22. November 2019

Wie IT-Controlling die Digitalisierung unterstützt


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Lisa Zech
Lisa Zech

Co-Autor:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner

Im Rahmen der Digitalisierung wächst der Stellenwert von IT-Controlling. Denn in Anbetracht großer Ziele und begrenzter Mittel wird die Frage nach der Wirksamkeit der eingesetzten Ressourcen immer wichtiger. Im Beitrag geben wir Antworten auf die Frage: Was leistet IT-Controlling für die Digitalisierung der kommunalen Verwaltung?

IT-Controlling hat immer (nur) die IT im Blick. Das heißt, dass die Frage, wie Bürgerinnen und Bürger die Online-Services der Stadtverwaltung erleben, nicht vom IT-Controlling gestellt wird. Dies ist Sache der Fachbereiche und des Service-Designs. Vielmehr sind die technischen Abläufe im Hintergrund von Interesse.

Etwa 40 Kolleginnen und Kollegen arbeiten in den verschiedenen Referaten der Stadt München an diesem Thema. Andreas Feiertag leitet den Bereich Controlling im IT-Referat. Die wichtigste Aufgabe sieht er darin, die IT dabei zu unterstützen, zielorientiert zu arbeiten. Das gilt vor allem für Projekte und IT-Services. Doch auch IT-Architekturen, Prozesse und andere sogenannte „Steuerungsobjekte“ sind es wert, deren Wirksamkeit zu betrachten.

Ein Regelkreis für viele Fälle

Mit dem so genannten Controlling-Regelkreises lässt sich Zielorientierung im Arbeitsalltag verankern. Er stellt einen Prozess dar, der immer wieder neu durchlaufen wird und aus vier Elementen besteht:

  • Ziele festlegen
  • Zielerreichung regelmäßig überprüfen
  • Ursachen für Abweichungen finden
  • Korrekturmaßnahmen definieren

Super Bild

​Der Controlling-Regelkreis (Grafik: A. Feiertag)

 

​Klingt simpel, aber die Umsetzung des Kreislaufs birgt etliche Herausforderungen: Wie findet man sinnvolle und messbare Ziele und Kennzahlen? Wie geht man in der Suche nach Ursachen vor, wenn Abweichungen vorliegen? Und wie identifiziert man gute Korrekturmaßnahmen? Genau hier ist das Wissen und die Beratung durch das Team IT-Controlling gefragt.

IT-Controlling: Miss es oder vergiss es!

Klar, die Ziele einer geplanten IT-Lösung oder eines IT-Projekts müssen letztendlich die fachlich Verantwortlichen kennen. Controller aber kennen hilfreiche Fragetechniken, damit die Ziele tatsächlich das Wesentlichen treffen und nicht Nebenschauplätze.

Auch im Hinblick auf die Messbarkeit der Ziele ist IT-Controlling genauso konsequent wie professionelle Projektplanung. Was man nicht in Zahlen ausdrücken kann, gilt nicht! Ein Beispiel: „Hohe“ Verfügbarkeit ist kein gutes Ziel. Verfügbarkeit von „98% zwischen 6 und 22 Uhr“ ist da viel besser.

Manchmal braucht es da einiges an Fantasie und Erfahrung, um die angestrebte Qualität in Kennzahlen auszudrücken. Als Grundsatz gilt dabei: Die Ziele müssen smart sein: spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch, terminiert.

Erfahrungen des Münchner IT-Controllings sind gefragt

Andreas Feiertag leitete auch ein Seminar über IT-Controlling im Fortbildungsinstitut der KGSt. Dabei waren vor allem konkrete Erfahrungen gefragt. Denn viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten den Auftrag, dieses Thema für ihre Verwaltung erstmals anzugehen.

Andreas Feiertag plädiert am Anfang für eine Priorisierung, wie beispielsweise die Konzentration auf Prozesse mit hohem Potenzial für Ressourceneinsparungen. Wenn eine Kommune zum Beispiel jährlich zehntausend oder gar hunderttausend Rechnungen zu bezahlen hat, dann summieren sich selbst kleinste Verbesserungen zu einer spürbaren Entlastung.

Auch in München bleibt das Thema IT-Controlling relevant. Derzeit wird die Digitalisierungsstrategie durch strategische Ziele konkretisiert. Das IT-Controlling ist hier von Anfang an beteiligt, um sicherzustellen, dass diese Ziele auch wirklich „smart“ sind und nachhaltig erreicht werden. Der Austausch unter den Kommunen wird dabei eine wertvolle Quelle für Ideen und Erfahrungen bleiben.

Kommentare (0)

 
Schreiben Sie doch den ersten Kommentar zu diesem Thema.

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Weitere Beiträge

Teilen