Nach der Erarbeitung der theoretischen Grundlagen ist das Prozessmanagement in den Referaten gestartet. Zunächst waren die Referatsleitungen im ehrwürdigen Ambiente des großen Rathaus-Sitzungssaals eingeladen, sich mit den Grundzügen vertraut zu machen. Gleichzeitig gab diese Auftaktveranstaltung den Startschuss für eine stadtweite Roadshow. Immer wieder im Mittelpunkt: der Nutzen für Verwaltung und Bürgerschaft. Hier greifen wir einige Beispiele auf.
Referatsübergreifend arbeiten und voneinander lernen
Die Digitalisierung der Verwaltung bietet viele Chancen – von elektronischer Aktenführung über effiziente, ressourcenschonende Abläufen bis hin zur Automatisierung. Prozessmanagement ist dafür Voraussetzung.
Viele Potenziale können nur bereichsübergreifend gehoben werden. Deshalb ist für das Team vom Innovationsbereich Geschäftsprozessmanagement (GPM) ein gemeinsames Grundverständnis in den Referaten ein wichtiges Ziel. Das stadtweite GPM-Handbuch ist eines der Mittel. Als noch wichtiger werden aber Kommunikation, Austausch und Beratung erachtet.
Die sehr unterschiedlichen Ausgangssituationen des Prozessmanagements in den Referaten sind Herausforderung und Chance zugleich. Ein Erklärvideo des Kreisverwaltungsreferats (KVR) bietet nun auch anderen einen guten Einstieg. Obwohl für den internen Einsatz produziert, zeigt es gut den Nutzen für die Stadtgesellschaft:
Was Prozessmanagement bringt
Eine bereits 2018 im KVR federführend von Dr. Birgit Wenke durchgeführte Potenzialanalyse zum Prozessmanagement steht inzwischen über die KGSt anderen Kommunen als Best Practice zur Verfügung. Ergebnis war unter anderem, dass intern die Chancen von Prozessmanagement und Digitalisierung vor allem in der Reduzierung der Medienbrüche sowie der Bearbeitungsaufwände und -zeiten liegen. Extern profitieren die Kundinnen und Kunden der Verwaltung vor allem durch das Einsparen von Zeit, Wegen und Kosten durch ortsunabhängige Online-Dienste.
Vorteile von Geschäftsprozessmanagement für die Verwaltung, Quelle: Landeshauptstadt München, Kreisverwaltungsreferat
Vorteile von Geschäftsprozessmanagement für Kundinnen und Kunden, Quelle: Landeshauptstadt München, Kreisverwaltungsreferat
Prozessmanagement in den Referaten: Konkret muss es sein
Das Amt für Ausbildungsförderung im Referat für Bildung und Sport bearbeitet jährlich rund 9000 Anträge auf Ausbildungs- und Aufstiegsförderung beispielsweise für Berufsschulen, Meister-Ausbildungen und in Österreich Studierende. Ab 2013 hat man dafür professionelle Prozesse entwickelt. Eine der Erfahrungen, die Gudrun Winkler, Leiterin der Ausbildungs- und Aufstiegsförderung, gerne weitergibt:
In einem Handbuch haben wir zu jedem Prozessschritt aufgeführt, was bei der Durchführung konkret zu beachten ist: Standards, Dokumente, Vorschriften. Nur so sind die Prozesse im Arbeitsalltag hilfreich.
Beim Start der Prozessarbeit war, so Gudrun Winkler, der Blick von außen unerlässlich. Jetzt steht das Thema in nahezu jeder Leitungsrunde auf der Agenda. Denn in der Ausbildungsförderung ändern sich die Vorgaben häufig. Die Auswirkungen auf den Prozess werden immer sofort geprüft. Zudem spricht das Team regelmäßig gemeinsam durch, ob sich in der praktischen Arbeit Probleme oder Optimierungsmöglichkeiten herauskristallisiert haben. Auch zwei Kundenbefragungen lieferten hilfreiche Impulse. So konsequent umgesetzt, ist der Nutzen von Prozessmanagement nach ihrer Einschätzung enorm:
Neue Kolleginnen und Kollegen, Beschäftigte oder Auszubildende kommen wesentlich schneller zurecht. Immer wieder entdecken wir Möglichkeiten, Zeitbedarf und Aufwand zu reduzieren. Die Prozesse werden als Mehrwert und Unterstützung erlebt, nicht als zusätzliche Bürokratie. Für die Antragstellenden konnten wir Verständlichkeit und Geschwindigkeit verbessern.
Wir wünschen dem Innovationsbereich Geschäftsprozessmanagement und allen Beteiligten noch viele Erfolge beim Prozessmanagement in den Referaten!
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