Alle sind im Stress
Gefühlt arbeitet derzeit ganz Bayern und die gesamte Nation von Zuhause. Während die einen vorher schon sagten, es sei möglich, wiesen andere darauf hin, dass Themen wie Sicherheit, Technik, Zusammenarbeit und einiges mehr der Realisierung von Homeoffice entgegen stehen.
Für viele Führungskräfte klingt das alles nach Kontrollverlust. Sie befürchten, dass ihre Beschäftigten Homeoffice mit Urlaub verwechseln.
Die Realität zeichnet ein anderes Bild. Da stehen überholte Erwartungshaltungen, mangelhafte Technologien und nackte Existenzängste auf Arbeitgeberseite gegen hohes Verantwortungsbewusstsein gegenüber dem Job, zu betreuende Kinder und den zu stemmenden Alltag bei den Beschäftigten. Alle sind im Stress.
Aber bei gelungener Umsetzung steigt einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung zufolge die Zufriedenheit und Produktivität im Homeoffice. Mit den richtigen Rahmenbedingungen geht diesem Arbeiten nämlich ein Vertrauensbeweis einher. Um diesen Rahmen umzusetzen bedarf es dann nicht viel.
Rahmenbedingungen für Homeoffice schaffen
Homeoffice bedeutet zugegebenermaßen für Geschäftsführende eine – kleinere – Investition in neue Hard- und Software. Gut investiertes Geld, das sich zügig durch Zufriedenheit und Produktivität amortisiert. Der neue Arbeitsplatz kann dann, abhängig von Security-Lösungen, auch gerne die Terrasse oder die Decke am Baggersee sein.
Damit ein zeitversetztes Arbeiten funktioniert, sind ebenfalls klare Dokumentationen, einheitliche Ablageorte und Benennungen der Dokumente notwendig.
Im Normalfall wäre zunächst eine Eingewöhnung wichtig. Diese entfällt aktuell und Homeoffice wird ein wenig zum Sprung ins kalte Wasser. Damit ist das Arbeitsmodell jedoch nicht per se zum Scheitern verurteilt. Die auch im Homeoffice wichtige Routine kann auch on-the-job geschaffen werden. Durch anfänglich häufigere Besprechungstermine, Deadlines und Berichterstattungen wird das Team zum Beispiel daran gewöhnt, auch am heimischen Schreibtisch den Arbeitstag und die Zusammenarbeit zu organisieren. Was steht an und welche Aufgaben übernimmt wer? Ein zunächst täglicher Team-Jour-Fixe hilft, sich zu synchronisieren.
Sobald sich das Arbeiten von zuhause eingespielt hat, finden Team-Meetings in niedrigerer Frequenz statt. Gemeinsam gilt es eine Antwort darauf zu finden, wann Updates in Anwesenheit aller Sinn machen. Hier müssen Führungskräfte beweisen, dass sie aufgaben- und ergebnisorientiert führen sowie Vertrauen haben, statt auf Anwesenheit zu setzen.
Entscheidend für den Erfolg im Homeoffice ist damit tatsächlich die Führung – auch wenn man sich nicht sieht. Die Erkenntnis ist nun wirklich nicht neu, dass sich CEOs und Führungskräfte nicht ununterbrochen in das Tagesgeschäft ihrer Teammitglieder einmischen sollen. Daran ändert der Umstieg auf Homeoffice gar nichts. Ob im Büro oder im Homeoffice – Vertrauen ist gefragt.
Trotz Vertrauen – Entgrenzung vorbeugen
Diese Grenzen sind zudem wichtig, um eine Entgrenzung von Arbeit zu vermeiden: Disziplin bedeutet auch, einen Schlussstrich zu ziehen und nicht durchzuarbeiten, nur weil es technisch möglich ist und der Laptop keinen Schlaf benötigt. Schlechtes Gewissen bedeutet Ballast. Beschäftigte, die sich ständig unter Druck setzen, weil diese oder jene Aufgabe noch nicht erledigt ist, erkranken früher oder später. Um so wichtiger ist das Vertrauen von Geschäftsführung und direkter Führungskraft.
Unsere Untersuchungen zeigen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nicht ständig überwacht werden, durch das entgegengebrachte Vertrauen produktiver werden. Aber auch das Gefühl vieler Führungskräfte, die Kontrolle zu verlieren, ist normal. Es ist – ob nun mit Homeoffice oder ohne – aber kein guter Führungsstil, wenn Vorgesetzte abends um 20.00 Uhr anrufen, um zu kontrollieren, ob die Aufgaben erledigt wurden. Hier hilft es ungemein, wenn die Geschäftsführung als Vorbild agiert und zum Beispiel auch für sich klare Grenzen setzt, was Erreichbarkeit, Freizeit und Arbeitsort angeht.
Fazit: Homeoffice jetzt umsetzen
Ja, die Umstellung auf Homeoffice kostet Kraft. Nicht umsonst haben es viele Geschäftsführende bislang vermieden. Aber die Sache auszusitzen, irgendwie zu umschiffen und zu hoffen, dass in ein paar Wochen alles wieder beim Alten ist, könnte sich als Milchmädchenrechnung erweisen. Warum also nicht die Gelegenheit nutzen und die Umstellung im Sinne von New Work wagen?
Es bleibt dabei: Die Arbeit hat Vorrang. Homeoffice gibt keine Narrenfreiheit. Jede und Jeder ist für den Erfolg mitverantwortlich. Wichtig ist also, Regeln festzulegen und einzuhalten – anfänglich gerne mit etwas mehr Struktur. Gleichzeitig müssen Arbeitszeiten für Absprachen im Team festgelegt und eingehalten werden – eine Koordination, die im Übrigen auch im Büroalltag schwer genug ist und daher nicht als Vorwand genommen werden darf, Homeoffice zu verteufeln!
Am Ende steht dann die gute Nachricht: Wenn die anfänglichen Schwierigkeiten überwunden sind, hat das Unternehmen schon viele Teile des mysteriösen neuen Arbeitens entzaubert: Dezentral, zeitlich flexibel und mit stärkerem Fokus auf die Bedürfnisse der Beschäftigten. Das Arbeitsmodell wird zu einem gewinnbringenden Selbstläufer für alle.
Das Credo lautet dann: Es reicht Arbeit rechtzeitig zu erledigen und nicht unmittelbar. Das kommt dann wiederum dem schönen Wetter und der Isar entgegen.
Über den Autor:
Fabian Schütze ist COO der TRESONUS GmbH und Co. KG. Das Münchner Start-up unterstützt seine Kunden unter anderem bei der Re-Organisation oder Re-Strukturierungen im Zuge der Digitalisierung oder der Umsetzung von Homeoffice.
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Wir arbeiten mit unserem allerdings kleinen Team, einschließlich Assistenz und Praktikant*in im Homeoffice mit sehr gutem Erfolg seit Mitte März. Ich kann das nur empfehlen, ebenso zumindest anfänglich ein tägliches Meeting online. Aber ohne Vertrauen funktioniert es nicht. Und auf Dauer sind die häuslichen Arbeitsplätze ergonomisch noch eine eigene Herausforderung – da fehlen meinem Eindruck auch noch die Konzepte und Rahmenbedingungen. Vermutlich ist eine stärkere Mischung von Büro- und Homeoffice, auf freiwilliger Basis der MItarbeitenden auf Dauer die Lösung.
Ich hoffe, dass die jetzt entstandenen Chancen, nicht zuletzt im Interesse der Steigerung der Attraktivität der Landeshauptstadt München als Arbeitgeberin, auch künftig wahrgenommen werden.