Wer sich für die Digitalisierung der Verwaltung interessiert, wird den folgenden Begriff in Zukunft häufiger hören: „Once Only“. Was hinter den zwei Worten steckt und warum die englische Wortwahl kein achtloses „Denglisch“ ist, erklären wir in diesem Beitrag in der Rubrik #ExplainIT.
Once Only als Leitprinzip
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) fordert, dass bis Ende 2022 insgesamt 575 Verwaltungsleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen auch digital angeboten werden. Zudem muss über Portale ein einfacher Zugriff auf diese Leistungen möglich sein. Die Stadt arbeitet mit Hochdruck an der Umsetzung, aber auch heute gibt es bereits über 200 Online-Service auf dem Online-Service-Portal München.
In diesem Zusammenhang wurde das Once-Only-Prinzip verankert. Das heißt: In Zukunft sollen die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ihre Daten jeweils nur einmal eingeben müssen. Werden die Daten später erneut benötigt, soll sie sich die Verwaltung aus dem System holen – Einverständnis der jeweiligen Person vorausgesetzt.
Beispiel Geburt und Elternschaft
Wer heute ein Kind bekommt, muss bei mehreren Behörden Anträge stellen – etwa auf eine Geburtsurkunde, Kindergeld, Elternzeit und -geld, Beratung und Unterstützung oder spezielle ausländerrechtliche Dokumente. Dabei sind immer wieder die gleichen Daten einzutragen: Namen der Eltern und des Kindes, Adresse, Geburtsort, Geburtsdatum, Bankdaten …
Nach der Umsetzung des Once-Only-Prinzip wäre das nur im ersten Formular nötig – in der Regel bei der standesamtlichen Meldung der Geburt. In allen weiteren Behördenangelegenheiten wären die mehrfach benötigten Daten bei vorliegendem Einverständnis der Eltern bereits vorausgefüllt. Ein echter Mehrwert für alle Beteiligten.
Once Only über Ebenen und Grenzen hinweg
Die verschiedenen Zuständigkeiten der Dienste sind auch der Grund, dass Verwaltungen auf Ebene der Kommunen, Länder und des Bundes gemeinsam an der Umsetzung von Once Only arbeiten. Die Ausgangssituation in Deutschland ist dahingehend schon wegen der föderalen Strukturen nicht einfach. Das hier geltende und weit akzeptierte Prinzip, Kompetenzen möglichst nah am Menschen anzusiedeln, bedeutet für die Umsetzung viel Abstimmungsbedarf. Zwar geht es bei vielen kommunalen Projekten derzeit erstmal um eine einheitliche lokale Datenhaltung und Bürger-IDs. Die Zusammenarbeit ist aber auch darüber hinaus erforderlich, wenn Once Only in möglichst vielen Verwaltungsprozessen seinen Nutzen entfalten soll.
Und nicht nur da. Auch auf internationaler Ebene, insbesondere innerhalb der EU, ist Once Only ein großes Thema. Wenn die grenzüberschreitende Mobilität im Leben und Arbeiten der Menschen steigt, muss auch die Verwaltung mitspielen. Dies ist im Übrigen der wesentliche Grund, dass sich einheitlich der englische Begriff etabliert hat.
Once Only bedeutet definitiv keine Zentralisierung der Verwaltung. Aber die Informationsarchitektur soll in Zukunft so aufgebaut sein, dass die vielen verteilten Systeme gut miteinander kommunizieren können. Auf dem Weg dahin sind gewichtige rechtliche, prozessuale und IT-technische Problemstellungen zu meistern. Denn aufgrund der historisch gewachsenen Strukturen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen gibt es in den Datenbanken der Verwaltungen bisher keine einheitlichen Merkmale, um Personen eindeutig zu identifizieren.
Hohe Anforderungen an den Datenschutz
Wenn es um ihre Daten geht, sieht die Gesellschaft im deutschsprachigen Raum den öffentlichen Stellen bekanntermaßen besonders kritisch auf die Finger. Ihre Privatsphäre ist ihnen enorm wichtig – zumindest in der Kommunikation mit Behörden. Das zeigen unter anderem Ergebnisse der Umfrage im E-Government Monitor 2019 zum Thema Once Only:
Auszug aus den Ergebnissen einer Umfrage zu den Anforderungen an Once Only. Quelle: eGovernment MONITOR 2019 (Hrsg. Initiative D21 e. V. / fortiss gGmbH.)
Tatsächlich gehören die datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Verwaltung in Deutschland zu den strengsten der Welt. Das Innenministerium hat nun die Federführung für die Herausforderung übernommen, den Schutz der Privatsphäre und mehr Komfort durch die bundesweite Umsetzung des Once-Only-Prinzips zusammenzubringen. In dem dazu gestarteten Projekt „Registermodernisierung“ ist mit Dr. Rudolf Hauber, Kreisverwaltungsreferat, auch die Stadt München vertreten. Wir werden in Kürze darüber berichten.
Als wesentlicher Punkt für umfassende Datensicherheit gilt vollständige Transparenz, wo welche Daten gespeichert sind und was damit geschieht. Eine Studie der Bundesdruckerei und des iRights.Lab bringt diese Anforderung auf den Punkt:
Der Schlüssel für vertrauensvolle digitale, moderne Verwaltungsdienstleistungen liegt im Zusammenspiel von Datensicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Datensouveränität.
Once-Only-Konzepte, die in Bevölkerung und Wirtschaft Vertrauen genießen, sind eine riesige Chance, Kontakte mit der Verwaltung deutlich einfacher, komfortabler und auch internationaler zu gestalten. Der Optimismus, dass das in Deutschland gut gelingen wird, ist bereits heute groß.
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