20. Mai 2020

„Homeoffice kompakt“ für volle Einsatz­bereitschaft der Verwaltung


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Lisa Zech
Lisa Zech

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner, Content Managerin
Esra Yildiz, Team Remote Desktop Services
Als die städtischen Beschäftigten coronabedingt aufgefordert waren, möglichst im Homeoffice zu arbeiten, stellten sich viele die Frage: Wie soll das gehen? Denn Homeoffice war gerade bei den bürgernahen Services wie etwa im Sozialreferat eher die Ausnahme. Die IT nahm die Herausforderung an und begann umgehend damit, volle Arbeitsfähigkeit auch von Zuhause aus herzustellen:

Datenzugriff im Homeoffice

Aus Gründen der Informationssicherheit sind sensible Daten auf privaten Geräten grundsätzlich tabu. Vor dem Hintergrund des mobilen Arbeitens gab es daher bei der Münchner Stadtverwaltung bereits vor der Corona-Krise zwei über Hardware-Token abgesicherte Wege, um auf Daten zuzugreifen:

  • Auf privaten Endgeräten über eine abgesicherte Webseite mit verschlüsselter Verbindung ins städtische Netzwerk

Nun galt es aber weitere Möglichkeiten zu finden, denn die Ausgabe der Hardware-Token war so schnell und in diesem Umfang nicht zu realisieren. Unter dem Stichwort „Homeoffice kompakt“ zeigt daher eine personalisierte App oder eine SMS den aktuellen Login-Code an.

Die dafür benötigten Lizenzen wurden beschafft und die Lösung schnell an die Beschäftigten ausgerollt.

Infrastrukturausbau für funktionierendes Homeoffice

Eine weitere Herausforderung war es, die IT-Infrastruktur für den Anstieg an externen Zugriffen vorzubereiten. Es galt tausende Berechtigungen neu einzurichten und die Server-Kapazitäten aufzurüsten.

Das gelang nicht zuletzt dank der modernen Servertechnologien: Spezielle Systeme erzeugen automatisiert virtuelle Server, die wiederum auf physischer Hardware liegen. Martin Schmidt, technisch Verantwortlicher für Remote Desktop Services beschreibt es so:

Die Server-Virtualisierung bietet uns Möglichkeiten, flexibel auf neue Bedarfe zu reagieren. So konnten wir bereits in den letzten zwei Märzwochen über 300 neue virtuelle Server auf 20 neuen physikalischen Maschinen unterbringen.

Intern waren weitere Bereiche von Anfang an mit dabei: Vor allem das Team für Remote Desktop, Betrieb und Support. Verstärkung beim Hardware-Ausbau kam von einem externen Dienstleister. Alle gemeinsam sorgten dafür, dass der Rollout der Services reibungslos klappte.

Immer wieder spannend wurde es vor allem dann, wenn weit verbreitete Service wie die Software Token hochgefahren wurden: Haben wir genug Kapazität freigeschaufelt? Spätestens wenn die Zeiger der Auslastungsüberwachung in Richtung Rot wanderten, war schnelles Eingreifen gefragt. Das konnte abends zu später Stunde oder am Wochenende passieren. Denn auch viele Anwenderinnen und Anwender befanden sich hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten zwischen Kinderbetreuung und Ausgangsbeschränkung im Ausnahmezustand.

„Homeoffice kompakt“ bedeutete, die virtuelle Zugriffskapazität zügig von 1.000 auf über 5.000 und später auf 10.000 zu steigern. Über 6.000 Beschäftigte haben im April diesen Service über ihre privaten Endgeräte regelmäßig genutzt. Insgesamt können über 20.000 Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten.

Dr. Hans Romberg, der die Homeoffice-Offensive als IT-Architekt begleitet, sieht in diesem Konzept nicht nur eine Lösung in der Krise, sondern ein wichtiges Element auch für die IT-Architektur der Zukunft.

Sichere Anbindung der Fachanwendungen

Zu Beginn der mobilen Kommunikationsoffensive bei der Stadt war der Token-Zugriff für sogenannte „IKM-Silos“ konzipiert: Intranet, Kalender und Mail. Inzwischen schaltet die IT standardmäßig auch den Zugang auf Ablagen und Büroprogramme frei. Doch auch das half vielen Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice nur begrenzt. Sie konnten die sogenannten „Fachanwendung“ nicht nutzen.

Diese bereichsspezifischen Programme mussten erst einzeln für die Verwendung im Homeoffice vorbereitet werden. Hohe Motivation und Engagement auch außerhalb der normalen Arbeitszeit halfen den zuständigen IT-Teams neben den laufenden Projekten auch das zu schaffen: 147 Fachanwendungen wurden in 24 Stunden für die Arbeit im Homeoffice konfiguriert. Damit war die gewohnte Erfüllung vieler Kernaufgaben der Stadtverwaltung für die Münchner Bürgerinnen und Bürger gesichert.

Vergabe von Sozialwohnungen auch im Homeoffice

Was das konkret in den Referaten bedeutete, weiß beispielweise Gerhard Mayer, Leiter des Amts für Wohnen und Migration. Dort kümmern sich unter anderem rund 200 Beschäftigte um den Bereich Sozialwohnungen. Ein Service, der in einer von Wohnungsnot geplagten Stadt auch und gerade in Krisenzeiten voll funktionieren muss.

So war schnelles Handeln gefragt, als es wegen der Corona-Sicherheitsmaßnahmen etwa die Hälfte der Belegschaft ins Homeoffice verschlug und dort zunächst kein Zugriff auf die Fachverfahren möglich war. Ohne das Fachverfahren „Wohnen in München“ ist laut Gerhard Mayer, die Bearbeitung von Anträgen und Vergaben von Sozialwohnungen aber nicht möglich.

Gerhard Mayer
Gerhard Mayer, Amt für Wohnen und Migration (Foto privat)
Deshalb war er froh, dass die IT in weniger als zwei Wochen die neue Arbeitsumgebung perfekt arrangierte:

Jetzt können alle wieder voll arbeiten, egal ob sie sich im Büro oder im Homeoffice einloggen. Die Zahlen belegen, dass wir wieder unser gewohntes Leistungsniveau erreicht haben. Das bedeutet für unsere Bürgerinnen und Bürger, die sich für eine Sozialwohnung interessieren: Niemand muss wegen der aktuellen Situation auch nur einen Tag länger auf Registrierung oder Vergabe warten.

Insgesamt konnte die städtische IT hier ihre Leistungsfähigkeit, den ausgeprägten Servicegedanken, ihre Flexibilität und hohe Motivation unter Beweis stellen. Auch das Team des städtischen Servicedesk leistete einen großen Beitrag.  Aber darüber berichten wir in einem weiteren Beitrag der Serie #ITforMuc.

Kommentare(3)

  1. Ein tolles Beispiel das IT eine Kernkompetenz der LHM ist und bleiben muss. Unsere Kolleginnen und Kollegen stadtweit können sich auf uns verlassen.

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  2. Klasse was die Kollegen #ITforMuc leisten und somit die Stadt am laufen halten. Hut ab vor allen die sich als Sachbearbeiterin und Sachbearbeiter schnellstmöglich auf die Technik eingelassen haben, um ihren Aufgaben mit vollem Engagement nachzukommen. Danke

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  3. Für diese Leistung gebührt den Kolleginnen und Kollegen des RIT und von it@M ein ganz großes Lob! Dank ihrer schnellen und guten Arbeit können wir anderen Mitarbeitenden der LHM in großen Teilen, sofern es die Tätigkeit erlaubt, risikofrei von zu Hause arbeiten. Und das im gleichen Umfang und der gleichen Qualität wie vom Büro aus!
    Tausend Dank an die tollen Kolleginnen und Kollegen

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