Das Projekt User Experience (UX) als Teil des Programms neoHR/UX stellt seit 2020 UX-Methoden zur Verfügung, um regelmäßig daran zu erinnern, wem die Ergebnisse der Projekte zugutekommen: den Kolleginnen und Kollegen der Stadtverwaltung sowie Bewerberinnen und Bewerbern der Landeshauptstadt München. Seit Anfang August steht ein UX-Methodenkoffer bereit, den alle Beschäftigten der Stadtverwaltung verwenden können. Kerstin Findeisen hat bei Projektleiterin Gisela Kößler recherchiert, was das konkret bedeutet. Ein Beitrag der Serie #ITforMUC.
Mehr Erfolg für Neuerungen mit User Experience Expertise
Veränderungen und Neuerungen gehören in der Stadtverwaltung nicht erst mit der Digitalisierung zum Alltag. Doch haben sie an Schnelligkeit und Umfang zugenommen. Um die Erfolgschancen neuer Software und Arbeitsabläufe zu erhöhen, wird eines immer wichtiger: Die Erwartungen und Bedürfnisse der künftigen Anwenderinnen und Anwender müssen von Anfang an berücksichtigt werden. Denn das führt nicht nur zu besseren Ergebnissen, es trägt auch zur Attraktivität der Arbeit in der Verwaltung bei.
Deshalb ist es kein Zufall, dass das Thema User Experience stadtweit bereits seit vielen Jahren in verschiedenen Bereichen und vor allem in der Software-Entwicklung eine wachsende Rolle spielt: Wie erfahren (englisch: experience) die Nutzer und Nutzerinnen die Interaktion mit einem System?
User Experience im Programm neoHR
Mit dem Programm neoHR ordnet das Personal- und Organisationsreferat (POR) aktuell die Personalarbeit neu. Es ist eines der großen stadtweiten Programme zur digitalen Transformation. Dem Stadtratsbeschluss aus dem Jahr 2019 folgend, werden dabei seit 2020 nach und nach professionelle User-Experience-Konzepte etabliert. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus IT- sowie Personal- und Organisationsreferat arbeiten dabei Hand in Hand. Die im UX-Projekt entworfenen Methoden können und sollen perspektivisch von weiteren Fachbereichen in der Stadtverwaltung und bei den Eigenbetrieben genutzt werden.
Mit UX den Aufwand für Entwicklung, Schulung und Betreuung reduzieren
Mit Hilfe professioneller UX-Methoden wird schon früh im Entwicklungsprozess klar, wie die Nutzerinnen und Nutzer eine Software erleben. Wo kommen sie gut zurecht, wo bleiben sie vielleicht stecken? Was nervt sie und was macht ihnen Spaß? Schon gleich zum Beginn der Anforderungserhebung kann so zum Beispiel die „Persona“-Methode eingesetzt werden: Eigenschaften und Verhaltensweisen von Zielgruppen werden hierbei anhand von hypothetischen Nutzerinnen und Nutzern in kompakten Steckbriefen festgehalten. Diese helfen allen Projektbeteiligten jederzeit in Erinnerung zu behalten, für wen sie den IT-Service entwickeln. Das UX-Team bei neoHR hat diese Methode genutzt, um die Anforderungen verschiedener Beschäftigtengruppen an den Zugang zu digitalen Informationen aus dem Personalreferat abzubilden.
Die Vorteile dieser frühen Tests liegen auf der Hand: Probleme werden in einer Phase sichtbar, in der sie noch einfach behoben werden können. Das reduziert Entwicklungszeit und -kosten. Zudem verursacht eine nutzeroptimierte Software weniger Schulungsaufwand und weniger Betreuungsbedarf durch die IT. Und wenn die Fachkräfte weniger Zeit für die Bedienung ihrer Systeme aufwenden müssen, bleibt ihnen mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Werden Feedbacks zur User Experience regelmäßig aufgenommen und umgesetzt, entsteht ein dauerhafter Verbesserungsprozess.
Projektteam stellt vielseitigen Methodenkoffer bereit
In einem UX-Methodenkoffer stellt das Projekt UX weiteren Projektteams der Stadtverwaltung bewährte UX-Methoden zur Verfügung, die in den verschiedenen Projektphasen den Fokus auf die Nutzersicht legen: Müssen zum Beispiel Bedürfnisse der späteren Anwenderinnen und Anwender eruiert werden, eignen sich qualitative Nutzerbefragungen oder quantitative Umfragen. Sollen grafische Nutzeroberflächen entworfen werden, bietet sich dafür die Methode Wireframing, zu Deutsch Drahtgerüst, an. Wireframing visualisiert beispielsweise die Anordnung bestimmter Elemente auf einer Website. Diese ersten Visualisierungen sollten dann mit den Nutzenden getestet und je nach Feedback angepasst werden.
Teil des Kulturwandels der gesamten Stadtverwaltung
Die Anwendung von UX-Methoden ist Teil eines Kulturwandels der gesamten Stadtverwaltung. Das Personalreferat will damit stadtweite IT-gestützte Personalprozesse verbessern, digitalisieren und sinnvoll automatisieren. Ziel ist es, die Zufriedenheit der Beschäftigten und die Attraktivität der Landeshauptstadt München als Arbeitgeberin stetig zu erhöhen. Aber auch darüber hinaus sollen die Prinzipien des nutzerorientierten Designs zukünftig vermehrt Anwendung finden, wie zum Beispiel im Programm „München Portal der Zukunft“.
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