Seitdem hat das Vorhaben MobKom mehr Flexibilität für die Erledigung der dienstlichen Aufgaben geschaffen. Dabei baute es auf Grundlagen auf, die bereits das Projekt Re-Design der Netz- und IT-Sicherheitsinfrastruktur geschaffen hatte.
Hardware als Basis für mobiles Arbeiten
Mobiles Arbeiten
Inzwischen ist vieles erreicht:
- Zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt erreichen “von außen” das dienstliche Mailprogramm, den Kalender, das Intranet und greifen auf Dateien aus den zentralen Fileservices zu.
- Viele haben über speziell abgesicherte Notebooks den vollen externen Zugriff auf all ihre Programme und Daten.
- In Besprechungsräumen bietet ein sicheres WLAN mobilen internen Netzzugang.
Allerdings ist die Bereitstellung der Endgeräte für die Nutzerinnen und Nutzer noch längst nicht abgeschlossen. Die Hardware für externe Zugriffe und mobiles Arbeiten wird nach und nach ausgerollt. MobKom stellt den Referaten und Eigenbetrieben der Stadt ein finanzielles Kontingent für die Erstausstattung ihrer Mitarbeitenden bereit. Viele hatten 2018 den ihnen zustehenden Anteil bereits voll ausgeschöpft und haben auch Bedarf darüber hinaus. Andere sind auf dem Weg dahin.
Hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten
Gabi Hackenbuchner ist Mitglied der Arbeitsgruppe „mobiles Arbeiten“ im Gesamtpersonalrat. Ihre Erfahrung zur Einstellung ihrer Kolleginnen und Kollegen zum mobilen Arbeiten: Natürlich ist dieses Thema umso relevanter, je mehr Arbeitszeit jemand am PC verbringt. Aber das Interesse ist grundsätzlich hoch:
Der Bedarf, Beruf und Privatleben zu vereinbaren, ohne das eine oder andere zu vernachlässigen, steigt. Unter anderem, weil viel mehr Berufstätige auch ernsthafte familiäre Verpflichtungen übernehmen.
Wichtig für die Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung ist für Gabi Hackenbuchner, alten Gewohnheiten etwas Neues entgegenzusetzen und Vertrauen zu schaffen. Viele alt hergebrachte Verhaltensweise müssen betrachtet werden: Kontrolle von Arbeitszeiten und die dahingehende Verantwortung der Führungskräfte müssen genauso überdacht werden, wie der Schutz der Beschäftigten vor Überarbeitung. In Bezug auf letzteres ist auch das aktuelle Urteil des Europäischen Gerichtshofes zur Zeiterfassung zu verstehen.
Deshalb verhandeln Gesamtpersonalrat und Personalreferat derzeit über eine neue Dienstvereinbarung „DV mobil“. „Die Gespräche verlaufen sehr konstruktiv“, sagt die Personalvertreterin.
Mobiles Arbeiten für bessere Work-Life-Balance und mehr Professionalität
Welche qualitative Wirkung die Möglichkeit des mobilen Arbeitens konkret entfalten kann, zeigen die Beispiele aus der Mitarbeiterschaft. So arbeiten viele Kolleginnen und Kollegen nicht nur im Büro, sondern haben mehrfach pro Woche externe Termine. Es geht um gute Ergebnisse und oft auch um viel Geld. Der volle externe Zugriff auf die Unterlagen bringt entscheidende Vorteile:
Auch wenn unerwartete Fragen und Themen in Terminen bei Partnern und Firmen aufkommen, habe ich jetzt schnell alle Informationen an der Hand. Das stärkt meine Position und damit die der Stadt München.
Mindestens genauso wertvoll ist die Möglichkeit des mobilen Arbeitens aus privaten Gründen. Der Kollege, der namentlich nicht genannt werden wollte, dazu:
Meine Partnerin kann aus gesundheitlichen Gründen an manchen Tagen nicht alleine sein. Jetzt muss ich in solchen Situationen nicht mehr Urlaub nehmen. Ich bin für sie da und kann trotzdem arbeiten. Das ist für mich eine enorme Erleichterung und kommt auch wieder meiner Arbeit zugute.
Smartphones und Tablets im Test
Der letzte noch ausstehende Schritt im Vorhaben MobKom ist die Bereitstellung und Nutzung von dienstlichen Smartphones und Tablets. Die Vorbereitungen hierzu laufen auf Hochtouren und es verläuft vielversprechend. Erwin Glas, verantwortlich für das Anforderungsmanagement bei MobKom:
Circa 500 städtische Beschäftigte testen derzeit im Rahmen eines Pilotbetriebs Android-Geräte und einige IOS-iPhones. Für die Zukunft sind mobile Apps vorgesehen, die bei der Erledigung der Verwaltungsaufgaben unterstützen, ebenso der Zugriff auf das Intranet und auf den zentralen Fileservice für die Arbeit mit den Dateien.
Davor sind aber erst noch einige Sicherheitsfragen zu lösen – ein Thema, das derzeit auch so manch anderes sicherheitsorientierte Unternehmen wie Banken und Versicherungen beschäftigt.
Mobiles Arbeiten als Folge und Beschleuniger der Digitalisierung
Neue technische Möglichkeiten ermöglichen das mobile Arbeiten für die Beschäftigten. Gleichzeitig aber kommt die damit verbundene Flexibilität den Kundinnen und Kunden der Stadtverwaltung zu Gute. Mit MobKom ist die Stadtverwaltung einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen.
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