IT-Controlling hat immer (nur) die IT im Blick. Das heißt, dass die Frage, wie Bürgerinnen und Bürger die Online-Services der Stadtverwaltung erleben, nicht vom IT-Controlling gestellt wird. Dies ist Sache der Fachbereiche und des Service-Designs. Vielmehr sind die technischen Abläufe im Hintergrund von Interesse.
Etwa 40 Kolleginnen und Kollegen arbeiten in den verschiedenen Referaten der Stadt München an diesem Thema. Andreas Feiertag leitet den Bereich Controlling im IT-Referat. Die wichtigste Aufgabe sieht er darin, die IT dabei zu unterstützen, zielorientiert zu arbeiten. Das gilt vor allem für Projekte und IT-Services. Doch auch IT-Architekturen, Prozesse und andere sogenannte „Steuerungsobjekte“ sind es wert, deren Wirksamkeit zu betrachten.
Ein Regelkreis für viele Fälle
Mit dem so genannten Controlling-Regelkreises lässt sich Zielorientierung im Arbeitsalltag verankern. Er stellt einen Prozess dar, der immer wieder neu durchlaufen wird und aus vier Elementen besteht:
- Ziele festlegen
- Zielerreichung regelmäßig überprüfen
- Ursachen für Abweichungen finden
- Korrekturmaßnahmen definieren
Der Controlling-Regelkreis (Grafik: A. Feiertag)
Klingt simpel, aber die Umsetzung des Kreislaufs birgt etliche Herausforderungen: Wie findet man sinnvolle und messbare Ziele und Kennzahlen? Wie geht man in der Suche nach Ursachen vor, wenn Abweichungen vorliegen? Und wie identifiziert man gute Korrekturmaßnahmen? Genau hier ist das Wissen und die Beratung durch das Team IT-Controlling gefragt.
IT-Controlling: Miss es oder vergiss es!
Klar, die Ziele einer geplanten IT-Lösung oder eines IT-Projekts müssen letztendlich die fachlich Verantwortlichen kennen. Controller aber kennen hilfreiche Fragetechniken, damit die Ziele tatsächlich das Wesentlichen treffen und nicht Nebenschauplätze.
Auch im Hinblick auf die Messbarkeit der Ziele ist IT-Controlling genauso konsequent wie professionelle Projektplanung. Was man nicht in Zahlen ausdrücken kann, gilt nicht! Ein Beispiel: „Hohe“ Verfügbarkeit ist kein gutes Ziel. Verfügbarkeit von „98% zwischen 6 und 22 Uhr“ ist da viel besser.
Manchmal braucht es da einiges an Fantasie und Erfahrung, um die angestrebte Qualität in Kennzahlen auszudrücken. Als Grundsatz gilt dabei: Die Ziele müssen smart sein: spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch, terminiert.
Erfahrungen des Münchner IT-Controllings sind gefragt
Andreas Feiertag leitete auch ein Seminar über IT-Controlling im Fortbildungsinstitut der KGSt. Dabei waren vor allem konkrete Erfahrungen gefragt. Denn viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten den Auftrag, dieses Thema für ihre Verwaltung erstmals anzugehen.
Andreas Feiertag plädiert am Anfang für eine Priorisierung, wie beispielsweise die Konzentration auf Prozesse mit hohem Potenzial für Ressourceneinsparungen. Wenn eine Kommune zum Beispiel jährlich zehntausend oder gar hunderttausend Rechnungen zu bezahlen hat, dann summieren sich selbst kleinste Verbesserungen zu einer spürbaren Entlastung.
Auch in München bleibt das Thema IT-Controlling relevant. Derzeit wird die Digitalisierungsstrategie durch strategische Ziele konkretisiert. Das IT-Controlling ist hier von Anfang an beteiligt, um sicherzustellen, dass diese Ziele auch wirklich “smart” sind und nachhaltig erreicht werden. Der Austausch unter den Kommunen wird dabei eine wertvolle Quelle für Ideen und Erfahrungen bleiben.
Kommentare (2)
Kommentar absenden
Weitere Beiträge
Einblick in die Digitalisierung der Stadt München: Vierter Digitalisierungsbericht veröffentlicht
Schnell und absolut verlässlich: Neuentwickeltes Münchner Adress- und Eigentumsregister
Ein Jahr neues Arbeiten im Multispace – was haben wir gelernt?
Dritte Fortschreibung der Digitalisierungsstrategie: Viele Impulse aus der Stadtgesellschaft aufgegriffen
Papierlose Verwaltungsarbeit: Inputmanagement für medienbruchfreie Prozesse
Zufriedenheitsbefragung der städtischen IT-Nutzenden: Effiziente Auswertung von Freitext mit Hilfe von KI
LoRaWAN und das stadtweite Internet der Dinge
Hallo interessanter Beitrag! Bin auf meiner Recherche zum IT Controlling auf den Beitrag gestossen. Liebe Grüsse
Sehr geehrte Damen, mit Ihrer Aussage:
“….IT-Controlling hat immer (nur) die IT im Blick. Das heißt, dass die Frage, wie Bürgerinnen und Bürger die Online-Services der Stadtverwaltung erleben, nicht vom IT-Controlling gestellt wird. Dies ist Sache der Fachbereiche und des Service-Designs…”,
kann ich als alter IT-Geschäftsbereich-Controller, nun in Ruhestand, nicht einverstanden sein.
Gerade der IT-Controller sollte/muss auch die Anwendungen und Bedürfnisse seiner Kunden (Fachbereiche/Bürger*innen) kennen, um ihre Anforderungen zu verstehen und “seine IT im Griff” zu halten. Erfahrungsgemäß ist die IT immer bestrebt die Kunden-Anforderungen in ihrer/nicht Kunden/ Sichtweise weiter/zu/entwickeln. Das liegt in der Natur der Sache und ist meistens auch “nicht böse” gemeint, geht aber oft am Ziel der Kunden-Anforderungen vorbei und bringt unnötige Kosten u.a.m.
Mein Verständnis ist es daher, nicht nur auf die Aktivitäten der IT Bereiche zu schauen (Kosten/Nutzen/Technik), sonder auch die Kunden-Anwendungen mit im Blick zu haben, um auch den Kunden ab und zu überzeugen, dass seine Anwendungen vielleicht auch verbesserungswürdig sind.
Glauben Sie mir, > 30Jahre im IT-Controlling haben einige Lernkurven bei mir ausgelöst.
IT ist für mich nicht nur ein “Tool” sonder einer der wichtigsten “Wertschöpfungstreiber” unseres Jahrhunderts.
Aber ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit.
Mit bestem Gruß
Günter Wolf
Nur die eigenen “Wirksamkeiten” zu betrachten, ist m.E. zu wenig.