Was ist Inputmanagement?

Die Antwort darauf gibt das stadtweite Inputmanagement, das unter anderem eine auf künstlicher Intelligenz basierende Klassifikation, Extraktion und Weiterleitung der eingehenden Dokumente umfasst. Egal ob es sich um einen Brief, eine Mail, ein Fax oder einen Dateiupload handelt.

Ein Jahr Multispace

Im IT-Rathaus in Moosach wird seit Sommer 2021 in neuen Arbeitswelten gearbeitet. Zwei Teams von it@M zogen damals in die neu gestalteten flexiblen Multispace-Areale. Nach einem Jahr war es Zeit für ein erstes Fazit. Wie erleben die Teams die neuen Räume? Wie hat sich die Corona-Pandemie auf die Nutzung ausgewirkt? Das Projektteam hat die Erfahrungen der Pilotteams und speziell der Führungskräfte zusammengetragen.

Der passende Ort für jede Tätigkeit

Das aktivitätsbasierte Multispace-Konzept bietet für unterschiedliche Aktivitäten jeweils passende Raumsituationen an. Da gibt es akustisch geschützte Ein- und Zwei-Personen-Räume, inselförmig angeordnete Tische für Teamarbeit, kleinere Besprechungsräume für die Zusammenarbeit zu zweit oder dritt. Kaffeeküchen und eine Lounge mit gemütlichen Sitzelementen für Austausch, Begegnung, Kommunikation und Regeneration ergänzen das Angebot.

Und doch spiele Homeoffice nach wie vor eine große Rolle, berichtet das Projektteam unter der Leitung von Reiner Schuth. Die Entscheidung, ins Büro zu kommen, treffen die Kolleginnen und Kollegen aufgrund des vielfältigen Angebots nun viel bewusster – je nachdem, für welche Form der Zusammenarbeit das Umfeld sich eignen soll.

Stillarbeit

Stillarbeitsraum

Stehbesprechung

Stehbesprechungsraum

Rückzugsraum

Projektbereich

Projektraum

Coworking

Großraumbüro

Besprechung

Multispace Konferenzraum

Locker_schmal

Spinde

Lounge Sofa

Loungebereich

Kaffe Point

Kaffeeecke

Abgetrennter Schreibtisch mit einem Computer

Fokus

Fokusbereich

Zwei Pilot-Teams mit unterschiedlicher Ausrichtung

Auf zwei Pilotflächen im IT-Rathaus sammelt it@M seit dem Sommer vergangenen Jahres nun Erfahrungen mit dem Multispace-Konzept. Dabei hat das Projektteam bewusst Pilotteams mit zwei unterschiedlichen Arbeitsfeldern ausgewählt: Das erste arbeitete bereits sehr agil und projektorientiert. Zuständig für Automatisierung ist es technikaffin und gilt als Vorreiter für digitales Arbeiten innerhalb der Stadtverwaltung. Das zweite Team aus dem Vergabebereich bildet eher das typische Arbeitsumfeld der Verwaltung ab.

Beide Pilotflächen sind in ihrem Aufbau sehr ähnlich. So war es zunächst interessant, wie die Teams sie im Alltag nutzen würden. Wie würde sich die neue Umgebung auf ihr Verhältnis zu neuen Arbeitskonzepten unter der Überschrift New Work auswirken?

Unterstützung für die „Eroberung“ der neuen Arbeitswelten fanden die Mitarbeitenden von it@M in zahlreichen Workshops und Events. Führungskräfte konnten spezielle Change- und Digital Leadership-Workshops besuchen.

Akzeptanz hoch bei unterschiedlichen Hintergründen

Durch die Homeoffice-Erfahrung in der Coronazeit war vielen der Wechsel zwischen externen und internen Arbeitsplätzen bereits vertraut. Dennoch war es längst nicht für jeden selbstverständlich, sich im „Desk Sharing“ je nach anstehender Aufgabe einen passenden Arbeitsplatz zu suchen. Oder Team-Ablagen zu nutzen und am Ende des Arbeitstages einen „Clean Desk“, also einen leeren und sauberen Schreibtisch, zu hinterlassen.

Hohe Motivation im agilen Team

Das agile Team zeigte von Anfang an großes Interesse an den neuen Räumen und erschloss sich insbesondere die Kollaborations-Inseln sehr schnell. Denn diese entsprachen dem Arbeitsmodus des Teams am besten. Aber auch die kleinen Besprechungsräume und Einzelräume wurden von vornherein einbezogen und bis heute gerne genutzt, um konzentriert zu arbeiten.
Als wesentlicher Erfolgsfaktor für die schnelle Eingewöhnung erwies sich die bereits vorhandene offene Teamkultur, geprägt von kommunikationsstarken Persönlichkeiten. So wurden tägliche Stand-up-Termine sowie gemeinsame Teamtage in Präsenz etabliert, um dem hohen Kommunikationsbedarf gerecht zu werden. Herausfordernd, so berichten die Führungskräfte, könne die neue Situation allerdings für die Integration neuer, insbesondere jüngerer Mitarbeitenden sein. Da ist aktives Aufeinander-Zugehen und Kommunizieren aller Beteiligter wichtig.

…und im „klassischen“ Team

Das „Verwaltungs-Team“ konnte sich zunächst weniger vorstellen, in den neuen Büroräumen zurechtzukommen. Seit vielen Jahren arbeiteten die Beschäftigten in 2-3er-Büros, das Arbeiten mit Papier und Ordnern war Teil des Alltags. Viele zu bearbeitende Themen unterliegen zudem der Vertraulichkeit.
Inzwischen gehören diese Sorgen und Bedenken der Vergangenheit an. Auch dieses Team hat sich in der neuen Umgebung organisiert. Ein großer Teil der vorherigen Dokumentation ist digitalisiert, es gibt sogar noch freie Archivflächen. Vertrauliche Gespräche finden in den Besprechern, den Telefonboxen oder im Homeoffice statt. Auch das Shared-Desk-Prinzip ist für die Mitarbeitenden inzwischen zur Selbstverständlichkeit geworden.

Vorbildfunktion für Führungskräfte, gemeinsam erarbeitete Regeln

Die Führungskräfte in den Pilotteams sahen sich besonders als Vorbild in Bezug auf das neue Arbeiten im Multispace. Selbst das Neue vorzuleben und die eigene Veränderungsbereitschaft erwiesen sich dabei als entscheidend – außerdem die Etablierung von partizipativ entwickelten Regeln für Kommunikation und Zusammenarbeit, hybrides Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice sowie gemeinsame Arbeitszeiten. In sogenannten „Spielregel-Workshops“ legten alle gemeinsam neue Werte und deren Umsetzung fest: zum Beispiel eine interne Zwei-Tages-Präsenz für den Teamzusammenhalt oder die Regel, dass die Kamera bei Online- und Hybrid-Meetings angeschaltet wird.
Das Wissen um solche Erfolgsfaktoren bildet nun eine gute Grundlage für die Teams, die im Laufe des Jahres 2023 ihre neuen Büroraumumgebungen in den Qubes sowie im IT-Rathaus beziehen werden.

Ein Jahr neues Arbeiten im Multispace – was haben wir gelernt?