Die Kooperationsplattform als Informationsbasis
Für die ehrenamtlichen Stadtviertel-Politikerinnen und -Politiker der Bezirksausschüsse (BA) ist die Menge der Unterlagen eine echte Herausforderung: Die Papiere für die monatlichen Sitzungen umfassen jedes Mal etwa einen Aktenordner – wenn man alles ausdruckt. Letzteres geschieht heutzutage allerdings kaum noch. Denn die Stadtteilgremien organisieren sich überwiegend digital über die Basiskomponente Kooperationsplattform.
Gesammelt werden die Unterlagen in insgesamt fünf BA-Geschäftsstellen. Vor Einführung der Kooperationsplattform gaben diese jeweils einen vollständigen Satz an die Vorsitzenden und jeweils einen an die Fraktionen. Die mussten sich dann untereinander koordinieren. Die Kooperationsplattform verbesserte diese Informationsbereitstellung erheblich. Denn im Arbeitsraum haben alle Nutzerinnen und Nutzer zeitgleich Zugriff auf die Dokumente.
Die fünf größten Vorteile der Kooperationsplattform zeigt unser Video:
Information, Betreuung und Schulung für die Neuen
Die Nutzung der Kooperationsplattform ist freiwillig. Schließlich sind die Stärken und Erfahrungen der BA-Mitglieder sehr vielfältig. Wer möchte, wird weiterhin mit Papier versorgt. Michael Schlachter, Leiter der Abteilung für Bezirksausschuss-Angelegenheiten:
Die Resonanz bei der Einführung der Kooperationsplattform in 2015 reichte von großer Begeisterung bis hin zu Ablehnung. Aber letztendlich entschieden sich gut 75 Prozent der Mitglieder für die digitale Lösung bei komplettem Verzicht auf Papier.
BA-Mitglieder, die keine oder wenig IT-Erfahrung haben, aber mitmachen wollen, bekommen so viel Unterstützung, wie sie brauchen. Das E-Government-Team, verantwortlich für die Technik im Hintergrund, stellt Einführungsvideos für die Kooperationsplattform, weitere Tutorials und ein Handbuch zur Verfügung. Der 2019 eingestellte IT-Koordinator für die Digitalisierung der Bezirksausschüsse organisiert Einführungsschulungen für alle Interessierten – bei Bedarf auch persönliche Einweisungen. Zudem unterstützt er bei technischen Fragen bis hin zu individuellen PC-Problemen.
Erfahrungen eines BA-Mitglieds mit der Kooperationsplattform
Sebastian Kriesel, Bezirksausschuss 22 Aubing-Lochhausen-Langwied, kennt die Stadtviertelarbeit aus allen Perspektiven, auch ohne Kooperationsplattform: Als normales Mitglied musste er sich mangels Unterlagen auf die Zusammenfassungen anderer verlassen. Als CSU-Fraktionssprecher warf er oft persönlich Unterlagen in die Briefkästen der Unterausschuss-Vorsitzenden. Und als BA-Vorsitzender setzte er sich energisch für eine digitale Lösung ein und half im Pilotprojekt bei der Umsetzung der Kooperationsplattform.
Sebastian Kriesel (Foto privat)
Im Bezirksausschuss Aubing-Lochhausen-Langwied arbeiteten 2015 nach einem Monat Übergangszeit alle auf der Kooperationsplattform. Auch die älteren Mitglieder kamen laut Sebastian Kriesel gut zurecht. Er selbst ist bis heute froh, dass er den Papierwust los hat. Und die Dokumente jetzt gut auffindbar in den Fächern des virtuellen Arbeitsraums lagern, statt im eigenen Regal.
Zudem sieht er einen entscheidenden Vorteil für die Qualität der Stadtteil-Arbeit:
Ich erlebe die Beratungen heute oft fundierter als früher. Die Mitglieder informieren sich vorab über die Themen, die für sie oder ihre Nachbarschaft interessant sind. Über die Protokolle der Unterausschüsse erfahren sie, was dort bereits diskutiert wurde. Bei Fragen aus der Bürgerschaft ist die digitale Ablage der Kooperationsplattform oft die einzige Chance, schnell die relevanten Unterlagen zu finden.
Nun hofft er, dass auch die neuen Mitglieder mitziehen und empfiehlt dies allen Kolleginnen und Kollegen – auch in anderen Stadtteilen. Für Interessenten, die Bedenken haben, ob sie mit der IT zurechtkommen, hat er neben dem Hinweis auf die Unterstützungsangebote zwei Tipps:
- Keine Angst – an dieser Plattform kann man nichts kaputtmachen.
- Keine Scheu – im Zweifelsfall einfach die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen fragen.
Die Chancen stehen gut für die Kooperationsplattform: Das Interesse der Neuen ist bisher sehr groß. Zum Redaktionsschluss für diesen Beitrag hatte noch niemand nach Papier verlangt.
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