Intern soll und wird die Stadtverwaltung ihre Services konsequent auf digitale Prozesse umstellen. Für die Bürgerinnen und Bürger wird es hingegen weiterhin verschiedene Wege geben, mit ihrer Verwaltung in Kontakt zu treten, sowohl digital als auch über den Postweg. Zudem gibt es viele Papierdokumente, die noch benötigt werden, aber nicht digital vorliegen. Doch wie sollen all diese Dokumente ihren Weg zur richtigen Stelle finden? Die Antwort darauf gibt das stadtweite Inputmanagement, das unter anderem eine auf künstlicher Intelligenz basierende Klassifikation, Extraktion und Weiterleitung der eingehenden Dokumente umfasst. Egal ob es sich um einen Brief, eine Mail, ein Fax oder einen Dateiupload handelt. Auf der Vollversammlung am 30. November hat der Stadtrat das endgültige Konzept beschlossen, das ab 2024 sukzessive umgesetzt werden soll.
Inputmanagement: von der Interimslösung zum festen Baustein
Im November 2021 ist die neue stadtweit standardisierte E-Akte an 4000 Arbeitsplätzen erfolgreich gestartet. Um die wichtigsten benötigten Dokumente schnell digital verfügbar zu machen, folgte dann Anfang 2022 der Beschluss eine schnelle Interimslösung umzusetzen.
Mit dem Stadtratsbeschluss vom 30. November wurde nun das langfristige Konzept beauftragt. Es umfasst alle Bausteine zur Erfassung von Daten, deren Bereitstellung und Weiterleitung. Damit schafft es die Voraussetzung für medienbruchfreie Prozesse.
Inputmanagementlösungen sind, egal ob im Finanzdienstleistungs-, Automobil- oder eben im öffentlichen Sektor, ein integraler Bestandteil moderner IT-Landschaften. Dabei erfüllen sie mehrere Kernaufgaben:
- Die Konsolidierung von Eingangskanälen durch Zentralisierung
- Die KI-gestützte Klassifikation und Extraktion von Daten aus eingehenden Dokumenten
- Die Übermittlung an korrespondierende Folgesysteme
Diese Kernaufgaben werden nachfolgend genauer erklärt.
Schritt 1: Konsolidierung von Eingangskanälen – Alles in einen Topf
Schritt 2: KI-gestützte Verarbeitung – (Fast) schon menschliches Vorgehen
Die Künstliche Intelligenz des Inputmanagementservices arbeitet, abstrakt gesprochen, wie wir Menschen: Zum Beispiel können wir bei einem Dokument aufgrund des typischen Aufbaus schnell erkennen, ob es sich um eine Rechnung handelt. Die Algorithmen des Inputmanagementservice ahmen das nach. In diesem Kontext spricht man dann von der sogenannten Klassifikation.
Auch das weitere Vorgehen lässt sich analog zum menschlichen Dokumentenverständnis darstellen: Wissen wir, dass es sich bei dem vorliegenden Dokument um eine Rechnung handelt, ist der Rechnungsbetrag schnell gefunden. Wir prüfen diesen gegebenenfalls durch Summierung der genannten Einzelpositionen und vergewissern uns, ob wir tatsächlich eine Bestellung getätigt haben, die eine Rechnung durch den Sender erwarten lässt.
Datenextraktion und -überprüfung – Auch eine KI braucht menschliche Hilfe
Bei der Datenextraktion geht das Inputmanagementsystem ebenfalls analog zum Menschen vor. Nach einem entsprechenden Training ist es in der Lage, alle auf dem Dokument ausgewiesenen, relevanten Informationen auszulesen und anschließend zu prüfen. Hier spricht man von der sogenannten Datenextraktion.
Die wichtigste Aufgabe des Inputmanagementservices ist es dabei, die bestmögliche Datenqualität an die Folgesysteme zu liefern. Dazu müssen die extrahierten Daten geprüft und bestätigt werden, und zwar von mindestens zwei Quellen zu einer extrahierten Information. Der Service gleicht dafür das Ergebnis der Extraktion (Quelle 1) mit Daten aus den Folgesystemen (Quelle 2) oder auch mathematischen Prüfungen (Quelle 3) ab. Erst bei einer Übereinstimmung von mindestens zwei dieser Quellen, wird die Information weitergegeben.
Aus diesem Grund ist ein „Human in the Loop“ wie man in der IT oft sagt, also ein Mensch in der Schleife, unverzichtbar: Er muss bei Bedarf jene Informationspunkte bestätigen, bei denen das System nur eine Quelle zur Verfügung hat.
Schritt 3: Übermittlung an Folgesysteme – Die Post ist da!
Fazit: Inputmanagement schafft Medienbrüche beiseite!
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