Standardisierte Prozesse als Grundlage für eine digitale Stadtverwaltung
Digitalisierung umfasst nicht nur das Angebot digitaler Dienstleistungen für die Stadtgesellschaft. Für eine digitale Stadtverwaltung müssen interne Prozesse verändert, vereinfacht und standardisiert werden. Das gilt auch für das Facility Management der Landeshauptstadt München.
Dieses ist für über 11.000 städtische Grundstücke und Gebäude verantwortlich. Die Stadt muss diese Immobilien über ihren gesamten Lebenszyklus optimal verwalten. Eine der verpflichtenden Aufgaben des Facility Managements ist zum Beispiel die regelmäßige Begehung der über 3.000 städtischen Gebäude zur Sicherstellung der Verkehrssicherheit und zur Ermittlung von Instandhaltungsbedarf. Bisher wurde der Gebäudezustand vor Ort papiergestützt und mit Fotoapparaten erfasst und dann jeweils nach der Begehung am Arbeitsplatz manuell in Gebäudezustandsberichte übertragen.
Dieser Umfang macht klar, dass sowohl einheitlich angewendete, standardisierte Prozesse als auch eine zentrale Informationsbasis notwendig sind.
Zentralisierung im Münchener Facility Management
Zunächst bedurfte es einer organisatorischen Neuregelung. Zum 1. Januar 2012 ging das Münchener Facility Management (mfm) in Betrieb. Seitdem agiert das Kommunalreferat als Vermieter städtischer Immobilien. Eine Ausnahme bilden Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen. Bei diesen pädagogischen Immobilien bleibt das Referat für Bildung und Sport als zweiter zentraler Vermieter zuständig. Außerdem hat das Baureferat die zentrale Rolle des technischen Dienstleisters für alle Immobilien der Landeshauptstadt übernommen.
Diese Zentralisierung und die Reduzierung der Anzahl der Akteure erfolgte mit dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen und war die Grundlage für eine sinnvolle Digitalisierung im Facility Management. Dieses Organisationsprojekt wurde als besonders beispielgebenden ausgezeichnet. Die Suche nach geeigneten IT-Lösungen konnte nun beginnen.
Computer Aided Facility Management für über 11.000 städtische Immobilien
Die Lösung dafür heißt Computer Aided Facility Management (CAFM). CAFM ist eines der größten strategischen IT-Projekte der Landeshauptstadt und stellt dabei für alle Beteiligten eine einheitliche Datengrundlage zur Verfügung. Die verschiedenen Akteure benötigen diese für unterschiedliche Zwecke, zum Beispiel für Belegungsauswertungen oder Gebäudereinigungsverträge. CAFM bildet zudem die Prozesse des Facilty Managements medienbruchfrei ab.
Die finanziellen Mittel aber auch die viele Arbeit, die in CAFM steckt, sind gut investiert, wie Dr. Daniela Rothenhöfer, Leiterin IT-Strategie, -Steuerung und -Controlling im IT-Referat, erklärt. Schließlich investiert die Stadt München hohe Beträge in ihre Gebäude und Grundstücke. Da ist eine IT-gestützte Verwaltung nicht nur angezeigt, sondern notwendig, um die Effizienz zu steigern:
Hier muss auf einer einheitlichen Datenbasis und einheitlichen Prozessen aufgesetzt werden, das ist nur durch ein integriertes Facility-Management-System möglich. Papier und Medienbrüche sowie Dateninkonsistenzen gehören so der Vergangenheit an. Damit ist CAFM ein typisches Digitalisierungsthema.
Der Störmeldeprozess im Facility Management als Beispiel für den Mehrwert von CAFM
Der Mehrwert von CAFM lässt sich anhand des Störmeldeprozesses erklären. Vor der Nutzung von CAFM war der Behebungsprozess bei Problemen in städtischen Immobilien sehr zeit- und kostenaufwendig. Es waren viele Personen in verschiedenen Referaten involviert. So kam es vor, dass Störungen übersehen und Aufgaben doppelt bearbeitet wurden. Der neue Prozess ist nun für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar:
- Sobald eine Störung entdeckt wird, geht eine Meldung an die so genannten Koordinatorinnen und Koordinatoren. Die Störungen werden an die zuständige Technische Hausverwaltung (THV) oder an den Objektverantwortlichen weitergeleitet.
- Ab hier werden die Störungen digital mit SAP erfasst. Alle Beteiligten können zu jedem Zeitpunkt im Prozess den aktuellen Stand aufrufen. Außerdem können nun bei der Erfassung von Störungen auch Videos, Fotos oder Dokumente angehängt werden, was Zeit bei der Behebung spart.
- Sollten die Störungen nicht eigenständig ausgeführt werden können, so werden die Meldungen an den Technischen Dienstleister (TDL) übermittelt und behoben.
- Ende des Jahres soll es dann auch möglich sein, Berichterstattungen inklusive Arbeitsstunden im Tool zu erstellen. Damit ist ein besseres Controlling möglich.
Dieses Beispiel zeigt, dass durch CAFM das kommunale Facility Management transparenter und effizienter wird. Rollen und Zuständigkeiten sind klar definiert und unnötige Prozessschritte werden vermieden. So werden Gebäude zukünftig nachhaltiger verwaltet und es wird Zeit und Geld eingespart.
CAFM als erste auf Desktop und Tablet verteilte Fachanwendung
Bald können über 200 Kolleginnen und Kollegen, die die Gebäude jährlich begehen, auf Klemmbrett und Stift verzichten. Sie bekommen als persönliches Arbeitsgerät ein Android-Tablet mit der städtischen CAFM-Software.
Damit können sie direkt vor Ort den Gebäudezustand per Fingertipp erfassen und Fotos machen, die dann gleich richtig zugeordnet werden. Die App ist offline-fähig, sodass eine mögliche schlechte Netzverbindung in bestimmten Gebäuden oder in Untergeschossen kein Problem darstellt. Wenn wieder eine gute Verbindung per WLAN oder LTE besteht, werden die erfassten Daten auf den Server zurück gespielt.
Damit ist das Facility Management mit CAFM einmal mehr ein Vorzeige-Projekt der Digitalisierung in der Landeshauptstadt.
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Danke für diesen Beitrag zur Digitalisierung im Facility-Management. Es ergibt wirklich Sinn, dass die bisherige Dokumentationsform mit Papier durch standardisierte digitale Prozesse abgelöst wurde. Ich glaube, das ist der richtige Weg für die Zukunft des Gebäudemanagements. [Link gelöscht wegen Werbung]