8. April 2020

Mobilgeräte für die Verwaltung – gefragt wie nie


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner
Aufbau von Krisenstäben und Homeoffice für einen Großteil der Stadtverwaltung als Reaktion auf den Corona-Virus verlangen nicht nur zusätzliche IT-Infrastruktur. Vor allem werden auch mobile Endgeräte verstärkt nachgefragt. Sebastian Meusel, Leiter Mobile Services in der IT der Stadt München, gibt in der Serie #ITforMUC einen Einblick, wie es bei der Ausstattung mit Tablets und Smartphones gerade läuft.

Mobilgeräte für die mobile Koordination

Herr Meusel, wie hat sich die Corona-Krise bisher in Ihrem Bereich ausgewirkt?

Die Nachfrage nach Mobilgeräten ist schlagartig nach oben gegangen. Durch den aktuellen Modus „Homeoffice first“ ist der Bedarf an Smartphones und Tablets erheblich angestiegen. Vor allem Führungskräfte benötigen nun verstärkt Endgeräte, die ihnen mobiles Arbeiten im Homeoffice ermöglichen. Zum anderen gibt es einen großen zusätzlichen Bedarf an Mobilgeräten für die Kriseninfrastruktur.

Welche Anforderungen entstehen in Bezug auf die Kriseninfrastruktur? Was bedeutet das konkret?

Da gibt es beispielsweise den zentralen Krisenstab der Stadt und weitere für einzelne Themen in den Referaten. Die gesamte Stadtverwaltung muss derzeit Höchstleistungen bringen und in der Lage sein, schnell und flexibel zu reagieren.

Während solche Gremien in normalen Zeiten in einem gemeinsamen Raum konzentriert zusammenarbeiten, gilt derzeit auch und gerade für sie das Gebot von Abstand und Separierung. Das bedeutet, dass sich Arbeitsbereiche gegebenenfalls in kleinere Teams aufteilen. Sind dann auch hier Kolleginnen und Kollegen beispielsweise von einer Quarantäne betroffen, kann der Krisenstab dennoch weiterarbeiten.

Für die Kommunikation bedeutet das, dass mobile Lösungen und Endgeräte für ein funktionierendes social distancing benötigt werden, was den ansteigenden hohen Bedarf erklärt.

Gibt es auch einen höheren Bedarf an Mobilgeräten in den Fachbereichen?

Ja, in vielen Bereichen werden derzeit separierende Maßnahmen getroffen, im Homeoffice gearbeitet oder bestehende Routinen verändert. Da wird natürlich auch mehr über Mobilgeräte kommuniziert. Dazu sind weitere Beschäftigte im Außendienst mit aktuellen Informationen zu versorgen.

Können Sie eine Zahl für den zusätzlichen Bedarf an Mobilgeräten nennen?

Insgesamt haben wir seit Beginn der Krise ungefähr 1.000 Geräte zur Verfügung gestellt, vor allem Smartphones. Das sind etwa 80 Geräte pro Tag, die von uns eingerichtet, mit entsprechender stadtinterner Software versehen und ausgeliefert wurden.

An dieser Stelle ein dickes Dankeschön an den gesamten Servicebereich, ohne dessen uneingeschränktem Engagement das nicht möglich gewesen wäre!

Sebastian Meusel neben den derzeit sehr begehrten Smartphones, Quelle: IT-Referat München

Prio 1 für das Krisenmanagement

Kompliment auch von unserer Seite! Gab es in diesem Zusammenhang auch einer Veränderung der normalen Genehmigungs- und Bestellprozesse?

Klar musste und muss vieles sehr schnell gehen. Lange Wartezeiten würden in Anbetracht der Dringlichkeit auch nicht funktionieren. Wir sind da aber schon unter normalen Bedingungen effizient aufgestellt. Nur von dem Prinzip „First come first served“ weichen wir momentan ab. Alles was zur kritischen Infrastruktur gehört hat Prio 1.

Und wir bekommen sehr gute Unterstützung. Zum einen von IT-Kolleginnen und -Kollegen hier und in den Fachreferaten, die viel Expertise für einzelne Bereichen der Stadtverwaltung haben. Zum anderen priorisieren auch die anfordernden Bereiche selbst. Da herrscht momentan ein partnerschaftliches Miteinander. Jeder denkt mit. Wir alle haben das gemeinsame Ziel, München optimal bei der Krisenbewältigung zu unterstützen.

Keine Engpässe bei Mobilgeräten

Derzeit setzen auch viele andere Organisationen auf Homeoffice. Merken Sie das an der Verfügbarkeit der Geräte?

Wir haben da glücklicherweise keine großen Probleme. Im Zuge der mobilen Kommunikationsoffensive haben wir schon Ende 2019 mit erhöhtem Interesse an mobilen Geräten gerechnet und größere Mengen bestellt. Diese gute Ausstattung hilft uns aktuell sehr.

Als sich Ende Februar die Pandemie abzeichnete, haben wir uns zudem konkret darauf vorbereitet. Wir haben unsere eigene Mannschaft in Sub-Teams separiert und eine höhere Anzahl von Geräten bei den Lieferanten reserviert.

Also keine Engpässe?

Bei den hauptsächlich benötigten Smartphone: nein. Erwischt hat es uns nur bei den Tablets und den eigentlich unkritischen Kleinteilen. So ist bei den Schutzhüllen für Smartphones, die ja fast ausschließlich aus China kommen, die Lieferkette gerissen.

Neuer Service für internen Massenversand von SMS

Letzte Frage: Neben den Mobilgeräten, gab es weitere Herausforderungen?

Da würde ich die Ausstattung des Stabs für außergewöhnliche Ereignisse nennen. Das ist der oberste Krisenstab der Stadt. Für diesen galt es Anfang März praktisch über Nacht die Arbeitsfähigkeit herzustellen. Es gab die Bitte unseres Oberbürgermeisters Dieter Reiter, die Einrichtung des SAE-Stabes unbürokratisch und schnell zu unterstützen. Das ist wirklich nicht alltäglich.

Hier haben alle IT-Kolleginnen und Kollegen gemeinsam angepackt. Die einen haben das Bürgertelefon geschaltet, die anderen die Netzinfrastruktur aufgebaut. Wieder andere haben einsatzfähige Notebooks und Videokonferenzsysteme bereitgestellt und wir die Mobilgeräte wie Smartphones und Tablets. Das hat tatsächlich innerhalb von 24 Stunden geklappt.

Ein weiteres Erfolgserlebnis war die Implementierung eines Service zum Massenversand von SMS. So können die Referate ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst schnell gleichzeitig informieren. Zum anderen erfahren Beschäftigte im Homeoffice, die noch keine externe Anbindung haben, wenn es wichtige Neuigkeiten für sie gibt.

Herr Meusel, herzliche Dank für das Gespräch und weiterhin viel Erfolg!

Kommentare(5)

  1. Großartig, wie ihr uns Mitarbeitende unterstützt! Ein dickes Lob an unsere IT – endlich bekommt ihr die Anerkennung, die ihr verdient habt!

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  2. Das ist ein herausragendes Beispiel von vielen! Das Team hat seine ohnehin tolle Leistung selbst übertroffen. Ihr habt damit großen Anteil an unserem hervorragenden Bild, das wir zur Zeit in der LHM abgeben.
    Danke an euch alle!

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  3. Ein weiteres Mal konnte der Servicebereich Mobilfunk seine herausragenden Fähigkeiten unter Beweis stellen: Vorausdenken, Prozesse schnell an neue Situationen anpassen, Serviceorientierung, stabile Planung, gute Vernetzung mit anderen Bereichen und Firmen, unglaubliches Engagement von jeder/jedem einzelnen Mitarbeiter*in… Vielen Dank an Euch!

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  4. Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen vom RIT, auch von mir noch einmal ein ganz großes Lob und ein noch größeres Dankeschön! Das, was Ihr zur Zeit für uns Mitarbeitende leistet, ist wirklich großartig. Und kann gar nicht genug hervorgehoben werden.

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  5. Perfekt, wie großartig das funktioniert, bei den Kolleginnen und Kollegen im Bereich Mobilfunk. Gut, dass ihr schon so weit vorausgedacht habt.

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