In der Münchner Stadtverwaltung ist in den vergangenen Jahren an vielen Orten eine neue Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation entstanden. Die Büros hingegen sind noch weitgehend die alten geblieben. Doch hinter den Kulissen herrscht längst auch auf dieser Baustelle reger Betrieb. So wurden in den vergangenen Monaten zwei Areale im IT-Rathaus Moosach komplett umgebaut und zu einem Multispace neu gestaltet. Hier wird erprobt, was man eher mit Startup als mit Öffentlicher Verwaltung verbindet:
Multispace für aktivitätsbasiertes Arbeiten
New Work ist in der Münchner Stadtverwaltung längst kein Fremdwort mehr. Weniger Hierarchien, mehr Zusammenarbeit, Agilität, neue digitale Tools – an vielen Stellen ändert sich die Arbeitskultur rasant. Jetzt hat der städtische IT-Dienstleister it@M die Erprobung eines neues Raumkonzept gestartet, das diese Veränderungen unterstützt. Zudem soll es sich unkompliziert an die fortschreitende Digitalisierung anpassen lassen und zur Attraktivität der Landeshauptstadt als Arbeitgeberin beitragen.
Für Ziel und Gestaltung des Multispace steht der Begriff „aktivitätsbasiertes Arbeiten“. Man sucht sich seinen Platz danach aus, was man gerade tun möchte. Denn der Multispace bietet für vier grundlegende Aktivitäten optimierte Bereiche: Akustisch geschützte Ein- und Zwei-Personen-Zellen fördern die Konzentration am PC oder beim Telefonieren. Für Zusammenarbeit und Projektarbeit im Team sitzt man sich gegenüber. Kaffeeküchen und eine Lounge mit gemütlichen Sitzelementen fördern Kollaboration im kleineren Maßstab, Kommunikation und Regeneration.
Partizipation in der Konzeptentwicklung
Bei der Entwicklung der zukünftigen Arbeitswelten setzte die Stadt von vornherein auf breite Beteiligung. Die Federführung für die Arbeitsplatzgestaltung generell und dieses Multispace-Konzept im speziellen liegt beim Kommunalreferat. Die grundlegenden Leitlinien wurden in referatsübergreifenden Workshops entwickelt – selbstverständlich unter Mitwirkung die Personalvertretung. Der Fachdienst für Arbeitssicherheit und der betriebsärztliche Dienst achteten auf die einschlägigen Vorgaben in ihren Fachbereichen. Eine auf moderne Büro-Architektur spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt das Projekt und sorgte für weitere Impulse von außen durch Exkursionen zu erfolgreichen Beispielen in anderen Organisationen.
Für die ersten Erprobungen hat man das IT-Referat beziehungsweise dessen internen Dienstleister it@M gewählt. Mehr über die Zielsetzung und erste Einblicke in die Multispace-Bürowelt verrät das folgende Video:
Bewusst hat man für die Erprobung zwei Bereiche ausgewählt, die unterschiedlich digital unterwegs sind:
- Ein technikaffines Team, das mit seinem Zuständigkeitsbereich für Automatisierung innerhalb der Stadtverwaltung als Vorreiter für digitales Arbeiten gilt.
- Ein Team aus dem Einkauf, das eher das typische Arbeitsumfeld der Verwaltung abbildet.
Multispace und Corona
Als wegen Corona die Beschäftigten mit PC-Arbeitsplätzen ins Homeoffice zogen, war die Multispace-Erprobung erst mal ausgebremst. Doch inzwischen geht wieder einiges und das Multispace-Konzept erwies sich sogar als Vorteil für die zumindest zweitweise Rückkehr ins IT-Rathaus: Indem ein Teil der Arbeitsplätze in den Coworking-Flächen ungenutzt bleibt, lassen sich hier Hygieneregeln und Abstände besser einhalten als in klassischen Büros. Das ursprüngliche Konzept ließ sich gut an die aktuelle Corona-Situation anpassen.
So ist inzwischen Leben in die Multispace-Areale eingekehrt und wir sind schon gespannt auf die ersten Erfahrungen und Berichte der Pilot-Teams.
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