Kulturwandel in Höchstgeschwindigkeit
Noch im Februar des letzten Jahres war der tägliche Gang oder die Fahrt ins Büro das Normalste der Welt. Die städtische IT hat dann während des ersten Lockdowns echte Kraftanstrengungen unternommen, um in kürzester Zeit für eine große Anzahl an Beschäftigten unterschiedliche Zugangswege in die städtischen Systeme zur Verfügung zu stellen. Dank des Einsatzes von Cisco Webex ist derzeit in der Landeshauptstadt München auch ein leistungsfähiges Videokonferenz-Tool verfügbar, das intensiv genutzt wird. Und das in einem Umfeld, das Videokonferenzen bis vor einem Jahr eigentlich nicht wirklich “auf dem Schirm” hatte. Nur so wurde ein vollwertiges Arbeiten auch von zu Hause aus problemlos möglich.
Dies wurde und wird auch von einem großen Teil unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Anspruch genommen. Jetzt, ein Jahr später, besteht für unsere Beschäftigten derzeit sogar grundsätzlich ein Homeoffice-Gebot per Dienstanweisung. Der Vollzug wurde seitdem ständig verbessert.
Klartext: Wie viele Beschäftigte arbeiten im Homeoffice?
Das städtische IT-Referat hat zwischenzeitlich per Hardware, Software und SMS mehr als 22.500 Token ausgegeben, über die von zu Hause Zugriff auf das städtische Netz möglich wird. Täglich melden sich ca. 15.000 Nutzerinnen und Nutzer per Fernzugriff an den städtischen Systemen an.
Von den Beschäftigten, die aufgrund ihrer Tätigkeit im Homeoffice arbeiten könnten, tun dies über 80 Prozent auch tatsächlich. 20 Prozent arbeiten sogar vollständig von zu Hause und 60 Prozent regelmäßig.
Könnten nicht noch mehr Beschäftigte ins Homeoffice wechseln?
Es gibt etliche Berufsfelder in einer Stadtverwaltung, bei denen Homeoffice aufgrund der Tätigkeit grundsätzlich nicht möglich ist. Beispielsweise beim Mülleinsammeldienst im Abfallwirtschaftsbetrieb, bei Wartungsteams der Stadtentwässerung oder bei den Erziehungsberufen. Bei der Landeshauptstadt München betrifft dies mehr als 50 Prozent ihrer knapp 39.000 Kernbeschäftigten.
Wer jetzt nachrechnet, stellt zu Recht die Frage: Warum sind es trotzdem nicht mehr Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice? Das liegt definitiv nicht an einer ablehnenden Haltung der Beschäftigten, sondern derzeit vor allem an den analogen Geschäftsprozessen, die noch stark auf Präsenz und Papierakten abstellen.
Ganz wichtig im Homeoffice: Kontakt halten mit dem Team (Quelle: AdobeStock)
Geschäftsprozessmanagement für mehr Homeoffice
Ein wesentlicher Aspekt der Digitalisierungsstrategie München ist daher das Geschäftsprozessmanagement. Ziel hierbei ist es, Geschäftsprozesse so zu digitalisieren, dass persönliche Vorsprachen überflüssig werden, weil alle Vorgänge beispielsweise über digitale Formulare und elektronische Aktenführung bearbeitet werden können. Und das geht dann natürlich völlig unproblematisch auch von zu Hause aus.
Gäbe es außerdem bereits flächendeckend die elektronische Akte bei der Stadt, dann könnte im klassischen Verwaltungs-Innendienst sicher zu 100 Prozent im Homeoffice gearbeitet werden.
Wie geht’s den Beschäftigten im Homeoffice?
Bei einer stadtweiten Umfrage im November letzten Jahres, bei der weit über 8.500 Beschäftigte teilgenommen hatten, haben 82 Prozent rückgemeldet, dass sie problemlos ins Homeoffice wechseln konnten. Ein sehr erfreulicher Wert, gerade auch was unsere IT-Ausstattung anbelangt und weil das vor allem Mitarbeitende waren, die tendenziell eher einen Büroarbeitsplatz haben.
Weitere Erkenntnis: Dreiviertel der Befragten könnten sich künftig vorstellen, regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten. Fast die Hälfte wäre sogar bereit, dafür auf einen eigenen Büroarbeitsplatz zu verzichten.
Fazit: Durch Corona ist München in der Art und Weise, wie wir heute arbeiten, bereits voll in „New Work“ angekommen. Und es kann sich heute niemand mehr vorstellen, dass das Rad jemals wieder zurückgedreht wird, was auch aktuelle Studien belegen.
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Zahlreiche Studien belegen, dass Homeoffice sehr produktiv ist und gleichzeitig bei der Work-Life-Balance hilft. Die Teams können mit minimalem Aufwand über Webex und Bildschirmfreigabe kommunizieren. Die Arbeit im Büro sollte nicht erzwungen werden.
Gibt es schon eine Aussage oder zumindest Aussicht, wie die Home Office Regelung nach Corona sein wird. Man hatte ja jetzt mittlerweile 1,5 Jahre Zeit eine Entscheidung dazu zu treffen. Dass irgendwann eine entsprechende Entscheidung getroffen werden muss ist ja sicherlich unstrittig und alle nötigen Informationen sollten nach der Umfrage ja nun vorliegen.
Ja, die gibt es. Aktuell ist im Personal- und Organisationsreferat eine Beschlussvorlage zur Weiterentwicklung der Home Office-Strategie in der finalen Abstimmung. Diese wird am 16. März 2022 im Verwaltungs- und Personalausschuss behandelt und dann entsprechend umgesetzt.
An der Stelle möchte in unsere Kollegen der IT Abteilungen loben. Es ist beeindruckend was unsere Kolleg*innen in der Kürze der Zeit auf die Beine gestellt haben. Aktuell nutze ich noch mein privates Notebook, da es seitens Hersteller Lieferschwierigkeiten gibt. Das ist für mich in Ordnung. Schade ist nur das ich dann ein 15 ” Notebook zur Verfügung gestellt bekomme. Ich finde 15″ nicht mehr zeitgemäß. Privat nutze ich ein 17 ” Notebook, und ich muß sagen das macht einen Unterschied. Besteht die Möglichkeit das unsere IT 17 ” Notebooks zur Verfügung stellen kann?
Traurig ist auch, dass für die Mitarbeiter*innen immer noch nicht genügend Diensthandys zur Verfügung gestellt werden und die Diensttelefone auf private Anschlüsse umgeleitet werden müssen. Ich selbst kann mich zwar glücklich schätzen noch vor Corona ein Handy für das Homeoffice bekommen zu haben, aber leider gibt es in der Kollegschaft immer noch Anträge die regelmäßig abgelehnt werden, weil die Kontingente ausgeschöpft sind. #Kopfschütteln
Stadtweit werden über 12.000 Notebooks für mobiles Arbeiten zur Verfügung gestellt. Aufgrund der limitierten Finanzmittel wurden den Referaten bestimmte Kontingente zugeteilt. Tatsächlich waren diese mit der Zunahme der Arbeit im Homeoffice nicht für alle ausreichend, so dass ein Teil der Mitarbeitenden mit der eigenen Hardware den Fernzugriff nutzt. Manche bevorzugen auch diesen Weg. Weitere Aufstockung ist geplant, momentan gibt es allerdings weltweite Lieferengpässe, weil viele Unternehmen zusätzliche Hardware in großer Zahl bestellt haben.
“Ein sehr erfreulicher Wert, gerade auch was unsere IT-Ausstattung anbelangt und weil das vor allem Mitarbeitende waren, die tendenziell eher einen Büroarbeitsplatz haben.”
Home Office ist nur möglich, weil Mitarbeiter/innen ihre privaten Geräte für das Home Office nutzen und nicht, weil die IT-Ausstattung gut ist. Neue Laptops für Mitarbeiter, die keine Ausstattung zu Hause haben, gibt es z.B. nicht.