19. Juli 2019

Messenger im Verwaltungs-Einsatz


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autor:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner

Messengerdienste auf dem Smartphone – das gehört heute für Viele zum Alltag. 1,5 Milliarden monatliche Nutzerinnen und Nutzer hatte allein Whatsapp weltweit in 2018. Für den Behördeneinsatz ist der mangelnde Datenschutz bei den meisten Anbietern Grund für eine Ablehnung. Aber auf die nützliche Funktionalität deshalb verzichten? In München stattet nun das Kreisverwaltungsreferat (KVR) immer mehr Beschäftigte im Außendienst mit dem datenschutzkonformen ginlo-Messenger aus.

Gruppen-Chats für die Verkehrsüberwachung

Wenn alles nach Plan geht, wird im dritten Quartal 2019 der gesamte Außendienst der kommunalen Verkehrsüberwachung Smartphone-Messenger nutzen. Ausgefeilte Einsatzszenarien zu entwickeln, hat man sich bewusst gespart. Unser Use Case heißt Messenger. Alles andere wird sich agil entwickeln.

 

(Kurt Peichl, Leiter der dezentralen IT im KVR)

Die Vorfreude ist laut Hartmut Hilbich, Leiter der Verkehrsüberwachung, bereits groß:

  • Schnelle Information über ad hoc anberaumte Straßensperren oder Gefahrenlagen.
  • Verstärkung anfordern, wenn im eigenen Zuständigkeitsbereich besonders viele Kraftfahrzeuge Rad- und Gehwege als Parkplatz missbrauchen.
  • Als Teamleitung den Einsatz wegen drohendem Unwetter frühzeitig abbrechen.

Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für Innen- und Außendienst, die Hartmut Hilbich spontan einfallen.

Smartphone als Teil der Ausrüstung

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Smartphone-Einsatz bei der Verkehrsüberwachung (Foto: KVR)

Für die 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verkehrsüberwachung im Außendienst bedeutet das Smartphone eine deutliche Modernisierung ihrer Ausrüstung.

Als erstes fiel das klassische Handy weg. Stattdessen wurden die Kolleginnen und Kollegen mit Einführung des digitalen Handy-Parkens mit Smartphones ausgestattet. Noch im Einsatz ist das alte Handgerät, um Verwarnungen zu dokumentieren und die Bußgeldbescheide für die Windschutzscheibe auszudrucken. Doch auch dessen Tage sind gezählt. Denn die künftige Erfassung der Verstöße wird eine App übernehmen. Diese sendet dann die Daten über Bluetooth an einen mobilen Drucker mit deutlich weniger Gewicht.

 

Mit den Geräten ändern sich Arbeitsprozesse. So werden in Zukunft zumindest in potenziell strittigen Fällen Fotos für Klarheit sorgen. Auch der Datentransfer an den Innendienst wird einfacher: Bisher war dafür am Ende der Schicht eine händische Aktion im Dienstgebäude notwendig. Zukünftig werden alle Daten mobil überspielt.

Das Smartphone als täglicher Begleiter im Kommunalen Außendienst

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Streife des KAD (Foto: KVR)

Bereits gute Erfahrungen mit einem Smartphone-Messenger hat eine andere Abteilung des KVR gemacht: Im Umkreis um den Hauptbahnhof ist seit Juli 2018 der Kommunale Außendienst (KAD) im Aufbau. Momentan arbeiten dort rund 60 Beschäftigte, 100 sollen es insgesamt werden. Erkennbar sind sie durch ihre blauen Uniformen. Sie zeigen Präsenz und verstehen sich als Ansprechpersonen für Bürgerinnen und Bürger. Bei erkennbaren Ordnungswidrigkeiten nehmen sie Anzeigen auf. Bei fortgesetzten Störungen verhängen sie Platzverweise.

Die Teams kommunizierten von Anfang an über Messengerdienste auf dem Smartphone. So erfahren die Kolleginnen und Kollegen bei einer Kontrolle eines Info-Standes sofort, ob eine Genehmigung vorlag. Die schnelle und eindeutige schriftliche Kommunikation ist hier ein Plus. Besonders wichtig ist diese Eindeutigkeit bei Platzverweisen. Günter Huber, Leiter des KAD, betont:

„Die schriftliche Kommunikation ist wegen ihrer Klarheit ausgesprochen hilfreich. Da es dabei auch um Namen und andere personenbezogene Daten geht, ist ein hohes Maß an Informationssicherheit natürlich unverzichtbar.“

Software aus Deutschland

Den benötigten Datenschutz liefert der ginlo Business Messenger (zuvor SIMSme Business). Dieser Messenger wurde ursprünglich von der Deutschen Post entwickelt. Im März 2019 übernahm die Münchner Brabbler AG das Tool. Dieses Unternehmen hatte zuvor eine DSGVO-konforme Kommunikationsplattform entwickelt, die ausschließlich über zertifizierte, deutsche Rechenzentren läuft.

Der Dienst ist für Behörden kostenpflichtig, bringt aber dafür, so Kurt Peichl, den vollen gesetzlichen Datenschutz. Zudem passe die Funktionalität: Man kann den Messenger auf bis zu 10 Geräten gleichzeitig installieren. Wie Kurt Peichl erklärt, ist ein weiterer Vorteil für das KVR:

„Unsere IT kann neue Accounts schnell anlegen, unterschiedlichen Gruppen zuordnen und auch schnell wieder löschen. Das ist auch bei Wahlen besonders hilfreich. Denn da gilt es die vielen freiwilligen Helferinnen und Helfer in die Kommunikation einzubinden. Diese brauchen dann nur die kostenlose Privatversion der App auf ihren Smartphones installieren.

Tatsächlich setzte das KVR den Messenger erstmals erfolgreich bei der Landtagswahl 2018 ein. Auch 2019 trug er mit zwei Informationskanälen, zehn Chat-Gruppe und über 600 Nachrichten zum reibungslosen Ablauf der Europawahl bei.

 

 

Wie geht es weiter?

Eine Strategie für den stadtweiten Einsatz der Messenger gibt es derzeit nicht. Zu unterschiedlich sind Anforderungen, Konzepte und Systeme in den Referaten und Eigenbetrieben. Und auch die Angebote auf dem Markt unterscheiden sich in Funktionalität und Kosten erheblich. Doch die Erfahrungen im KVR tragen dazu bei, dass auch dieses Thema seinen Platz in der Digitalisierungsstrategie findet.

Kommentare(2)

  1. JA, eine gute Gelegenheit, hier einen weiteren Vorschlag einzureichen.
    Habe heute im KVR meine Pässen verlängern lassen.
    Überrascht war ich allerdings, dass ich nun keine Benachrichtigung mehr erhalte, wenn sie fertig sind.
    Ich muss nun auf einer „ominösen, städtischen Internetseite“ in 4-5 Wochen nachsehen, wann er fertig ist.
    Warum kann man nicht eine Nachricht über einen Messengerdienst erhalten, dass die Pässen abgeholt werden können?
    „… für die Bürger*Innen, die eine Mailadresse/Mobilfunknummer (per Mail, SMS oder Messenger) angegeben haben….?“
    DAS wäre doch mal ein guter digitaler Service im KVR.
    Genau so gut, wie das „Bürger-Stadtteil-Parkticket“, auf das man jährlich per Mail hingewiesen wird.
    „…. packt´s an…..“
    Mit bestem Gruß
    Günter Wolf

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