21. Mai 2019

Jung, agil, modern – Design Thinking in der Verwaltung


Kategorie: Karriere

Ein Beitrag von:

Lisa Zech
Lisa Zech

Co-Autor:
Ella Hiesch - Duale Studentin Wirtschaftsinformatik Ella Hiesch
Duale Studentin Wirtschaftsinformatik

Design Thinking – ein Begriff, den wahrscheinlich die Wenigsten mit einer Behörde in Verbindung bringen. Dabei betrachtet man Problemstellungen aus verschiedenen, auch mal ungewöhnlichen, Blickwinkeln mit dem Ziel Ideen schnell und kostengünstig umzusetzen. Diese moderne und agile Arbeitsmethode bietet die Möglichkeit mit einfachen Mitteln erste Prototypen zu erstellen.

Erster Design Thinking Workshop im InnovationLab

Anfang des Monats fand im InnovationLab ein erster Design Thinking Workshop statt. Organisiert wurde er vom Team des InnoLabs in Kooperation mit dem Personal- und Organisationsreferat. Die Vorbereitungen dazu liefen bereits seit einem Jahr. So konnte man die Design Thinking Methodik speziell auf die in diesem zweitägigen Workshop gestellten Aufgaben anpassen.

Mit einem Motivationsschreiben zu Themen wie „Behörde von Morgen“ und „wie stellen Sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vor„, konnten sich Nachwuchskräfte aus verschiedenen Bereichen für die Teilnahme an dem Workshop bewerben. Neben dual Studierenden im Bereich Wirtschaftsinformatik, fanden sich unter anderem auch Beamtenanwärterinnen und -anwärter und außerdem Studentinnen und Studenten des öffentlichen Rechts unter den Teilnehmenden.

Vorbereitung zu den Gruppenarbeiten

Design Thinking: Strukturierung der Ideen, Quelle: LHM

Sechs Trainerinnen und Trainer begleiteten die 30 ausgewählten Nachwuchskräfte über beide Tage hinweg und coachten sie in ihrem Gestaltungsprozess. Um sie an die Arbeitsmethode heranzuführen, starteten sie den Workshop mit verschiedenen Rollenspielen und gingen danach über zu fünf Gruppenarbeiten. Dabei interviewten die Nachwuchskräfte mehrere Passantinnen und Passanten zu deren Bedürfnissen und Wünschen, um anschließend sogenannte „Musterbürger“ zu erstellen. Anhand deren legten sie dann die Anforderungen für die Prototypen fest.

Vom Arbeitsplatz der Zukunft…

Drei der Gruppen hatten sich mit dem Thema Arbeitsplatz der Zukunft auseinandergesetzt und mit Whiteboards, Kartonagen und sonstigen Materialien Modell-Büros gebaut. Besonderes Augenmerk lag dabei auf Ruhebereichen während der Arbeitszeit. Von der „ChillArea“ bis hin zum Büro, in dem man per Knopfdruck verschiedene Ambiente schaffen kann, war alles mit dabei. Auch die Themen Flexibilität und persönliche Bedürfnisse wurden in diesem Bereich großgeschrieben. So stellten sich die Nachwuchskräfte Arbeitsräume vor, in denen nicht zwingend die Arbeit, sondern der Mensch im Vordergrund steht. Eine Atmosphäre, in der man gerne arbeitet und sich wohl fühlt.

…zur Behörde der Zukunft

Bei dem zweiten Thema machten sich die Teilnehmenden Gedanken über die Behörde von Morgen. Im Hinblick auf die Möglichkeiten der Digitalisierung sollen Amtsbesuche flexibler und attraktiver für die Bürgerinnen und Bürger gestaltet werden. Deshalb wurde neben der Idee, mehr Services über eine App anzubieten, die „Behörde in der Box“ (kurz BIX) ins Leben gerufen worden. Diese soll eine mobile Möglichkeit bieten, um beispielsweise einen Pass oder Ausweis ohne lange Wartezeiten zu beantragen. Die BIX kann an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Das würde gerade Menschen mit eingeschränkter Mobilität Behördengänge sehr erleichtern. Bereits jetzt kann man viele städtische Dienste online nutzen. Die wichtigsten Online Services sind auf www.muenchen.de/online-services zu finden.

Zur Vorstellung der Projektergebnisse waren neben CDO Thomas Bönig und Ausbildungsleiter Alexander Lendner auch verschiedene andere Referate, sowie Vertreterinnen und Vertreter aus der Politik vor Ort. Alle waren von den Ideen begeistert und äußerten deshalb den Wunsch, diese weiter auszuarbeiten, um sie dem Stadtrat anschließend zu präsentieren.

Insgesamt war der Design Thinking Workshop ein voller Erfolg. Er wird in dieser Form sicherlich noch öfter angeboten und durchgeführt.

Die Behörde der Zukunft, Quelle: IT-Referat

Insgesamt war der Design Thinking Workshop ein voller Erfolg. Er wird in dieser Form sicherlich noch öfter angeboten und durchgeführt.

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