Schnelle Online-Anmeldung statt belegte Leitungen
In der Landeshauptstadt München ist der Events Manager Pro, ein Plugin von WordPress, für die professionelle Veranstaltungsplanung im Einsatz. Das Tool gehört zu den sogenannten Basiskomponenten, die das Projekt E- und Open Government den Referaten und Eigenbetrieben zur Verfügung stellt.
Das Stadtjugendamt zählte 2015 zu den ersten Anwendern, nachdem es schon als Pilot an der Entwicklung beteiligt war. Denn bei jährlich mehreren zehntausend Anmeldungen war jede Aufwandsreduzierung durch Digitalisierung willkommen. Eine Mitarbeiterin erinnert sich noch gut an Verkaufsstarts ohne IT-Unterstützung:
Bei Interesse mussten die Eltern ihre Kinder während der Bürozeiten telefonisch anmelden und alle Daten mündlich durchgeben. Für uns bedeutete das Akkordarbeit und die Eltern hingen teilweise stundenlang vergeblich am Telefon. Wenn sie dann endlich durchkamen, aber die Veranstaltung war schon ausgebucht, war die Enttäuschung natürlich groß.
Auf der Veranstaltungs-Plattform geht die Anmeldung einfach. Wer etwas vergisst, den macht das System darauf aufmerksam. Für Familienangebote können mehrere Familienmitglieder in einem Buchungsvorgang angemeldet werden. Ist die begehrte Veranstaltung bereits ausgebucht, kann man sich auf eine Warteliste setzen lassen.
Ein Großteil der Ferienpass- und Familienpass-Veranstaltungen läuft inzwischen über das Tool. Nur die „Eintägigen Erlebnisreisen“ und die Ferienfreizeiten des Stadtjugendamts werden noch über eine andere Buchungsplattform abgewickelt.
Ab 2020 Losverfahren statt Buchungsstress für den Familienpass
Ausflüge oder Workshops werden über die Veranstaltungsplattform veröffentlicht und gebucht. Generell galt bei der Vergabe limitierter Plätze bisher die Reihenfolge der Anmeldung. Doch bei den besonders begehrten Angeboten des Familienpasses bedeutete das für viele Eltern zunehmend Stress. Petra Lias, Verantwortliche für das Programm des Münchner Familienpasses drückt es so aus:
Die Nachfrage nach unseren Veranstaltungen ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Eine Chance auf Teilnahme hatte nur, wer pünktlich zum Anmeldebeginn am Rechner saß und extrem schnell war.
Auf Bitte des Stadtjugendamts entwickelte das Team E- und Open Government deshalb etwas Neues: Ab Verkaufsstart des Familienpasses ab 2. Dezember 2019 und der dazugehörigen Angebote ab Januar 2020 gibt es eine im System hinterlegte Anmeldefrist und ein elektronisches Losverfahren. Petra Lias erklärt, wie das funktioniert:
Nach dem neuen Verfahren kann man sich innerhalb eines definierten Zeitraums für eine Aktion anmelden. Nach Ablauf dieser Frist, in der Regel eine Woche, werden die verfügbaren Plätze im Losverfahren vergeben. Selbstverständlich wird dabei darauf geachtet, dass gemeinsam angemeldete Familienmitglieder zusammen bleiben. Wer keinen Platz bekommen hat, hat wie bisher die Chance, über eine Warteliste nachzurücken.
Die Angebote im Ferienpass-Programm sind von diesem Verfahren nicht betroffen.
Ab 2. Dezember 2019 kann man den Münchner Familienpass bestellen. Ihn gibt es an vielen Verkaufsstellen. Seit 2014 steht aber auch dafür ein Online-Service mit integrierter Bezahlfunktion zur Verfügung.
Den Münchner Ferienpass 2019/2020 ist seit 14. Oktober erhältlich. Laut Florian Kaiser, Team Ferienpass, gingen bisher etwa 10 Prozent der Ferienpässe über den elektronischen Ladentisch, Tendenz steigend. Mit einem Pass hat man etliche Vorteile bereits in der Hand, etwa kostenlose Schwimmbadbesuche oder freie MVV-Nutzung in den Ferien.
Weitere Informationen zu Ferienpass und Familienpass finden Sie auf den Seiten des Sozialreferates München.
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