29. Januar 2020

Mitarbeiter­beteiligung im Social Intranet: Zusammen­arbeit gemeinsam gestalten


Kategorie: Digital


Ein Gastbeitrag von:
Bettina Link, - Stellvertretende Projektleitung Bettina Link,
Stellvertretende Projektleitung
Um die Zusammenarbeit der Beschäftigten besser zu gestalten, hat die Stadt München vor über einem Jahr ein Social Intranet eingeführt. Seitdem herrscht eine rege Mitarbeiterbeteiligung: Online-Umfragen, Kommentare, Beiträge und Likes sind erlaubt und gewünscht! Ein Erfahrungsbericht zeigt die Vorteile und Veränderungen, die damit einhergehen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beteiligen, ist für die Landeshauptstadt München nicht neu. Schon früher gab es Umfragen zu bestimmten Themen. Jetzt allerdings sind diese für alle transparent einsehbar: Dank des neuen Social Intranets. Die Beschäftigen können nun in Echtzeit verfolgen, wohin der Trend sich in Zukunft entwickelt.

Die Zukunft hatte auch die Projektleitung im Blick, als sie den Auftrag bekam, ein neues Intranet für die Stadtverwaltung zu konzipieren, aufzusetzen und einzuführen. Einfachere Kommunikations- und schnellere Informationswege, leichte Bedienung und ein zentrales Wissensmanagement sollten die Zusammenarbeit attraktiver, strukturierter, informativer und moderner machen. Um diese Worthülsen mit Inhalten zu füllen, führte auch hier der Weg zum Ziel über eine Mitarbeiterbeteiligung.

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WiLMA Mitarbeiterumfrage

Zum Ziel mit einer moderierten Mitarbeiterbeteiligung

Ein modernes Intranet soll interaktiv sein. Demnach galt es die Beschäftigten auch interaktiv und unmittelbar an diesem Projekt mittels eines Online-Verfahrens zu beteiligen.

  • Wie wollen wir miteinander kommunizieren?
  • Wie stellen wir uns einen geeigneten Informationsfluss vor?
  • Welche Werkzeuge brauchen wir für unsere tägliche Arbeit?

Fragen wie diese clusterte die Projektleitung in Themenbereiche und ging im Januar 2017 mit einer moderierten Plattform live. Unter dem Motto „ZusammenArbeit gemeinsam gestalten“ hatten die Beschäftigten sechs Wochen lang die Möglichkeit, ihre Wünsche, Anregungen und Ideen einzubringen und miteinander zu diskutieren.

Austausch über Fachbereichsgrenzen hinweg

Die Herangehensweise entpuppte sich als großer Erfolg: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen und mit verschiedenen Berufen nutzten die Gelegenheit und tauschten sich darüber aus, wie sie sich eine moderne Plattform vorstellen: ein Social Intranet mit maßgeschneidertem Informationsfluss auf individualisierten Startseiten, mit Kommentarfunktionen sowie interaktiven Arbeitsräumen und Messengerdienst. Angelehnt an moderne Social Media-Plattformen.

Auch die Namensgebung für das neue Intranet erfolgte durch eine Mitarbeiterbeteiligung: Beschäftigte konnten Vorschläge einreichen, am Ende stimmten mehr als 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Das Ergebnis: WiLMA, Wissensdatenbank der Landeshauptstadt München für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

WiLMA Auswertung zur Nutzungshäufigkeit

Erleichterung im Arbeitsalltag und veränderte Kommunikation

Inzwischen ist WiLMA längst eingeführt und wird von einem Großteil der Kolleginnen und Kollegen mit festem Computer-Arbeitsplatz täglich genutzt. Gerade haben wir eine Umfrage ausgewertet, mit begeisternden Ergebnissen:

  • 77 Prozent sagen, WiLMA erleichtere ihren Arbeitsalltag.
  • Auch die Kommunikation hat sich verändert: 73 Prozent der Befragten nutzen die Chatfunktion regelmäßig.
  • Besonders beliebt sind die Arbeitsräume, in denen Beschäftigte an Projekten zusammenarbeiten können: 3.200 solcher Arbeitsräume gibt es inzwischen, Tendenz steigend!

Seit diesem Jahr ist WiLMA ist auch auf mobilen städtischen Smartphones nutzbar. Eine Möglichkeit auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abzuholen, die nicht ständig einen festen Computer-Arbeitsplatz nutzen.

WiLMA Auswertung zur Nutzung der Chatfunktion

Kulturwandel begleiten

Trotz der hohen Nutzerzahlen: Wie in jedem großen Unternehmen gibt es auch bei der Stadt München Beschäftigte, die sich schwer tun mit der Veränderung, die der digitale Wandel mit sich bringt. Deshalb ist es besonders wichtig, gerade diese Kolleginnen und Kollegen nicht zu vergessen, sondern ihnen ganz speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Vorteile nahe zu bringen. Das gelingt nicht von heute auf morgen. Vielmehr ist es ein langer Prozess, dazu zu animieren, sich aktiv zu beteiligen.

Dennoch ist der mit WiLMA einhergehende Kulturwandel bereits deutlich zu spüren. Unabhängig von Hierarchien und Referaten oder Fachbereichen diskutieren die Beschäftigten über Themen, die die Stadtverwaltung und sie persönlich in ihrem Arbeitsumfeld bewegen.

Wir als Team Webmanagement begleiten diesen Kulturwandel nicht nur online. Wir informieren außerdem in Veranstaltungen und Workshops über die Funktionen in WiLMA und geben Tipps.

Wichtig dabei ist allerdings, dass die Führungskräfte hinter „Mitarbeiterbeteiligung“ stehen und auch den damit einhergehenden Kulturwandel fördern. – Projektleiter Christoph Gernhäuser

Führungskräfte mit Vorbildfunktion

Darüber hinaus stehen wir im ständigen Austausch mit den Multiplikatoren. Diese sind ein wichtiger Zugang in die Referate und zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst. Dabei handelt es sich einerseits um Beschäftigte aus verschiedenen Fachbereichen. Andererseits übernehmen auch die Führungskräfte eine große Rolle. Projektleiter Christoph Gernhäuser erklärt warum:

Man merkt deutlich, dass sich in Bereichen, in denen die Führungskräfte aktiv sind, auch die Kolleginnen und Kollegen deutlich mehr beteiligen. Sie trauen sich, Vorschläge zu unterbreiten und wollen ihr Umfeld mitgestalten. Das wirkt sich positiv auf die Arbeit selbst und auf das Arbeitsklima aus.

Ein Beispiel dafür ist etwa IT-Referent Thomas Bönig. Regelmäßig postet er in WiLMA über für ihn wichtige Themen, macht seinen Arbeitsalltag transparent und diskutiert mit Kolleginnen und Kollegen über Themen der Digitalisierung. Das führt dazu, dass auch viele andere im IT-Referat regelmäßig Beträge aus ihren Fachbereichen veröffentlichen und darüber informieren, an was sie gerade arbeiten.

Nach mehr als einem Jahr lässt sich sagen: Das Social Intranet trägt maßgeblich dazu bei, die Digitalisierung der Landeshauptstadt voranzutreiben und die Beschäftigten auf diese Reise mitzunehmen. Dabei gilt es, die Plattform weiter zu verbessern, sie den Anforderungen der Kolleginnen und Kollegen anzupassen und die damit verbundenen Veränderungen weiterhin unterstützend zu begleiten. Inzwischen hat WiLMA auch schon Zuwachs bekommen: WiLLi heißt die Austauschplattform speziell für unsere Nachwuchskräfte.

Kommentare(4)
  1. Was ist denn die technische Basis von WiLMA? Eine Open-Source-Lösung wäre sehr interessant…

    Antworten
  2. Ich habe den Eindruck, dass die verantwortlichen Politiker in München die tatsächlichen, alltäglichen Probleme der meisten Bürger nicht ernst nehmen. Diese sind NICHT Arbeitsplätze und Wohnungsnot und DIGITALISIERUNG!

    Es sind die täglichen Verkehrsprobleme und die mangelnde Kommunikation dieser Probleme:
    U-Bahnen kommen inzwischen täglich verspätet und die Kommunikation der Verspätung ist meistens falsch: weder die Anzeigen stimmen,
    noch die Durchsagen. Bei der S-Bahn gibt es inzwischen LIVE (https://s-bahn-muenchen-live.de/) Maps. Warum gibt es so etwas nicht bei den U-Bahnen?
    Fahren Sie doch mal gegen 18:00 vom Königsplatz mit der U2 zum Hauptbahnhof und steigen dort um –
    die Coronaviren lassen grüssen- sofern man überhaupt in die U-Bahn reinkommt!

    Die Ampelschaltungen in München sind seid 36 Jahren unverändert schlecht: Auch ausserhalb der rush hour schalten Ampeln GRUNDLOS auf rot, obwohl weit und breit kein kreuzender Verkehr oder Fussgänger zu sehen ist. Warum ist die Stadt hier nicht in Lage durch triviale Digitalisierung Ärger zu verhindern und die Luft zu verbessern?

    Dies sind die wahren TäGLICHEN Probleme von 100 Tausenden von Münchnern (und NICHT die Passverlängerung oder irgendeine digitale Akte).

    P.S. Seit der Einführung der Meldepflicht von Mietern durch Vermieter gibt es erneut Papierformulare, warum geht dies nicht digital.
    Jede neue gesetzliche Aenderung sollte verpflichtend durch online services abgedeckt werden!

    Antworten
    • Sehr geehrter Herr Fichterer,

      Sie haben recht, Mobilität und Verkehrsplanung zählen zu den größten Herausforderungen der heutigen Zeit. Dabei treffen bei einer Stadt dieser Größenordnung viele verschiedene Bereiche aufeinander. Beispielsweise befassen sich damit aktuell die MVG, die MVV, das Referat für Stadtplanung und -bauordnung sowie viele weitere Stellen. Mit der Gründung des Mobilitätsreferates sollen diese unterschiedlichen Stränge besser vereint werden. Dabei ist eine gute Zusammenarbeit wie im Artikel beschrieben enorm wichtig. Die Digitalisierung ist natürlich auch eines dieser wichtigen Zukunftsthemen, da sie häufig die Basis ist für weitere Projekte und Leistungen der Stadtverwaltung.

      muenchen.digital hat das Ziel, transparent und offen über die Themen der Digitalen Stadt zu berichten. Wir haben auch regelmäßig Veranstaltungen, um die Meinungen und Ideen der Bürgerinnen und Bürger zu diskutieren und weiterzuentwickeln. Kommen Sie doch gerne vorbei und teilen Sie Ihre Anliegen.

      Mit freundlichen Grüßen, Lisa Zech

      Antworten

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