Im Mai 2020 haben wir begonnen, über die Erstellung von Online-Services auf dem neuen Formularserver zu berichten. Doch noch nie war die Zeitgeschichte in diesem Projekt so präsent wie im vergangenen halben Jahr. Zu den Online-Services im ersten Halbjahr 2022 gehörten einerseits praktische Formulare fürs Oktoberfest, das nach einer zweijährigen Coronapause zur Freude vieler Wiesn-Fans wieder stattfindet. Anderseits ging es um Unterstützung für die Menschen aus der Ukraine, die den Horror von Krieg und Flucht unmittelbar erfahren haben. Wie wichtig die Formulare inzwischen für die Arbeit der Stadtverwaltung geworden sind, zeigen aktuelle Zahlen: 410.000 mal haben die Bürgerinnen und Bürger in 2022 bereits einen der Services genutzt, die über den Formularserver bereitgestellt werden. Davon fielen über zweihunderttausend auf Corona-Formulare.
Formulare für Geflüchtete aus der Ukraine – aus der Hand einer Ukrainerin
Seit zwei Jahren arbeitet im Formularteam mit Liudmyla S. auch eine ukrainische Formularprojektleiterin. Von den ersten Kontaktformularen für die Ausländerbehörde, über elektronische Anträge für Parkausweise – sie hat schon viele hilfreiche Online-Services für die Stadt München gebaut. Dass sie aber Formulare für Ukrainerinnen und Ukrainer designen würde, die vor einem Krieg in der Heimat nach München flüchten, das hätte sie sich wohl in ihren schlimmsten Albträumen nicht vorgestellt. Doch genau das ist passiert.
Als der Krieg und damit die Flucht begann, übernahm Liudmyla S. ohne zu zögern die Verantwortung für die Erstellung des Formulars, mit dem ihre Landsleute einen Aufenthaltstitel inklusive Arbeitserlaubnis beantragen können. Das Formular ermöglicht es zudem Fragen zu stellen, Unterlagen nachzureichen oder Änderungen mitzuteilen. Es wird in deutscher und englischer Sprache angeboten. Bei der Entwicklung verwendete das Team aus e-Government und Kreisverwaltungsreferat besonders viel Sorgfalt darauf, dass die Inhalte auch bei nur geringen Sprachkenntnissen gut verständlich sind. An kritischen Stellen sorgen Hilfstexte für die Klärung etwaiger Fragen.
Liudmyla S. engagierte sich persönlich dafür, dass die Entwicklung zügig voranging und der Link auf die Formulare in den einschlägigen Internetforen schnell die Runde machte. Sie wird auf diese Aufgabe immer mit besonderen Gefühlen zurückblicken:
In all dem Entsetzen über den Krieg war ich froh und auch ein wenig stolz, dass ich an dieser Stelle etwas Hilfreiches beitragen konnte.
Weitere neue Online-Services im ersten Halbjahr 2022
Die anderen neuen Online-Services im ersten Halbjahr 2022 gehörten dagegen eher zum normalen Münchner Alltag. So wurden weitere alte Formulare zwecks Standardisierung auf die neue Plattform umgezogen. In den letzten Monaten gehörten beispielsweise der Antrag auf kostenlose Schülerbeförderung oder das Formular für die Anzeige von Tierschutzvergehen zu dieser Kategorie.
Verbesserungen gibt es beispielsweise auch für den Autofahr-Nachwuchs: Nach diversen anderen Führerscheinthemen kann jetzt nämlich auch der Erstantrag für einen Führerschein online gestellt werden. Gute Nachrichten gibt es zudem für Lkw-Fahrerinnen und -Fahrer und ihre Speditionen: Ausnahmegenehmigungen für das Sonn- und Feiertagsfahrverbot oder das Ferienreisefahrverbot können nun auch über einen Online-Service beantragt werden.
Wenn jemand in eine neue Wohnung oder ein neues Haus einzieht, stehen Meldeverpflichtungen an, und zwar nicht nur für die eingezogenen Menschen. Denn auch wer auf der anderen Seite des Vertrages steht, muss das Mietverhältnis innerhalb von 14 Tagen bestätigen. Das können Eigentümerin und Eigentümer sein oder – bei Untermietverträgen – die Person mit dem Hauptmietvertrag, aber auch Beauftragte etwa von Hausverwaltungen. Vorausgesetzt, sie weisen sich elektronisch aus, können sie die Wohnungsgeberbestätigung, jetzt online an die Meldebehörde schicken.
Pünktlich zum Oktoberfest
Am 29. April 2022 verkündete Oberbürgermeister Dieter Reiter nach einem längeren Diskussionsprozess die Entscheidung, dass die 187. Wiesn vom 17. September bis 3. Oktober stattfinden soll. Hier wird die Organisation seit Juni auch durch einen Online-Service unterstützt: Wer für den Aufbau oder für Lieferungen eine Zufahrtserlaubnis für das Oktoberfest braucht, kann diese jetzt online beantragen. Laut Dr. Birgit Wenke, KVR, sorgt das auch hinter den Kulissen für Entlastung:
Dank der Integration des Formulars in das zugehörige Fachverfahren, werden die Antragsdaten medienbruchfrei übernommen. Damit entfällt für die Mitarbeitenden die manuelle Datenübernahme vor der eigentlichen Antragsbearbeitung.
Bereits über 400.000 Anträge und Anfragen im ersten Halbjahr
Wie wichtig die Formulare inzwischen für die Arbeit der Stadtverwaltung geworden sind, zeigen die aktuellen Zahlen der Plattform: 410.000 mal haben die Bürgerinnen und Bürger einen der Services genutzt. Und das sind nur die Online-Dienste, die über den Formularserver bereitgestellt werden.
Das bedeutet einen enormen Zuwachs, denn für das gesamte Jahr 2021 verzeichnet der Formularserver 290.000 Nutzungen. Etwas weniger erstaunlich wird diese Entwicklung, wenn man bedenkt, dass in den ersten Monaten 2022 Corona-Meldungen noch verpflichtend waren. Und auch diese liefen nun weitgehend online. So wurde allein das Formular zur Datenerfassung positiv getesteter Personen fast 123.000 mal verwendet und über 96.000 mal die Entlassung aus der Quarantäne.
Aber es gab eben auch viele neue Dienste und die meisten Nutzungszahlen gehen nach oben. Zu den beliebtesten Formularen mit steigender Tendenz gehören nach wie vor das Kontaktformular der Ausländerbehörde (über 42.000 mal verwendet im ersten Halbjahr 2022), das Feedbackformular zur Bewertung der Onlinedienste (über 25.000) und der Antrag auf einen Bewohnerparkausweis (18.000).
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