15. Mai 2020

Kernbereich Stadt­verwaltung – digitale Prozesse im Fokus


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner
Die Digitalisierungsstrategie beschreibt, wie die Landeshauptstadt München die Chancen der Digitalisierung nutzen möchte. Konkret werden die drei Kernbereiche Stadtgesellschaft, Infrastruktur und Stadtverwaltung fokussiert. In diesem Blogbeitrag haben wir die Inhalte zur digitalen Transformation der Stadtverwaltung zusammengefasst. 

Digitale Stadtverwaltung

„Digital Government“ ist der Grundgedanke für die Weiterentwicklung der Stadtverwaltung. Dort, wo es für eine höhere Servicequalität oder für effizientere Abläufe sinnvoll ist, werden Verwaltungsvorgänge überprüft, optimiert und durch digitale Lösungen unterstützt.

Für dieses Vorgehen gibt es viele Gründe:

  • Bürgerinnen und Bürger sowie viele Beschäftigte erwarten zu Recht zeitgemäße Online-Services von ihrer Stadtverwaltung.
  • Mittelfristig würden der Zuwachs an Verwaltungsaufgaben durch das Bevölkerungswachstum und der prognostizierten Fachkräftemangel in der Verwaltung ohne Digitalisierung zu einer chronischen personellen Unterbesetzung führen.

Deshalb durchläuft die Stadtverwaltung nun eine Transformation hin zu einer modernen, digitalen Organisation. Mit digitalen Abläufen, die Aufwand minimieren, Geschwindigkeit erhöhen und unnötige Bürokratie abbauen. Die Beschäftigten sollen sich bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung einbringen, an ihr teilhaben und von ihr profitieren.

Nutzerfreundliche Interaktion und Kommunikation

Immer mehr Kundinnen und Kunden der Stadtverwaltung verwenden PCs, Smartphones und Tablets für die Kommunikation mit der Behörde. Deshalb will die Stadt diese elektronischen Anlauf- und Schnittstellen möglichst komfortabel gestalten.

Das München Portal der Zukunft wird Visitenkarte und zentrale Anlaufstelle. Hier sind alle Online-Services der Stadt zu jeder Zeit, einfach und an einer Stelle gebündelt erreichbar. Menschen mit Behinderungen oder eingeschränkter Mobilität werden besonders davon profitieren, dass immer seltener ein Besuch vor Ort erforderlich ist.

Die Priorität liegt zunächst auf den gesetzlichen Anforderungen an die Stadtverwaltung. Doch auch neue Angebote für die Stadtgesellschaft werden hinzukommen. Digitale IDs ermöglichen hier eine übergreifende rechtssichere Identifizierung.

Digitale Stadtverwaltung: Gute Performance vor und hinter den Kulissen

Die Umsetzung der Online-Dienste der Münchner Stadtverwaltung erfolgt in Abstimmung mit den Arbeiten auf Bundes- und Landesebene sowie in enger Kooperation mit anderen Kommunen. In den Referaten und Eigenbetrieben der Stadt wird an vielen Stellen an den künftigen digitalen Strukturen, Abläufen und Ablagen gefeilt. Die analoge Aktenbearbeitung wird stadtweit durch E-Akten abgelöst. Damit verbunden ist die Chance zur effizienten Neugestaltung und Verbesserung vieler Geschäftsprozesse.

Die Kommunikation an den Schnittstellen der Verwaltung nach außen soll einfach und einheitlich sein. Ein Input-Management wird für die Digitalisierung eingehender Dokumente sorgen und sie möglichst automatisiert dem zuständigen Fachbereich sowie der jeweiligen E-Akte zuordnen.

Über ein Output-Management wird das Ergebnis in das je nach Anliegen und Kundenanforderung erforderliche Format gebracht und übermittelt. Zudem ermöglicht es die rechtskonforme elektronische Zustellung von Bescheiden der Stadtverwaltung und beschleunigt den Aktenaustausch mit anderen Behörden.

Unser Video fasst die Inhalte des Kernbereichs Stadtverwaltung nochmals zusammen:

Kommunikation und Kulturwandel

Digitalisierung kann bei den Beschäftigten Ängste und Widerstände schüren. Um das zu verhindern, soll eine Digitale Charta wesentliche Rahmenbedingungen für den Kulturwandel der Stadtverwaltung beschreiben. Ein besonderes Augenmerk liegt auf einer guten Befähigung der Beschäftigten zur Nutzung der neuen digitalen Lösungen.

Systematisches Veränderungsmanagement orchestriert den nötigen Mix an Information, Kommunikation und Einbindung sowie Vermittlung der angestrebten Arbeits- und Führungskultur. Das alles dient dem Ziel, Zufriedenheit, Motivation und Engagement zu stärken.

Kommunikationsstrategien fördern eine einheitliche und doch zielgruppenorientierte Information und Kommunikation innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung. Extern informiert das Digital-Portal muenchen.digital laufend über digitale Themen, lädt zu Feedback und Austausch ein. Abonnieren Sie hier gerne unseren Newsletter, um auf dem Laufenden zu bleiben.

IT-Services und Infrastrukturen für die moderne Stadtverwaltung

Eine gut aufgestellte IT hilft der Stadtverwaltung, Ziele wie mehr Effizienz und schnellere Services zu erreichen. So kann ein interner Daten-Broker vorhandene Personendaten bei entsprechender Freigabe für aktuelle Anliegen verfügbar machen. Bürgerinnen und Bürger müssen ihre Daten dann nicht immer wieder neu eingeben.

Generell unterstützt eine moderne Infrastruktur mit mobilen IT-Arbeitsplätzen und Arbeitsräumen einschließlich Video-Conferencing die Arbeit der Beschäftigten und erhöht die Zufriedenheit. Auch das ist wichtig, um motivierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Mehr Informationen und Links

Mehr über die gesamte Digitalisierungsstrategie Münchens sowie alle Handlungsfelder und Maßnahmen im Kernbereich Stadtverwaltung finden Sie hier im Digitalisierungsradar.

Kommentare(2)

  1. Sehr geehrte Damen und Herren,
    würden Sie sich auch des Bildungsbereichs (RBS, LHM-S, ….) annehmen, damit dort Performance einkehrt.
    Beste Grüße
    M. Fröhlich

    Antworten
    • Hallo Herr Fröhlich,

      das Referat für Bildung und Sport verantwortet die IT in eigener Zuständigkeit. Das IT-Referat unterstützt aber, wo es möglich ist.

      Beste Grüße, Stefan Döring

      Antworten

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