Digitale Dokumente für die E-Akte: Interimslösung für das Inputmanagement

Start der E-Akte an 4000 Arbeitsplätzen

Das Programm „Stadtweite Einführung der E-Akte“ verantwortet einen der wichtigsten Bausteine zum Aufbau der digitalen Verwaltung. Schritt für Schritt fügt es notwendige Elemente zusammen. So standen in den ersten drei Monaten 2021, unmittelbar nach der Zustimmung des Stadtrats zum Umsetzungs­konzept, vor allem viele Feinplanungen an. Dann baute das Projekt die E-Government-Software des Anbieters Fabasoft zum E-Akte-Standard „MUCS21“ für München aus.

Ende November war es dann so weit. „MUCS21“, der neue städtische Standard der E-Akte, legte einen erfolgreichen Start im operativen Betrieb hin; inklusive der Migration der Bestands­nutzungen und der Anbindung aller bis dahin bereits an die Vorgänger­version angeschlossenen Fachverfahren. Rund 4000 Beschäftigte der Münchner Stadtverwaltung begannen den neuen Service der E-Akte für ihre tägliche Arbeit zu verwenden. Mit dabei waren all jene Kolleginnen und Kollegen, die bereits vorher mit einem elektronischen System zur Dokumenten­verwaltung (DMS) gearbeitet hatten. Ihnen steht nun ein deutlich modernerer digitaler Schreibtisch mit Ablagen, digitalen Laufwegen und Teamfunktionen zur Verfügung.

Aber dieser IT-Business-Service allein erreicht noch nicht den erwünschten Mehrwert, wenn die Dokumente, die in der E-Akte bearbeitet werden sollen, noch nicht in digitaler Form vorliegen. Damit stellt sich die Frage nach dem Inputmanagement, die alles andere ist als trivial: Wie lassen sich all die Papieranträge, Briefe und anderen Dokumente, die die Stadtverwaltung von außen erreichen, in die elektronischen Bearbeitungs­prozesse einspeisen?

Drei Varianten für die Schriftgutdigitalisierung

Die theoretische Möglichkeit, allen Beschäftigten mit Scanbedarf ein eigenes Gerät zur Verfügung zu stellen, wurde für die Zwischen­lösung bald verworfen. Der Aufbau der benötigten Hardware und Strukturen würde zu lange dauern, wäre teuer und würde vorschnelle Festlegungen bedeuten. Stattdessen soll das Interims-Inputmanagement folgende Scanbedarfe abdecken:

1. Arbeitsplatznahe Scanner, die sich mehrere Personen mit niedrigem Scanaufkommen teilen
2. Eine dedizierte Scanstelle, an der geschultes Personal zentral eine große Menge von Dokumenten scannt
3. Spezialscanner für Groß- und Sonderformate, wie beispielsweise Baupläne

Dabei wird der erste Punkt vor allem über bereits vorhandene Multifunktions­geräte abgedeckt. Für die Punkte zwei und drei wird ein professioneller Dienstleister involviert. Die Entscheidung, welche Art von Dokumenten wo gescannt werden soll, treffen die Referate und Eigenbetriebe. Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen werden dabei selbstverständlich umfassend erfüllt.

Das Interims-Inputmanagement ist ein Bestandteil des Stadtratsbeschlusses „Schriftgutdigitalisierung“. Weitere Weichen­stellungen darin betreffen Konzepte zu Bestandsakten­digitalisierung und Outputmanagement sowie die Pilotierung einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“. Gemeinsam sind diese vier Bausteine eine wesentliche Voraussetzung für ein durchgängiges medienbruch­freies digitales Arbeiten.

Sie wollen mehr über die stadtweite Einführung der E-Akte aus erster Hand erfahren? Dann sind Sie herzlich eingeladen, sich den Mitschnitt des Vortrags auf dem Open Government Tag anzusehen.