Digitale Dokumente für die E-Akte: Interimslösung für das Inputmanagement

27. Januar 2022
Ein Beitrag von Dr. Marlen Jurisch

Im November 2021 ist die neue stadtweit standardi­sierte E-Akte an 4000 Arbeitsplätzen erfolg­reich gestartet. Nun hat der Stadtrat in seiner Vollver­sammlung am 19. Januar 2022 eine schnell realisier­bare Interimslösung für das Inputmanagement beschlossen. Damit ist eine bisher noch offene, wichtige Frage fürs Erste beantwortet: Wie finden Papier­dokumente von außen ihren Weg in die E-Akte? Das beschlossene, schnell umsetzbare Vorgehen erfüllt alle wesent­lichen Anforderungen für den aktuellen Ausbaustand der E-Akte. Die endgültige stadtweite Lösung für das Input­management soll ab 2024 stehen.

Start der E-Akte an 4000 Arbeitsplätzen

Das Programm „Stadtweite Einführung der E-Akte“ verantwortet einen der wichtigsten Bausteine zum Aufbau der digitalen Verwaltung. Schritt für Schritt fügt es notwendige Elemente zusammen. So standen in den ersten drei Monaten 2021, unmittelbar nach der Zustimmung des Stadtrats zum Umsetzungs­konzept, vor allem viele Feinplanungen an. Dann baute das Projekt die E-Government-Software des Anbieters Fabasoft zum E-Akte-Standard „MUCS21“ für München aus.

Ende November war es dann so weit. „MUCS21“, der neue städtische Standard der E-Akte, legte einen erfolgreichen Start im operativen Betrieb hin; inklusive der Migration der Bestands­nutzungen und der Anbindung aller bis dahin bereits an die Vorgänger­version angeschlossenen Fachverfahren. Rund 4000 Beschäftigte der Münchner Stadtverwaltung begannen den neuen Service der E-Akte für ihre tägliche Arbeit zu verwenden. Mit dabei waren all jene Kolleginnen und Kollegen, die bereits vorher mit einem elektronischen System zur Dokumenten­verwaltung (DMS) gearbeitet hatten. Ihnen steht nun ein deutlich modernerer digitaler Schreibtisch mit Ablagen, digitalen Laufwegen und Teamfunktionen zur Verfügung.

Aber dieser IT-Business-Service allein erreicht noch nicht den erwünschten Mehrwert, wenn die Dokumente, die in der E-Akte bearbeitet werden sollen, noch nicht in digitaler Form vorliegen. Damit stellt sich die Frage nach dem Inputmanagement, die alles andere ist als trivial: Wie lassen sich all die Papieranträge, Briefe und anderen Dokumente, die die Stadtverwaltung von außen erreichen, in die elektronischen Bearbeitungs­prozesse einspeisen?

Inputmanagement: Zunächst eine schnelle Interimslösung

Diese Frage zu beantworten, fällt in die Zuständigkeit des Projekts „Input- und Outputmanagement“ im Programm E-Akte. Langfristig ist damit weit mehr verbunden als das Scannen von Post: nämlich auch

  • die Bündelung aller analogen und digitalen Posteingangskanäle mit einer (teil-) automatisierten Vorver­arbeitung und Zuleitung an die richtige Bearbeitungsstelle,
  • die Digitalisierung der relevanten vorhandenen Bestandsakten und
  • eine weitere „Output-Lösung“ für die Kommunikation der Ergebnisse nach außen.

Die stadtweite Lösung für das Inputmanagement lässt sich aus mehreren Gründen frühestens ab 2024 realisieren. Da weder Projekt, Stadtspitze noch Stadtrat bis dahin auf weitere Fortschritte verzichten wollten, war schnell klar: Eine Interimslösung für das Inputmanagement muss her. Der Umfang der eingehenden und im Rahmen der Interimslösung zu scannenden Dokumente wurde auf monatlich rund 300000 Seiten geschätzt.

Drei Varianten für die Schriftgutdigitalisierung

Die theoretische Möglichkeit, allen Beschäftigten mit Scanbedarf ein eigenes Gerät zur Verfügung zu stellen, wurde für die Zwischen­lösung bald verworfen. Der Aufbau der benötigten Hardware und Strukturen würde zu lange dauern, wäre teuer und würde vorschnelle Festlegungen bedeuten. Stattdessen soll das Interims-Inputmanagement folgende Scanbedarfe abdecken:

  1. Arbeitsplatznahe Scanner, die sich mehrere Personen mit niedrigem Scanaufkommen teilen
  2. Eine dedizierte Scanstelle, an der geschultes Personal zentral eine große Menge von Dokumenten scannt
  3. Spezialscanner für Groß- und Sonderformate, wie beispielsweise Baupläne

Dabei wird der erste Punkt vor allem über bereits vorhandene Multifunktions­geräte abgedeckt. Für die Punkte zwei und drei wird ein professioneller Dienstleister involviert. Die Entscheidung, welche Art von Dokumenten wo gescannt werden soll, treffen die Referate und Eigenbetriebe. Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen werden dabei selbstverständlich umfassend erfüllt.

Das Interims-Inputmanagement ist ein Bestandteil des Stadtratsbeschlusses „Schriftgutdigitalisierung“. Weitere Weichen­stellungen darin betreffen Konzepte zu Bestandsakten­digitalisierung und Outputmanagement sowie die Pilotierung einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“. Gemeinsam sind diese vier Bausteine eine wesentliche Voraussetzung für ein durchgängiges medienbruch­freies digitales Arbeiten.

Sie wollen mehr über die stadtweite Einführung der E-Akte aus erster Hand erfahren? Dann sind Sie herzlich eingeladen, sich den Mitschnitt des Vortrags auf dem Open Government Tag anzusehen.

 

Kommentare (2)


  1. Hallo,

    ich hätte in meinem Fall in der Regel bereits alle Dokumente digital vorliegen. Wie kann ich sie direkt weiterleiten ohne den Medienbruch, ausdrucken, Postweg und dann wieder einscannen?

    Viel Erfolg

    Antworten
    • Hallo Herr Mansfeld,

      vielen Dank für Ihren Kommentar und es freut uns, dass Sie hier nach Lösungen suchen. Ein Ziel der E-Akte ist es, genau diese Medienbrüche zu vermeiden. Gerne können Sie sich im internen Arbeitsraum zur Stadtweiten Einführung der E-Akte über die genauen Zeitpläne zur Einführung der E-Akte in Ihrem Referat informieren. Dort finden Sie auch ausführliche Schulungsunterlagen zum Umgang mit der E-Akte.

      Viele Grüße
      Das E-Akte Programm

      Antworten

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