8. März 2021

Ferienfreizeiten: Kein Stress mehr bei der Anmeldung!


Kategorie: Service

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner
Am 8. März beginnt die An­meldefrist für die Ferienfreizeiten des Stadtjugendamts einschließ­lich der mehrtägigen Zirkus-Attraktionen. Das seit Jahren beliebte Programm richtet sich an Kinder aus dem Münchner Stadtgebiet im Alter von 5 bis 15 Jahren. Dieses Jahr ist erstmals ein Angebot für 15- bis 17-Jährige dabei. Doch die wichtigsten Veränderungen kommen durch das neue Online-Anmeldeverfahren, das den bisherigen Ticketverkauf vollständig ablöst: Es gibt jetzt eine Online-Anmeldefrist von drei Wochen. Danach ent­scheidet das Los, unabhängig davon, wer bei der Anmeldung schneller war.

Mehrtägige Ferienfreizeiten und Zirkus-Workshops

Der Überbegriff Ferienfreizeiten umfasst zwei attraktive Programme:

  • Ein- bis zweiwöchige Sommerfreizeiten am Wasser, auf dem Bauernhof oder in der Natur, Reiterferien und Themen­freizeiten. Teilweise gehen die Reisen ins nahe Ausland.
  • Die Kinder-Zirkus-Attraktionen ohne Übernachtung, aber mit Ganztags­betreuung an fünf Standorten im Münchner Stadtgebiet.

Die Angebote richten sich an Kinder im Alter von 5 bis 15 Jahren, wobei die Altersspanne in den einzelnen Veran­staltungen nicht mehr als vier Jahre beträgt. Erstmalig gibt es dieses Jahr auch ein Angebot für etwas ältere Jugendliche: Am Idrosee in Italien können sie nicht nur Surfen lernen, sondern bei Interesse auch in die Betreuerrolle bei solchen Ferienfrei­zeiten hineinschnuppern.

Die Tickets für die Eintägigen Erlebnis­reisen werden aus organisatorischen Gründen, zumindest dieses Jahr noch, wie gewohnt über München Ticket verkauft.

Anmeldung bequem von zu Hause aus

Die Vorteile des neuen Anmeldeverfahrens für die Ferienfreizeiten zeigt ein Blick zurück: Im vergangenen Jahr lief die Buchung über München Ticket. Dieser Veranstaltungspartner bot – im Unterschied zu Anmeldeprozessen über Mail – einwandfreie professionelle Prozesse. Doch ein Problem konnte er auch nicht lösen: Der große Ansturm zum Anmeldestart am Samstagmorgen war für viele Interessierte belastend und ärgerlich. Da warteten Familien vor dem Olympia-Einkaufszentrum und wenn die Rolltore aufgingen, sprinteten die Kinder los zum Ticketschalter. Manche Eltern mit professionellem IT-Know-how schickten auf die Sekunde pünktlich ihre Anmeldung los. Berufstätige im Samstagseinsatz hatten das Nachsehen.

Jetzt gilt für die Ferienfreizeiten, was sich seit Ende 2019 für die Familienpass-Angebote bewährt hat: Eltern und andere Sorge­berechtigte können ihre Kinder über die Veranstaltungs­plattform der Landes­hauptstadt München anmelden. Und zwar ganz entspannt bis zum 28. März. Danach werden die Plätze für überbuchte Veranstaltungen ausgelost. Bis Ende April wissen alle Bescheid. Ein Vorgehen also, das für Entspannung und mehr Fairness sorgt!

Städtische IT für die Buchungsprozesse der Ferienfreizeiten

Für die technische Abwicklung der Buchungsprozesse sind drei Komponenten wichtig:

  • Die Veranstaltungsplattform ist eine Basiskomponente aus dem Bereich E- und Open Government. Hier sind, chronologisch geordnet, alle Angebote gelistet und können direkt gebucht werden. Angemeldet werden können jeweils ein oder zwei Kinder. Gut für jene, die ohne die beste Freundin oder den großen Bruder nicht losziehen würden!
  • Wer sich lieber erst mal einen Überblick über die Ferienfreizeiten gesamt oder für eine bestimmte Angebotsart verschafft, ist bei dem fürs Internet optimierten Ferienprogramm Sommer 2021 richtig, das auf der Startseite der Ferienfreizeiten zum Download angeboten wird. Inhaltlich entspricht es der gedruckten Broschüre, die in Schulen, Sozialbürgerhäusern und Stadtbibliotheken verteilt wird.
  • Dritte Komponente ist ein von der städtischen IT entwickelter Zufallsgenerator, der nach Ende der Anmeldefrist die freien Plätze vergibt. Auch die Wartelisten für Nachrücker werden damit aufgebaut.

Entspannung intern und extern

Florian Kaiser, der die Buchungsprozesse der Veranstaltungsprogramme im Stadt­jugendamt betreut, freut sich über die Neuerungen:

Schon die engere Verknüpfung zwischen Information und Buchungsprozess ermöglicht eine stetige Verbesserung des Services. Die Abkehr vom Prinzip „Wer zuerst durchkommt, ist dabei“ wurde bisher von nahezu allen sehr begrüßt.

Intern profitiert man zudem von geringerem Papierverbrauch und hoher Flexibilität. Wenn es Änderungen bei einer Veran­staltung gibt, lässt sich das einfach und schnell in die Veranstaltungsplattform und in das Programm-PDF auf der Webseite einarbeiten.

Nicht zuletzt lässt sich der Umgang mit dem Unsicherheitsfaktor „Corona“ jetzt besser bewerkstelligen. Für den Fall, dass Ferienfreizeiten abgesagt werden müssen, hat man das Zahlungsziel für dieses Jahr umgestellt. Die Gebühren müssen nun erst wenige Wochen vor der Abreise überwiesen werden. Sollten die Infektionszahlen weiter runter gehen und die corona-bedingte Reduzierung der Gruppengröße bei den Ferienfreizeiten wegfallen, können die freien Plätze über die Wartelisten schnell besetzt werden. Alle drücken die Daumen, dass diese Option Wirklichkeit wird!

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