Eines der zentralen Referate im Kampf gegen die Ausbreitung des Corona-Virus in München ist das Referat für Gesundheit und Umwelt (RGU). Im Zuge der Pandemie galt es dort, unter hohem Zeitdruck zusätzliche Stellen einzurichten. Die anfallenden Aufgaben bedeuteten vor allem eins: extrem viel telefonieren. Wie es der IT gelang, in kurzer Zeit rund 170 Telefondienst-Arbeitsplätze für fast 400 Personen zur Verfügung zu stellen, lesen Sie in diesem Beitrag der Serie #ITforMuc.
Viele neue Aufgaben für das RGU
Als die bayerische Staatsregierung im März entschlossene Maßnahmen gegen die Ausbreitung von COVID-19 verabschiedete, waren die Städte und Kommunen gefordert, schnell die entsprechenden Kapazitäten zu schaffen. Fünf Personen pro 20.000 Einwohner für das sogenannte Contact Tracing lautete die personelle Vorgabe aus Berlin. Die Landeshauptstadt hatte somit in kurzer Zeit einen Bereich von rund 370 Personen aufzubauen.
Das Referat definierte mehrere Teams für die verschiedenen Aufgaben: Positiv Getestete kontaktieren, Kontaktpersonen ermitteln und in Quarantäne setzen und mit den Infizierten täglich Kontakt halten. Andere Teams sind fokussiert auf Bürgeranliegen, Bescheid-Erstellung, Kliniken, medizinische Einrichtungen sowie Alten- und Pflegeheime, Gemeinschaftsunterkünfte, Schulen und Kindertageseinrichtungen oder Kontakte zur Polizei.
Laut Charlotte Schmidt, zuständig unter anderem für Personalthemen im Corona-Gesamtteam des RGU, kamen die erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen des Öffentlichen Dienstes: Vor allem anfangs waren das viele Beschäftigte aus den geschlossenen städtischen Kitas, Nachwuchskräfte aus der Stadtverwaltung, Lehrkräfte vom Freistaat Bayern und sogenannte Containment Scouts vom Robert Koch Institut (RKI). Dazu kam externe Verstärkung aus dem medizinischen Bereich.
IT-Unterstützung für das RGU bedeutet damit, die Arbeitsfähigkeit dieser Teams herzustellen.
IT-Unterstützung für das RGU
Gestartet wurde im RGU mit 70 Arbeitsplätzen im Zweischichtbetrieb in der geplanten Einsatzzentrale für die inzwischen abgesagte Fußball-EM. Dann kamen je 50 Arbeitsplätze an zwei weiteren Standorten dazu. Alle Räume waren bis auf weit auseinander stehende Tische und Stühle so gut wie leer.
Die IT war nun gefordert: schnell die benötigten PCs und Telefone beschaffen, verkabeln und in Betrieb nehmen, Accounts einrichten und freischalten. Und das alles neben dem normal anfallenden Arbeitsaufkommen. Mit hohem Engagement nahm der zuständige Servicebereich unter Leitung von Rallis Sarantis die Herausforderung an. Gemeinsam gelang es, die enorme Arbeitsbelastung zu schultern. Die Zusammenarbeit lief unbürokratisch, quasi auf Zuruf, berichtet Charlotte Schmidt. Der dringend benötigte technische Aufbau funktionierte wie am Schnürchen:
Das war ein großartiges Miteinander, getrieben von dem gemeinsamen Wunsch, schnell gute Voraussetzungen zur Eindämmung des Virus zu schaffen.
Das von ihr gelobte Team konnte laut Rallis Sarantis von vorausschauendem Handeln profitieren, ähnlich wie die Kolleginnen und Kollegen bei der Verteilung von Mobilgeräten für Krisenstab und andere Einsatzteams:
Als es die ersten Signale gab, dass die Pandemie uns fordern würde, hat die IT frühzeitig neue Hardware bestellt und Prioritäten für die Verteilung definiert. So hatten wir für das stark betroffene RGU trotz der abrupt gestiegenen Nachfrage ausreichend Geräte zur Verfügung.
Hohes Engagement bei der IT-Unterstützung
Ohne Zögern erklärte sich das Team zudem bereit, die IT-Unterstützung für das RGU außerhalb der normalen Servicezeiten zu gewährleisten, also an Wochenenden, Feiertagen und in den Abendstunden. Laut Charlotte Schmidt ein enorm wichtiger Schritt. Denn zum einen wurden viele Corona-Services sieben Tage die Woche angeboten. Zum anderen kamen, nicht zuletzt wegen der Befristung vieler Abordnungen, laufend neue Teammitglieder dazu. Meist waren das bis zu 20 Personen gleichzeitig mehrmals die Woche. Nicht selten wurden die Neuzugänge erst kurzfristig bekannt.
Deshalb gab es viele Vorbereitungsarbeiten für Accounts und Logins. Spätestens mit der Nutzung der COVe-Web-App, die bald die anfänglichen Tabellen zur Organisation und Dokumentation der zahllosen Telefonate ablöste, kamen weitere Supportanfragen hinzu. Die Anerkennung dafür aus dem RGU gibt Rallis Sarantis uneingeschränkt an sein Team weiter: Alle waren und sind ganz selbstverständlich und mit hohem Engagement mit dabei.
Nach wie vor wachsam
Derzeit hat sich die Lage aufgrund des aktuell geringen Infektionsgeschehens entspannt. Die RGU-Telefondienst-Arbeitsplätze werden nicht mehr alle sofort nachbesetzt.
Doch das Referat und die IT bleiben wachsam. Denn im RGU weiß man, dass die Pandemie noch nicht abschließend besiegt ist. So werden die Strukturen derzeit dahingehend optimiert, dass die Stadt auf gegebenenfalls wieder ansteigende Zahlen gut vorbereitet ist und beispielsweise mit Accounts, die bei Bedarf schnell wieder aktivierbar sind, umgehend reagieren kann.
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Nicht unerwähnt bleiben sollten die zahlreichen und flexiblen Einsätze der Infrastrukturteams aus den Bereichen Netzwerk, Telefonie uind Arbeitsplätze. Durch deren kurzfristige Leistungsbereitschaft – auch am Wochenende oder in den späten Abendstunden – konnten die benötigten Arbeitsplätze mit IT- und Kommunikationstechnik aufgebaut und in Betrieb genommen werden.
Eine wirklich tolle Leistung der städtischen Mitarbeiter*innen für ihre Bürger*innen Bleibt zu hoffen, dass der Einsatz für diesen speziellen Bereich nicht mehr lange in dem Umfang nötig ist!