent angeht. Die e-Akte wird hier einen maßgeblichen Teil beitragen, Arbeitsabläufe zu erleichtern, Home Office zu unterstützen und auch noch etwas für die Umwelt zu tun. Ich bin gespannt auf die weitere Umsetzung.
Freundliche Grüße,
Lars Schmitz