Wahlen 2021: Reibungslose Abläufe dank Prozessoptimierung

27. Oktober 2021
Ein Beitrag von Lisa Zech

Nach der Wahl ist vor der Wahl. Eine nachträgliche Auswertung der Abläufe hinter den Kulissen der Wahlen ist deshalb für die Beteiligten im Kreisverwaltungs­referat (KVR) und in der IT Münchens selbstverständlich. Während diese Phase des kontinuierlichen Verbesserungs­prozesses noch läuft, wollten wir schon mal wissen: Was sagen die Zahlen? Ist in der IT alles glatt gelaufen? Und wie hat man die Briefwahl gemeistert, die dieses Jahr neue Rekordzahlen erreichte? Ein Beitrag der Serie #ITforMUC:

Die Wahlen als Geschäftsprozess

Führender Wahl-Organisator im Kreisverwaltungsreferat ist Joachim Dyllick. Auf die Frage nach der Vorbereitung berichtet er nicht nur von den Wochen vor der Wahl, sondern von einer jahrelangen Geschäfts­prozess­optimierung. Dieser Ansatz wird im Rahmen eines stadtweiten Projekts derzeit breit implementiert. Der Geschäftsprozess “Wahlen” gilt hier als Pilot und positives Beispiel.

Im Hinblick auf die Briefwahlen lautet ein weiterer Schlüsselbegriff „Vollautomatisierung“. Angestoßen im Jahr 2008 wurde diese in 2015 weitgehend umgesetzt und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Briefwahl­interessierte erleben einen Schritt dieses Geschäftsprozesses, wenn sie den Barcode auf der Wahlbenach­richtigung scannen: Es öffnet sich ein Formular, in dem die eigenen Daten bereits vor ausgefüllt sind. Was im Zuge der Umsetzung von Once Only angestrebt wird, aber in der Praxis noch eher selten vorkommt, ist hier umgesetzt: Die Stadt kann mit ihr vorliegenden Daten die Antragstellung vereinfachen.

Automatisierung statt händischer Versand

Ein wesentlicher Durchbruch für den „Prozess Wahlen“ fand schon 2015 vornehmlich hinter den Kulissen statt. Während die Wahlunterlagen für die Landtagswahlen noch händisch verschickt wurden, setzte man drei Wochen später für die Bundestagswahl auf einen externen Dienstleister, der bis heute mit im Boot ist. Dieser kann, dank moderner Technik, reibungslose Abläufe bei Zusammenstellung und Versand der Wahlunterlagen zuverlässig sicherstellen. Bei den Wahlen zum Bundestag am 26. September 2021 hatten sich gut 515000 Wählerinnen und Wähler für die Briefwahl entschieden. Dabei habe sich, so Joachim Dyllick, klar wie nie gezeigt, dass sich diese Prozessoptimierung gelohnt hat:

Wir mussten die Anträge nicht mehr in die Hand nehmen, sondern nur noch monitoren. Die Unterlagen waren maximal 36 Stunden nach Eingang des Antrags draußen. Dabei wurde alle Schritte revisionssicher protokolliert.

IT im Einsatz für eine reibungslose Wahl

Auch die interne IT spielt nach wie vor eine wesentliche Rolle für den reibungslosen Ablauf. Einer der kritischsten Prozesse für it@M läuft einige Wochen vor der Wahl, wenn das Wählerverzeichnis erzeugt wird. Am Stichtag muss die Datenbank des Einwohnermeldeamts, die durch Umzüge, Todesfälle et cetera ständig Änderungen erfährt, einen konsolidierten aktuellen Stand aufweisen. Alle angeschlossenen Systeme müssen ebenfalls stabil laufen, es darf keine Updates oder andere Störungen geben.

Am Wahltag selbst wird die Expertise für alle technischen Fragen in einem IT-Lagezentrum gebündelt. Das Wahlwochenende beginnt am Freitagabend mit dem Druck der Verzeichnisse für die Wahllokale, aus dem unter anderem hervorgeht, wer Briefwahl beantragt hat.

Dann dreht sich alles um den reibungslosen Ablauf der Wahl und die möglichst zügige Bereitstellung der Münchner Schnellmeldung an den Bundeswahlleiter.

Neu war zudem ein Messenger-System mit Chats sowohl für Wahlhelferinnen und Wahlhelfer als auch für Bürgerinnen und Bürger. Das kam sehr gut an.

IT-Lagezentrum Wahlen

Das IT-Lagezentrum vor dem morgendlichen Start am Wahltag, Quelle: IT-Referat

Eindrucksvolle Zahlen rund um die IT-Unterstützung der Wahlen

Laut Joachim Dyllick lief nicht nur hier, sondern insgesamt bei der IT-Unterstützung der Wahlen alles erfreulich gut, wie die Zahlen zeigen:

  • In München gab es 923132 Wahlberechtigte, von denen mit 740751 gut 80,2 Prozent ihre Stimme abgegeben haben. Davon haben 254682 im Wahlraum und 486069 per Brief gewählt.
  • Von den Briefwahlanträgen wurden 71,7 Prozent online gestellt und 19,6 Prozent über postalische Anträge. die automatisch gescannten und verarbeitet wurden. Die übrigen wurden persönlich abgeholt.
  • Insgesamt gab es im Zeitraum der Wahlvorbereitung ab dem 1. Juli 17640 Anrufe und 2069 Chats bei einer bemerkenswerten Erreichbarkeit von 93 Prozent innerhalb von 30 Sekunden. Am Wahltag allein waren es 2039 Anrufe bei einer Erreichbarkeit von 85 Prozent, wobei ein circa 30-minütiger Feueralarm zu etwa 200 verpassten Anrufen geführt hatte. Die Anzahl der Beschwerden zum Wahlprozess erreichte mit insgesamt 1 im August und 12 im September einen erfreulichen Minus-Rekord.
  • Es wurden 1837 Schriftführende auf die Bedienung des Wahlkoffers geschult. Am Wahltag meldeten sich 30 von 463 Wahlräumen mit technischen Problemen. Ihnen konnte umgehend am Telefon oder vor Ort geholfen werden.
  • 99,13 Prozent aller Wahlbezirke konnten die Wahlergebnisse direkt und ohne Verzögerung über die dafür eingesetzten knapp 1000 Wahlkoffer (Urnen- und Briefwahl) elektronisch übermitteln. Die übrigen 8 Schnellmeldungen wurden telefonisch entgegengenommen.

Nach der Wahl ist vor der Wahl

IT-Referent Thomas Bönig bedankte sich bei allen Beteiligten und sprach von einer hervorragenden Durchführung der Bundestagswahl 2021. Auf dem guten Ergebnis ausruhen wird man sich jedoch nicht. Gemeinsam arbeiten KVR und it@M an Ideen für die weitere Digitalisierung des Wahlvorgangs. Mögliche Ansätze hierbei sind beispielsweise

  • ein integriertes System für die Verwaltung, Schulung und Bezahlung der Wahlhelfenden,
  • elektronische Verzeichnisse der Wahlberechtigten für die Wahllokale
  • sowie längerfristig der Scan der Stimmzettel zur Ermittlung der Wahlergebnisse.

Insbesondere hinsichtlich der Wahlbeteiligung von Deutschen im Ausland erhofft man sich, dass die rechtliche Zulassung digitaler Signaturen in Zukunft die traurige Anzahl verspätet eintreffender Unterlagen deutlich reduzieren kann.

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Elisabeth Wagner -
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