In der Serie #MyDigitalWork stellen wir Arbeitsweisen vor, mit denen Kolleginnen und Kollegen so manche Klippen des digitalen Arbeitsalltags umschiffen. Heute berichtet Elisabeth Wagner, externe Mitarbeiterin im Content Management, wie sie sich im Homeoffice durch anstrengende und langwierige Jobs manövriert. Pomodoro-Technik heißt die Methode, mit der sie es schafft, am Ball zu bleiben.
Fluchtreflex im Homeoffice
Recherchieren, Schreiben, Redigieren und an eigenen Texten feilen, gehört zu meiner Rolle in der Unternehmenskommunikation. Das macht mir richtig viel Spaß!
Aber, ganz ehrlich: Manchmal liegt so mach anstehende Arbeit auch vor mir wie eine ewig lange Durststrecke. Eine 40-seitige Vorlage in anstrengender IT-Fachsprache nach Perlen für eineinhalb Seiten Blogbeitrag durchforsten, ein langes Interview zumindest teilweise abtippen und “Highlights” wie Aufräumen der Laufwerke oder Formalitäten. Da verspüre ich schon nach kurzer Zeit den Drang aufzuspringen oder lasse mich gerne anderweitig ablenken. Im Homeoffice ist dieser Fluchtreflex besonders ausgeprägt. Denn im Büro gibt es normalerweise wenig Alternativen zur Arbeit am Laptop. Zuhause aber ist die Auswahl groß und verlockend. Was also tun?
In solchen Fällen greife ich gerne zur Pomodoro-Technik.
Der “Pomodoro” – Küchenwecker
Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo beschrieben, der das gleiche Problem hatte wie ich. Immer wieder ertappte er sich dabei, dass er sich von seiner eigentlichen Aufgabe ablenken ließ. Der Name „Pomodoro-Technik“ geht auf das wichtigste Utensil zurück, mit dem Cirillo für sich Abhilfe schaffte: ein Küchenwecker, der die Form einer Tomate, italienisch „pomodoro“, hatte.
Der Erfinder der Methode empfiehlt ausdrücklich einen richtigen haptischen Küchenwecker und ich spiele schon länger mit dem Gedanken, mir so einen anzuschaffen. Aber bisher nutze ich die Timerfunktion meines Smartphones. Und so sieht die Pomodoro-Technik dann aus:
- Ich lege mir die Unterlagen für die Aufgabe bereit und stelle den Timer auf 25 Minuten.
- Dann stürze ich mich in die Arbeit und bleibe dabei, bis es klingelt.
- Dann lege ich eine kurze Pause von 3 bis 5 Minuten ein.
- Danach geht es weiter mit dem nächsten „Pomodoro-Abschnitt“ von 25 Minuten.
- Nach jedem vierten „Pomodoro“, also nach etwa zwei Stunden gönne ich mir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Der Küchenwecker in Form einer „Pomodoro“ als markantes Utensil, Quelle 123rf.com, Autor: Alessandro Zocchi
25 Minuten Konzentration
Das klingt jetzt vielleicht etwas sehr banal, aber bei mir – und anscheinend auch bei anderen – ist die Pomodoro-Technik erstaunlich wirkungsvoll. Denn 25 Minuten ist ein überschaubarer Zeitraum, den man gut durchhalten kann. Hunger oder Durst melden sich? Die Wäsche in der Maschine ist fertig und will auf den Balkon in die Sonne? Mir ist gerade eingefallen, dass ich noch jemandem zum Geburtstag gratulieren wollte? Nichts davon ist so dringend, dass ich es unbedingt innerhalb der 25 Minuten erledigen muss – oder will.
Gemäß dem für die Pomodoro-Technik charakteristischen Arbeitsrhythmus findet man dieses Vorgehen übrigens auch unter dem Begriff „Fokus-Pause-Methode“. Wer die von Francesco Cirillo beschriebenen Pomodoro-Methode (englischsprachige Website) im Internet recherchiert, wird noch viele weitere Regeln und Tipps finden. Doch für mich waren das jetzt schon die wesentlichen Prinzipien.
Die Pomodoro-Technik sinnvoll modifizieren
Ob und wie sehr man etablierte Methoden nach eigenem Gutdünken variieren sollte, wird gerade unter Kommunikations- und Moderationsleuten gerne diskutiert. Ich jedenfalls variiere meine Pomodoro-Technik, wenn es mir guttut: Wenn ich merke, dass mein Durchhaltevermögen nach 25 Minuten noch längst nicht ausgeschöpft ist, dann verlängere ich die Zeit. Wenn ich Lust zum ungestörten Weitermachen verspüre, schalte ich den Timer aus. Sehr selten verkürze ich die aktive Zeit und verlängere die Pausen. Aber all das kommt eher selten vor: In circa 90 Prozent der Fälle halte ich mich an das beschriebene Pomodoro-Vorgehen.
Wie oft und wie lange man die Pomodoro-Technik anwendet, ist ebenfalls individuell. Ich habe schon von Menschen gelesen, die ganze Arbeitstage damit durchstrukturieren und teilweise auch ihre privaten Aufgaben. Agil Arbeitende erkennen in den „Pomodoros“ manchmal die Idee der agilen Sprints, in denen ebenfalls strikt ergebnisorientiert gearbeitet wird. Wobei es da um Tage oder Wochen geht. Bei mir liegt die Grenze bei drei, maximal vier Stunden, meistens reichen mir zwei.
Umgang mit Störungen bei der Pomodoro-Technik
Was, wenn Einflüsse von außen die Konzentration durchbrechen? Zum Beispiel Anrufe, E-Mails, Ansprache von Kolleginnen und Kollegen?
Es kommt darauf an! Zunächst würde ich die Pomodoro-Technik nie in einer Zeit einplanen, in der ich mit vielen Unterbrechungen rechnen muss. Dann lieber einen anderen Zeitpunkt im Terminkalender reservieren. Andere Menschen, auch etwas ältere Kinder, lassen sich mit etwas Glück zu Verbündeten machen. Denn durch einen auch für sie sichtbaren Timer kann man sie visuell auf später vertrösten. Auch die Kolleginnen und Kollegen, mit denen man eng beieinander sitzt, könnten alle einem vereinbarten Rhythmus zwischen Ruhe und Kommunikation folgen.
Ansonsten gilt für mich Fairness und Rücksicht: Wenn jemand bei mir anruft, der oder die auch viel um die Ohren hat, dann gehe ich ran. Denn sonst wird das gegenseitige Erreichen ja noch umständlicher. Der unterbrochene „Pomodoro“ wird dann halt um die Zeit des Telefonats verlängert.
Haben Sie eigene Erfahrungen mit der Pomodoro-Technik? Dann teilen Sie sie gerne in einem Kommentar!
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