Unter Multiprojektmanagement versteht man die Kunst, viele Projekte gleichzeitig zu meistern. Dafür muss man zunächst die richtigen auswählen, auf eine Zeitschiene setzen und priorisieren. Dann gilt es mit Termin-, Personal- und Budgetplanung Engpässe möglichst zu vermeiden. Das Heikle daran: Projekte sind nicht statisch, weder das gesamte Portfolio noch die einzelnen Vorhaben. Stetiger Anpassungsbedarf gehört zum Alltag – gerade in der Digitalisierung Münchens. Erfahren Sie, wie die IT der Stadtverwaltung diese Herausforderung meistert.
Stets mehr Ideen als Möglichkeiten
Multiprojektmanagement in der IT einer Verwaltung ist eher schwieriger als in der freien Wirtschaft. Denn zum einen sind gerade in Anbetracht ehrgeiziger Digitalisierungsziele sehr viele Anforderungen in Einklang zu bringen. Zum anderen sind neben wirtschaftlichen Kriterien auch gesetzliche Vorgaben wie das OZG aber auch politische Prioritäten zu berücksichtigen.
Durch die Gründung des IT-Referats wurde eine Problematik dahingehend entschärft: Früher waren IT-Projekte und Etats auf alle Referate verteilt, was die sinnvolle und gerechte Zuteilung von knappen Ressourcen erschwerte. Mit der Bündelung der IT-Themen in einem Referat lässt sich das große Ganze besser verstehen und mit Multiprojektmanagement steuern. Das ist umso wichtiger, da der Anteil referatsübergreifender IT-Projekte steigt. Schließlich gilt es im Zuge der Digitalisierung, Grenzen zu überwinden und Prozesse durchgängig zu gestalten.
Mit Multiprojektmanagement zu einheitlichem Vorgehen
Projekte sollen die strategischen Ziele einer Organisation unterstützen. Deshalb ist das Multiprojektmanagement im Bereich IT-Strategie, Steuerung und Controlling (strac) des IT-Referates München angesiedelt. Der Leiterin Dr. Daniela Rothenhöfer stehen dafür zwei Stabsstellen zur Seite:
Die Stabsstelle Multiprojektmanagement 1, geleitet von Ralf Gabriel, definiert stadtweite Leitplanken, Methoden und Werkzeuge für klassisches und agiles IT-Projektmanagement. Im letzten Jahr gehörte dazu die Auswahl eines professionellen Multiprojektmanagement-Tools, das nun im Zuge des internen Transformationsprojekts neoIT sukzessive ausgebaut wird. Die hier getroffenen Vorgaben gelten für alle Referate und Eigenbetriebe. Sie orientieren sich an den Standards der „International Project Management Association“, in Deutschland vertreten durch die Gesellschaft für Projektmanagement, und an der DIN-Norm 69909 Multiprojektmanagement.
Eine referatsübergreifende Arbeitsgruppe koordiniert zudem die Entwicklung agiler Methoden. Manche stadtweiten strategischen IT-Projekte werden vom fünfköpfigen Team der Stabsstelle auch direkt geleitet, derzeit beispielsweise die Umsetzung von Unicode oder zuvor das Projekt zur Umsetzung der DSGVO. Andere Projekte wiederum erhalten von den Kolleginnen und Kollegen Unterstützung in Projektmethoden und Controlling.
Portfoliomanagement – eine Umsetzungsdisziplin des Multiprojektmanagements
Inhaltlich verwandte Projekte, die auf die gleichen Fachkräfte angewiesen sind, verbindet man häufig zu sogenannten Projekt-Portfolios. Das Portfoliomanagement hat dann die Aufgabe der Synchronisation. Es stimmt die Planungen ab, stellt den Informationsfluss sicher und übernimmt übergreifende Aufgaben. Bei strac gibt es dafür die Stabsstelle 2 im Multiprojektmanagement, ein siebenköpfiges Team geleitet von Dr. Christoph Breitner. Die dort angesiedelten sogenannten Projektkoordinatorinnen und Projektkoordinatoren sind dabei in ausgewählten Referaten eingesetzt.
Die gesamtstädtischen IT-Portfolioplanung basiert auf breiter Beteiligung: Zunächst nennen die Abteilungen für IT-Anforderungen in den Referaten und Eigenbetrieben, strac und it@M jeweils ihre Projektwünsche und priorisieren diese. Das Multiprojektmanagement bei strac fasst diese Projekte nach vereinbarten Kriterien in einem Gesamtplan zusammen. Dabei werden sowohl die IT-Strategie als auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt. Den finalen Plan beschließt verwaltungsintern das sogenannte “RIT-Council”, dem alle leitenden IT-Führungskräfte im IT-Referat angehören. Weitere Stellen sind involviert. Die Entscheidung für das städtischen Budget und damit auch für den Gesamtplan liegt am Ende wieder bei der Politik.
Die Beschlussfassung des Stadtrates wird systematisch orchestriert über ein Regelwerk an Vorgaben, wann welche Beschlussvorlagen und Berichte dem Stadtrat zu liefern sind. Vor allem Ziele und potenzieller Nutzen sind klar und detailliert darzulegen.
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Obwohl man meine Meinung über Multiprojektmanagement deutlich mehr sagen kann als es hier der fall ist. Haben Sie auf andere Seite einem sehr schönen wie auch hilfreichen Beitrag geschrieben mit sehr viele interessante und nützliche Tipps. [gekürzt wegen Link]
Guten Tag Herr Sauter,
wir haben uns für das Tool Planisware Enterprise entschieden, ein marktführendes integriertes Tool für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement.
Das Tool wurde vor rund einem Jahr eingeführt und sukzessive werden weitere Module angepasst und eingesetzt. Wenn Sie mehr Informationen benötigen, kontaktieren Sie unser Team gerne unter it-multiprojektmanagement@muenchen.de
Beste Grüße
Ralf Gabriel
Guten Tag zusammen,
herzlichen Dank für den spannenden Bericht gut! Bei uns gibt es aktuell Überlegungen, ebenfalls ein solches Multiprojektmanagement in der IT in Kombination mit einem PMO zu etablieren. Spannend ist die Frage, mit welchem Tool Sie dies erfassen und entscheidungsreif aufbereiten?
Viele Grüße aus Ulm!
Andreas Sauter