Bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen erlebt man es immer wieder: Es fällt der Satz „Das ist gesetzlich so vorgegeben“ und schon sind interessante Vorschläge vom Tisch. Stephan Westermaier, Leiter Recht im Personal- und Organisationsreferat, fordert dazu auf, in solchen Fällen genau hinzuschauen. Denn, so seine Erfahrung, oft ist der vermeintliche Status Quo keineswegs so alternativlos, wie es auf den ersten Blick scheint. Ein Plädoyer für einen unverstellten Blick auf rechtliche Risiken.
Rechtliche Vorgaben genau anschauen
Im Projekt neoHR arbeiten wir daran, die Potenziale der Digitalisierung für unsere Personalprozesse umfassend zu nutzen. Dabei stellt sich immer wieder die Frage: Wie gehen wir als öffentliche Verwaltung mit rechtlichen Vorgaben und Risiken um? Denn Prozesse digitalisieren bedeutet auch, danach zu suchen, was im Digitalen einfacher und besser werden kann. Da steht oft die Überlegung am Anfang: „Warum tun wir die Dinge heute so, wie wir sie tun?“ Und in vielen Fällen kommt schnell die Antwort: „Weil wir müssen, das ist gesetzlich vorgegeben.“ Doch häufig steckt dahinter ein nur vermeintlich sicheres Wissen. Es sind Routinen entstanden, die Interpretationsspielräume füllen.
Manchmal sind rechtliche Vorgaben selbstgemacht und damit selbst veränderbar, etwa bei städtischen Dienstanweisungen. Vielleicht sind diese in einem historischen Kontext entstanden, der heute gar nicht mehr gegeben ist.
Doch auch gesetzliche Rahmenbedingungen lassen oft Handlungsoptionen offen. So kann es Ermessensspielräume geben, die heute anders bewertet werden als früher, gerade auch vor dem Hintergrund neuer technischer Möglichkeiten.
Deshalb lohnt es sich genau hinzuschauen: Was genau ist die rechtliche Grundlage? Was soll damit eigentlich erreicht werden? Ist der bisher gewählte Weg zur Umsetzung der gesetzlichen Rahmenbedingung notwendig und angemessen? Manchmal gibt es zudem Fortentwicklungen des Rechts, die eine bisherige Interpretation in Frage stellen. Unsere Erfahrung in neoHR:
Beim Umgang mit rechtlichen Risiken ist Courage und unternehmerisches Handeln gefragt und nicht übergroßes Absicherungs-Denken, Fehlervermeidung oder Angst vor Graubereichen.
Rechtliche Risiken bewerten
Weil mit der Digitalisierung immer auch Neuland betreten wird, lassen sich Risiken nicht vermeiden. Also müssen die fachlich Verantwortlichen zu Risiko-Managerinnen und -Managern werden. Sie wägen Risiken ab, schätzen Verhältnismäßigkeiten ein, kalkulieren Aufwand und Ertrag. Dabei müssen Risiken nach zwei Kriterien abgewogen und bewertet werden: Welcher Schaden könnte eintreten und wie wahrscheinlich ist das? Kann beispielsweise ein geringes Risiko nur mit hohem Aufwand weitgehend vollständig eliminiert werden, lohnt es sich beispielsweise eher, es in Kauf zu nehmen. Jeden denkbaren Einzelfall abzusichern, kann ebenfalls unökonomisch sein.
Auf dieser Grundlage können auch rechtliche Risiken „gemanagt“ werden. Manchmal gilt dabei „Versuch & Irrtum“ und es passieren auch „Fehler“. Dann ist eine positive Fehlerkultur gefragt, die Nachbesserungen nicht als Problem ansieht. Der Mut Neues zu wagen, verlangt die Bereitschaft kalkulierbare Risiken einzugehen!
Die Rechtsabteilungen der öffentlichen Verwaltung müssen das nötige juristische Know-how zur Verfügung stellen. So sollten sie aufzeigen, welche Bandbreite rechtliche Vorgaben bieten und – soweit möglich – geeignete Vorgehensweisen empfehlen. Das verbleibende Restrisiko ist von den Entscheiderinnen und Entscheidern vor Ort zu tragen. Das bedeutet für uns:
Rechtliche Rahmenbedingungen präzisieren, verstehen und bewerten. Dann auch mal mutig Neues wagen und Handlungsspielräume mit bewerteten Restrisiken ausschöpfen.
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