Ideen für die digitale Verwaltung auf dem BarCamp #MucGov17

Am 29. April war es soweit: Das BarCamp #MucGov17 der Stadtverwaltung München öffnete seine Türen. Unter dem Motto “Digitale Stadt” hatte das Team E- und Open-Government der städtischen IT und die Junge Volkshochschule München (MVHS) eingeladen, gemeinsam die digitale Zukunft Münchens zu diskutieren.

Gemeinsam für die digitale Zukunft Münchens

Etwa 80 Teilnehmer waren der Einladung in das neue Bildungszentrum “Einstein 28” der VHS gefolgt. 60 Prozent waren das erste Mal auf einem BarCamp.

Auch zahlreiche städtische Beschäftigte nutzen die Gelegenheit, mit den Bürgern direkt ins Gespräch zu kommen. Besonders die Initiative zweier Nachwuchskräfte der Stadt ist hervorzuheben, die sich in ihrer Freizeit beteiligten und sogar eine Session angeboten haben. Vielen Dank dafür!

Themen des BarCamps #MucGov17 „Digitale Stadt“

Das hohe Engagement aller Teilnehmer war bemerkenswert. Entlang der BarCamp – Regel “Wir duzen uns” herrschte eine lockere Atmosphäre. Zusammen war beides der Garant für ein erfolgreiches BarCamp, das viel Spaß gemacht hat. Unser Video zur Veranstaltung gibt davon einen Eindruck:

BarCamp – Ideen im Minutentakt

Nach der Begrüßung und ein paar einführenden Worten der Veranstalter ging es los mit der Vorstellung der Ideen. Aufgabe war es, in 1 Minute die Teilnehmer für das Thema zu begeistern. Eine Rückmeldung erfolgte sofort per “Applausometer”.

Insgesamt kamen so 20 Sessions zustande: Vom “Digitalbus“, der sich mit der digitalen Bildung an Schulen beschäftigte, über die smarte City App und dem Einsatz von Chatbots in der Behördenkommunikation bis hin zum spielerischen Perspektivenwechsel im Sinne der digitalen Zukunft Münchens.

Alle warten gespannt auf den Beginn. #mucgov17 pic.twitter.com/wolEUMBYtL

— E R I K 🎬🔑 (@DerExperte) 29. April 2017

Faxt Du noch, oder twitterst Du schon?

Die erste Session des Teams E- und Open-Government beschäftigte sich mit der Kommunikation zwischen Bürgern und Behörde.

Finden statt Suchen
Einig waren sich die Teilnehmer, dass die Angebote der Stadtverwaltung auf muenchen.de und im Dienstleistungsfinder nur schlecht zu finden sind. Nur selten stellen die Informationen zudem eine echte Hilfestellung dar. Dies sind Rückmeldungen an die Stadt München, die in ähnlicher Weise bereits hier dokumentiert wurden.

Persönliches und digitales Daten-Portfolio
Interessant war der Vorschlag für eine zentrale Plattform, auf der Bürger ihre persönlichen Daten, Dokumente und auch ihr Passfoto digital speichern können. Werden diese Informationen von der Behörde für z.B. Anträge benötigt, gibt der Bürger seine Daten frei. So behält er die volle Kontrolle, ermöglicht aber dennoch die digitale Verwaltung.

Zentrale Anlaufstelle statt Zuständigkeiten
Einig war man sich auch über den Bedarf für einen zentralen Kommunikationskanal. Über Abteilungs-, Referats- und Behördengrenzen hinweg sollte diese Stelle Daten anfragen, Informationen bieten und Fragen beantworten. Das es mit der 115 bereits ein solches (analoges) Angebot gibt, war weitgehend unbekannt.

Im Wirrwarr der vielen digitalen Kanäle z.B. in den Social Media ist für Bürger nicht erkennbar, wer hier eigentlich zu welchen Themen agiert. Stattdessen wird ein zentraler, offizieller “Kunden-Kontakt-Kanal” gewünscht. In allen gängigen (sozialen) Medien sollte dieser angeboten werden. Das Silodenken in der Behörde wurde als Ursache für das Fehlen eines solchen zentralen digitalen Angebotes ausgemacht.

Sessionplan BarCamp #MucGov17

Den KITA-Finder optimieren

Zwei Kolleginnen der Stadtverwaltung nutzen das BarCamp, um in einer Session den kita-finder+, als neu eingeführte Online-Plattform zur Anmeldung in Kindertageseinrichtung, zur Diskussion zu stellen. Schwerpunkt war, die Zufriedenheit der Nutzer zu hinterfragen und dadurch zu steigern.

Transparenz schaffen
Allem voran war schön zu hören, dass der erst seit kurzem aktive kita-finder+ im allgemeinen als positive Verbesserung wahrgenommen wird. Aber es gibt auch noch Dinge zu verbessern. In der angenehmen Atmosphäre des Barcamps wurden dazu einige Vorschläge erarbeitet. Diese gingen in erster Linie in die Richtung, mehr Transparenz zu schaffen und dadurch die Verunsicherung und Ängste bei den Eltern zu senken.

So werden zukünftig mehr Informationen zum Ablauf der Platzvergabe und zu den rechtlichen Grundlagen auf der Einstiegsseite zu finden sein. Zusätzlich wird daran gearbeitet, die Vergabe im System für Eltern transparenter zu machen (z.B. durch die Anzeige des aktuellen Ranges auf der Warteliste).

Kundensupport
Außerdem wurde darüber diskutiert, wie die User besser abgeholt und unterstützt werden können. Dahingehend soll der Support für die Eltern weiter ausgebaut werden.

Die Kolleginnen sind für die vielen Anregungen dankbar. Um weitere Vorschläge zu diskutieren, nehmen sie auch am GovJam 2017 am 17. und 18. Mai teil. (Ein Bericht von Julia Rothbart)

Was soll in die “City App München”?

‘Neu Denken’ heißt es im Projekt “Smarter Together“. Gemeinsam werden intelligente und nachhaltige Lösungen für eine lebenswerte Stadt entwickelt. Neben den zentralen Bereichen Mobilität, Energie und Technologie spielt auch die Bürgerbeteiligung eine wichtige Rolle. Deswegen wollten wir in der Session “City App München” wissen, welche Erwartungen die Bürger an diese App haben und welche Services enthalten sein müssen.

Direkte Kommunikation per App
Auf der “Wunschliste für die Zukunft” konnte einiges vermerkt werden. Die App soll als direkter Kommunikationskanal zur Stadtverwaltung dienen. Zudem soll sie individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Nutzers angepasste Informationen bereitstellen.

Welche Themen relevant sind, wurde sehr stark diskutiert. Die Lösung könnten an den Lebensphasen orientierte Nutzerprofile sein. Diese ermöglichen das Speichern der persönlichen Präferenzen.

Mobiles E-Government
Weitere Ideen für die App waren die Ausweitung des Angebotes der E-Government-Dienste oder die Möglichkeit, Informationen über den aktuellen Status von Anträgen oder Anfragen abrufen zu können.

Make Things Open
Transparenz insbesondere in den Bereichen Datenschutz und -sicherheit ist den Bürgern wichtig. Daneben existiert aber auch der Wunsch, möglichst viele Daten offen bereitzustellen. Wichtig ist den BarCampern die Nutzung der Daten für smarte Services im Sinne der Bürger. Konkret ist dies bei der Stadtplanung vorstellbar. Von der Bereitstellung einer weiteren nativen App wurde klar abgeraten. (Ein Bericht von Franziska Meier)

Wie die LHM in Sachen Digitalisierung auf die Überholspur gelangt

Derzeit fallen häufig Begriffe wie „Internet 4.0“ oder „smart city“, weshalb wir uns fragen: Wie kann sich die Landeshauptstadt München diese Entwicklungen zu Nutze machen, um “auf die Überholspur zu gelangen” und eine Vorreiterrolle einzunehmen? Zielsetzung der Session war durch ein interaktives Brainstorming, Chancen digitaler Entwicklungen sowohl für die Bürger, als auch für die Verwaltung zu ermitteln.

Beteiligung hilft beiden Seiten
Aus der Diskussion ging zum Einen hervor, dass ein direkter Dialog sowie die unmittelbare Weitergabe von Bedürfnissen der Bürger an die Verwaltung zu beidseitiger Zeitersparnis und Zufriedenheit führen könnte. Dafür bedarf es entsprechender Kanäle und Beteiligungsformate.

Dienste aktiv anbieten, statt passiv auf Anträge warten
Zum Anderen bergen die von den verschiedenen Behörden gesammelten Daten ein enormes Potential. Durch aktive Nutzung könnten Verwaltungsleistungen so passgenau auf die Lebensphasen der Bürger abgestimmt werden. Beispielsweise weiß die Behörde, wann ein Personalausweis abläuft. Sie könnte daher rechtzeitig einen neuen produzieren, dafür das Passbild aus oben genannter Datenbank verwenden und den Bürger mit Teminvorschlag zur Unterschrift und Abholung einladen.

Behördenmitarbeiter sind Bürger und selber Kunden der Verwaltung
Behördenmitarbeiter nehmen selber Verwaltungsdienste in Anspruch. Durch Reflexion der erlebten Bearbeitungsprozesse könnten sie daher maßgeblich dazu beitragen, diese aus Kundensicht zu optimieren. Ein solches Engagement muss gefördert werden.

Im Zuge dessen sollte über die Notwendigkeit einer „Digitalen Grundausbildung“ für Mitarbeiter der Stadtverwaltung nachgedacht werden, um damit Ängste abzubauen, Mut zu fördern, Silodenken zu begegnen und Prozesse zu beschleunigen.

Kultur für Offenheit und Innovation
Einige waren sich alle Teilnehmer, dass die Basis für die Verwirklichung dieser Ideen eine für Innovationen aufgeschlossene, offene Organisationskultur ist. Beispielsweise können nur so dringend notwendige „Innovation Labs“ erfolgreich arbeiten. (Ein Bericht von Sandra Volk)

Chancen für Verwaltung und Bürger, Flipcharts von Sandra Volk

Hilfreicher PerspektivenWechsel

Welche Probleme und Hürden erleben verschiedene Zielgruppen? Um diese Frage zu beantworten, führten Studierende der Hochschule München ein Rollenspiel durch. In Gruppen versetzen sich die Teilnehmer in die Situation einer alleinerziehenden Mutter, einer Studentin oder eines Rentners. Ergebnisse der Session waren Lösungsstrategien für die Bereiche Gesellschaft, Mobilität, Bildung, Verwaltung und Sicherheit.

Hier kann der Inhalt erstellt werden, der innerhalb des Moduls benutzt wird.

Fotos, Tweets, Flipcharts und Sketchnotes

Leider kann hier nur über ausgewählte Sessions berichtet werden.
Aber es gibt weitere Dokumentationen:

Zusammenfassungen auf Etherpads, welche für jede Session zur Verfügung standen.
Ein Bericht auf dem Blog „Wilfrieds Welt“.
Informationen zum Format BarCamp und Details zu einigen Sessions auf barcamptools.eu/mucgov17.
Sketchnotes von Jenny Ruhland (Tumblr, Xing), die in unserer Fotogalerien zu finden sind.
Fotos der Flipcharts, die die Teilnehmer erarbeitet haben.
Auch dem Stadtrat München wird über das BarCamp berichtet werden.

Natürlich wurde auch fleißig unter dem Hashtag #MucGov17 getwittert. 452 Tweets und Retweets unter der Beteiligung von 113 Usern brachte den Hashtag auf Platz 4 der deutschen Trends.

Tweets zum BarCamp #MucGov17 via tweetchup

Vier Tweets vom #mucgov17 nach Beliebtheit sortiert

Most favorited tweets zum BarCamp #MucGov17 via tweetchup

Wir danken der MVHS München für die gelungene Kooperation, der Hochschule München für ihre Beteiligung und den Kollegen/innen aus den Münchner Behörden, die sich der Diskussion mit “Ihren” Kunden gestellt haben.

Vor allem bedanken wir uns natürlich bei allen Teilnehmern!
Es ist schön zu sehen, wie viel Engagement für die gemeinsame Arbeit an der Zukunft der Stadtverwaltung vorhanden ist.