14. Februar 2020

Erfolgreiche Digitalisierung klappt nur mit guter Kommunikation


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Tobias Stephan
Tobias Stephan
Digitale Verwaltung und analoge Kommunikation – das wird nicht funktionieren. Um die Digitalisierung erfolgreich in der Stadtverwaltung vorantreiben zu können, muss sich auch die (interne) Kommunikation grundlegend ändern. In der Praxis geht hier schon einiges voran.

Kommunikation als zentraler Grundsatz

In den Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit der Landeshauptstadt München (PDF) ist ein ganzes Kapitel (von sechs) der Kommunikation gewidmet. Der Titel: „Für uns ist Kommunikation mehr als nur drüber reden“.

Dies dokumentiert den hohen Stellenwert der Kommunikation für erfolgreiches und konfliktarmes Zusammenarbeiten. Er macht klar, dass gute Kommunikation der Schlüssel für gelingendes Change-Management und einen nachhaltigen Kulturwandel in der Stadtverwaltung ist. Werfen Sie gerne dazu ein Blick auf unser Video zu den Grundsätzen:

Beschäftigte fit machen für gute Kommunikation

Ein zentrales Anliegen ist das „Enabling“ von Beschäftigten durch unterschiedlichste Maßnahmen und Tools. Im Personal- und Organisationsreferat (POR), der zentralen HR-Abteilung der Stadtverwaltung, hat beispielsweise eine Arbeitsgruppe bereits im Oktober 2017 einen Leitfaden zur Kommunikation erstellt, den „Kommpass – Kommunikation im POR“. Von Basiswissen bis hin zu Fehlerkultur und Konfliktmanagement wurde in sechs Kapiteln das Rüstzeug für eine erfolgreiche Kommunikation aufbereitet. Der Kompass wurde über das städtische Intranet sowie Führungskräfte-Newsletter mittlerweile auch stadtweit zu einem gefragten Hilfsmittel in Sachen Kommunikation.

Das POR bietet zum Thema Kommunikation auch gezielt Fortbildungen an. Für Führungskräfte gibt es Fortbildungen wie „Feedbacktraining für Führungskräfte – Selbst- und Fremdwahrnehmung“, „Wer fragt führt! – Professionelle Fragetechnik für Führungskräfte“ sowie „Herausfordernde Kommunikationssituationen analysieren und lösen“. Und für alle Beschäftigten gibt es zum Beispiel die Fortbildungen „Gewaltfreie Kommunikation“, „Körpersprache und Stimme“ und “ Rhetorik – wirkungsvoll reden und überzeugen“. Mit dem Kurzformat „Führen in Zeiten der Digitalisierung“ bieten wir zudem übers Jahr verteilt immer wieder spannende Themenveranstaltungen an. Effektive Kommunikation spielt hier stets eine zentrale Rolle.

WilMA „rocks“

Unser städtisches Intranet WiLMA ist DAS zentrale Informations- und Kommunikationsmedium in der Stadt. Als modernes Social Intranet mit mittlerweile über 1.600 Arbeitsräumen zeigt das System, wie praktisch und abteilungsübergreifend man auf diesem Wege zusammenarbeiten kann.

Die Themenmeldung und -planung sowie Protokollierung der Führungskreis-Jour fixe im POR wickeln wir zum Beispiel mittlerweile komplett über WiLMA ab. Mit der Kommentar- und Like-Funktion können unsere Beschäftigten direkt und auch unter Umgehung der Hierarchie ihre Meinung zu Themen äußern.

WiLMA Auswertung zur Nutzungshäufigkeit

Personalreferent Dr. Alexander Dietrich betont:

Ich halte dieses unmittelbare und schnelle Feedback für enorm hilfreich. Die Erfahrung zeigt zudem, dass sich manche Diskussionen auch wunderbar selbst regulieren.

​Es wird eben nicht nur gemeckert! Es melden sich auch die Beschäftigten zu Wort, die etwas gut finden und die gegenüber Veränderungen positiv eingestellt sind. Mit der vom IT-Referat forcierten Digitalisierung und der mobilen Offensive wollen wir es perspektivisch allen Beschäftigten ermöglichen, WiLMA auf einem mobilen Endgerät zu nutzen. So haben künftig auch die Kolleginnen und Kollegen ohne festen Büroarbeitsplatz die Chance, auf die Informationen in gleicher Weise zuzugreifen.

Ein Bild vor Augen

Manchmal sind es aber auch die kleinen Dinge, die viel bewegen und ausmachen. In WiLMA kann man ein Foto von sich im Profil hinterlegen. Bei mittlerweile 40.000 Beaschäftigten in 13 Referaten ist es schlicht nicht möglich, jeden und jede zu kennen. Umso schöner ist es, „ein Bild vor Augen“ zu haben, wenn man (erstmals) Kontakt aufnimmt. Im echten Leben kommunizieren wir doch auch lieber mit Menschen, denen wir ins Gesicht schauen können. Wir haben daher unsere Beschäftigten gebeten, ein Profilbild von sich hochzuladen und dadurch die Kommunikation miteinander in der Stadtverwaltung ein Stück weit persönlicher zu machen.

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Mit Profilbild wird WiLMA gleich viel persönlicher
Fazit: Um die Digitalisierung zu einer Erfolgsstory zu machen, brauchen wir gute, wertschätzende und transparente Kommunikation. Dazu gehören natürlich auch neue Kanäle und Formate, aber ohne die „Basics“ geht es nicht.

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