Digitalisierung und Homeoffice führen immer häufiger zu einer Loslösung vom festen Büroarbeitsplatz. Auch Büroraumkonzepte mit freier Wahl von Ort und Arbeitsplatz werden zunehmend attraktiv. Aber wie können Interessierte dann wissen, welche Arbeitsplätze gerade wo zur Verfügung stehen? Diese Frage hatte das auf etliche Standorte verteilte Kreisverwaltungsreferat (KVR) beim städtischen Innovationswettbewerb 2021 als Challenge eingereicht. Die Sieger-Idee von Isarwatt wurde nun mit der WebApp klink erprobt.
Die Idee einer standortübergreifenden Nutzung von Büroarbeitsplätzen
Der technische Fortschritt hat die vorhandenen Arbeitsmöglichkeiten umfassend erweitert. Neben dem eigenen Büroarbeitsplatz und der Arbeit von zu Hause aus, besteht nun die Option mobil und ortsunabhängig zu arbeiten. So erfolgt die Wahl des Arbeitsplatzes zunehmend aktivitätsbasiert: Was ist die beste Lösung für die aktuell anstehenden Aufgaben?
Auch für die Stadtverwaltung gibt es Überlegungen für Flexibilität über das Homeoffice hinaus: Das Freigeben von verfügbaren Arbeitsplätzen an unterschiedlichen Standorten hätte eine umfangreiche Erweiterung der individuellen Möglichkeiten zur Folge. Fahrten vor oder nach einem Termin können vermieden, Wegezeiten eingespart werden. Verfügbare Büroflächen könnten effizienter genutzt werden.
Die folgende Abbildung illustriert ein typisches Beispiel für solches Optimierungspotenzial: Projektleiterin Milena fährt morgens von ihrer Wohnung in Obermenzing zu einem Termin im IT-Rathaus. Für ihre Aufgaben danach wünscht sie sich einen Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen und Drucker, wie jener in ihrem angestammten KVR-Büro in der Ruppertstraße. Doch sie sieht, dass sie das auch im nahegelegenen Büro des InnovationLabs am Georg-Brauchle-Ring bekommt und entscheidet sich dafür. Den Weg dorthin legt sie zu Fuß zurück, die eingesparte Fahrtstrecke beträgt ungefähr 17 Kilometer.
Potenzieller Use-Case – Vermeidung von unnötigen Wegstrecken, Quelle: Isarwatt eG
Eine etablierte Sharingplattform als Basis für die „WebApp klink“
Eine solch standortübergreifende Flexibilität setzt allerdings Transparenz hinsichtlich Verfügbarkeit und Ausstattung von Arbeitsplätzen voraus. Also ein Tool, dass die benötigten Informationen zur Verfügung stellt und eine unkomplizierte Buchung ermöglicht.
Prototypisch umgesetzt wurde das durch die Gewinnerin der Challenge FlexiblesArbeiten@LHM des Innovationswettbewerbs 2021 die Isarwatt eG. Deren Sharingplattform konnte als „WebApp klink“ für den standortübergreifenden Einsatz bei der Landeshauptstadt München (LHM) eingerichtet und erfolgreich im städtischen Umfeld erprobt werden.
In der Co-Creation-Phase mit der Stadtverwaltung wurden die für einen Piloteinsatz bei der LHM erforderlichen Anpassungen in enger Abstimmung konzipiert, umgesetzt und getestet. Dann war es so weit: Rund 70 Beschäftigte aus sieben Referaten testeten klink im Zuge einer 8-wöchigen Pilotphase. Neben dem KVR stellten fünf weitere Referate und das Munich Urban Colab Räume für die Erprobung zur Verfügung.
An die LHM angepasste Startseite der WebApp klink, Quelle: Isarwatt eG
Vielseitiger Nutzen durch die klink-Lösung
Die anschließende umfangreiche Evaluation bestätigte den angestrebten Nutzen. Die WebApp klink, basierend auf der gleichnamigen Sharingplattform, ist in der Lage, die nötige Transparenz für die standortübergreifende Buchung von Büroarbeitsplätzen herzustellen. Die Raumverantwortlichen an den Standorten, meist Beschäftigte im Facility Management, können dazu geteilte Räume und Arbeitsplätze einpflegen und mit Informationen zu Ausstattung, Lage und Zugang versehen. Es können Nutzungsgruppen definiert und berechtigte Personengruppen flexibel freigeschaltet werden.
Darüber hinaus wäre es möglich, das Raumangebot über die Plattform auch öffentlich zu teilen. Damit wäre es denkbar, einzelne Räume auch für verifizierte Personen aus der Stadtgesellschaft (zum Beispiel Vereine oder Jugendverbände) zugänglich zu machen.
So ergibt sich durch den Einsatz einer Lösung wie die der Isarwatt-Plattform und der WebApp klink einerseits die Chance Räume besser auszulasten. Andererseits kann so eine räumlich flexible Arbeitsweise der Beschäftigten samt kürzerer Arbeitswege unterstützt werden. Das Pilotprojekt und die gewonnenen Erkenntnisse bilden nun die Grundlage für weitere Überlegungen und Schritte hin zu einem nachhaltigen Einsatz einer Sharingplattform für städtische Arbeitsplätze.
Sie wollen mehr über das Thema erfahren? Am 4. November gibt es im Rahmen des Marktplatz digitaler Möglichkeiten einen öffentlichen Online-Workshop zu klink.
Ein Wettbewerb als Startschuss für die Zusammenarbeit
Das Projekt hat zudem gezeigt, wie digitaler Fortschritt und die Zusammenarbeit zwischen Stadtverwaltung und Startups beziehungsweise jungen innovativen Unternehmen gelingen kann. Ein Innovationsprojekt wie das der Isarwatt eG ist ein guter Rahmen, um neue Wege auszuprobieren und Hypothesen über Anwendungsfälle konkret zu verifizieren.
Der Innovationswettbewerb der Stadt München wird jährlich durchgeführt. Im Frühjahr 2023 ist die neue Ausschreibung vorgesehen. Alle Informationen rund um den Wettbewerb finden sich hier:
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Aus meiner Sicht bedeutet die Möglichkeit einer standortübergreifenden Nutzung von Büroarbeitsplätzen eine Verbesserung in vielfacher Hinsicht. Unabhängig von den genannten Vorteilen könnten beispielsweise auch Mitarbeiter*innen denen aufgrund ihrer privaten Raumsituation kein Homeoffice möglich ist, zeitweise einen langen Arbeitsweg quer durch München sparen, indem sie einen Arbeitsplatz in ihrer Nähe buchen und infolge auch die völlig überlastete Verkehrsinfrastruktur entlasten.
Um alle positiven Effekte möglich zu machen muss es der Landeshauptstadt München gelingen eine flächendeckende E-Akte einzuführen, Skeptiker*innen gut und umfassend zu informieren und schließlich denjenigen, die mit dieser Form des Arbeitens nichts anfangen können, weiterhin die Möglichkeit geben ihren festen Arbeitsplatz zu behalten.
Wenn es gelingt allen Mitarbeiter*innen eine für sie individuelle Arbeitsform anzubieten, mit der sie aufgrund einer guten Work-Life-Balance die bestmögliche Leistung erbringen können, ist das Ziel erreicht.