24. November 2020

TransformIT – Veränderungs­management im IT-Referat München


Kategorie: Digital


Ein Gastbeitrag von:
Daniela Freitag, - Veränderungsmanagerin im IT-Referat München Daniela Freitag,
Veränderungsmanagerin im IT-Referat München

Co-Autoren­schaft:
Benjamin Wimmer - Benjamin Wimmer

Seit über zehn Jahren ist Veränderungsmanagement in der IT der Landeshauptstadt München etabliert. Seitdem werden die zahlreichen Veränderungsprozesse im Zuge der Digitalisierung Münchens von dieser zentralen Stelle aus begleitet. Ein Erfahrungsbericht:

Der Mensch steht im Mittelpunkt

Veränderungsmanagement (VM), englisch Change Management, bedeutet die bewusste und professionelle Planung, Gestaltung, Beratung und Begleitung von Veränderungsprozessen. Es umfasst alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten und Maßnahmen, die eine Veränderung in einer Organisation bewirken. Dabei ist es wichtig, den Transformationsprozess ganzheitlich zu betrachten und die Menschen und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen.

Erfolgreiche Veränderungen gelingen mit einem ausbalancierten Dreiklang der zentralen Hebel Veränderungsbedarf (= kennen), Veränderungsfähigkeit (= können) und Veränderungsbereitschaft (= wollen). Führungskräfte und Projektleitungen nehmen eine Schlüsselrolle in Veränderungsprozessen ein. Daher wird das genannte Trio um ein starkes Bekenntnis seitens des Managements (= sollen) ergänzt. Die folgende Grafik gibt eine Übersicht über diese Zusammenhänge:

Hebel des Veränderungsmanagements

Die zentralen Hebel des Veränderungsmanagements, Quelle: LHM

Wann und wo braucht es Veränderungsmanagement?

Mit der Dynamik in der heutigen Arbeitswelt (Stichwort „VUCA“) steigen die Anforderungen an die Beschäftigten. Die zunehmende Digitalisierung und die damit zusammenhängenden Veränderungsprozesse gehören inzwischen zum Alltag – auch in der Stadtverwaltung München. Nicht zuletzt trägt die aktuelle Krise dazu bei, dass die bisherige Art des (Zusammen-)Arbeitens neu gedacht und gestaltet werden muss. Unsere Beiträge unter dem Stichwort #ITforMuc zeigen dies eindrucksvoll.

Es ist wichtig, mit diesen und anderen Veränderungen – technischer Fortschritt, geänderte politische und gesetzliche Rahmenbedingungen, sozial- und gesellschaftliche Umbrüche – vorausschauend und adäquat umzugehen. Allgemein gesprochen, kommt Veränderungsmanagement also überall dort zum Einsatz, wo Strukturen und Prozesse einer Organisation angepasst werden müssen, um zukünftig den neuen Herausforderungen gewachsen zu sein.

Aktuelle Herausforderungen im IT-Referat

Nach der Gründung des IT-Referats wurde das Team des Veränderungsmanagements Anfang 2019 direkt beim Stadtdirektor des Referats, Hans Raab, angesiedelt.

„Mit Blick auf das strategische Wirken eines Veränderungsmanagements in einem noch jungen Referat, in dem viel Change passiert, ist die zentrale Ansiedlung in meinem Verantwortungsbereich sinnvoll. Ich freue mich darüber und erwarte eine gute Begleitung des Change in unserem Referat, aber auch interessanten Austausch zu Themen, die die Referatsleitung strategisch beschäftigen.“

Hans Raab, Stadtdirektor

Das Spektrum an Veränderungsthemen mit IT-Bezug ist umfangreich und vielfältig. Mit der Neugründung des IT-Referats war es zunächst wichtig, eine gemeinsame Identität zu formen. Es wurde ein umfassender Kulturprozess gestartet – ausgehend von der Entwicklung einer gemeinsamen Vision.

Ein tiefgreifender Wandel geht auch vom Programm neoIT zur Neuorganisation der städtischen IT aus – auch auf der Ebene von Rollen, Prozessen und Methoden. Der gesamte Veränderungsprozess wird durchgängig und eng vom VM-Team begleitet, um das Zusammenwachsen und die Entwicklung der neuen Organisationseinheiten zu fördern.

Eine weiteres großes Handlungsfeld stellt die digitale Transformation dar, die sich nicht nur auf das IT-Referat bezieht, sondern die gesamte Stadtverwaltung betrifft. Die stadtweite Einführung der E-Akte und der Aufbau des „München Portal der Zukunft“ sind hier nur zwei zentrale, stadtweite Projekte im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Sie stellen die Weichen für eine moderne Ausrichtung der Landeshauptstadt München in der digitalisierten Welt.

In allen diesen Feldern gibt es Betroffene, die in den Prozess partizipativ eingebunden werden, damit die Veränderung erfolgreich gelingt.

TransformIT  – Wie das Veränderungsmanagement im IT-Referat arbeitet

Ausgangspunkt der Arbeit des Veränderungsmanagements ist der konkrete Auftrag, welcher gemeinsam mit der verantwortlichen Führungskraft oder Projektleitung geschlossen wird. Dies ist wichtig, denn für den vereinbarten Veränderungsprozess übernehmen beide Seiten Verantwortung.

Das Team des Veränderungsmanagements ist bewusst vielfältig aufgestellt. Die Kolleginnen und Kollegen verfügen über ein breit gefächertes Know-how und einen großen Erfahrungshorizont – von Organisationsberatung und -entwicklung, Projekt- und Prozessmanagement über klassische IT- und Methoden-Kompetenz bis hin zu systemischem Coaching. Dieses Spektrum hilft dabei, die unterschiedlichen „Sprachen“ verstehen und sprechen zu können. Denn Verstehen ist die Basis von Veränderung. Zum Aufgabenspektrum des Veränderungsmanagements gehören vor allem die folgenden Bausteine:

Change-Architektur des Veränderungsmanagements

Veränderungsprozesse sind meist komplex und erstrecken sich über einen längeren Zeitraum. Deshalb ist eine gute Planung essenziell für das Gelingen. Ziel des Planungsprozesses ist die gemeinsame Erarbeitung einer ganzheitlichen „Change-Architektur“. Das VM-Team entwickelt ein übergreifendes Veränderungskonzept, in dem Ziele, einzubindende Personen und erwartbare Widerstände berücksichtigt werden. Deshalb ist ein Netzwerk von Multiplikatoren oder sogenannten „Change Agents“ ein wichtiger Bestandteil der Methodik.

Die entwickelten Maßnahmen werden dahingehend bewertet, inwiefern sie ein gemeinsames Bewusstsein für die Veränderung Bewusstsein schaffen und wach halten, Veränderungsbereitschaft erzeugen sowie die Betroffenen mobilisieren und mitgestalten lassen. Die anschließende Umsetzungsphase wird vom Veränderungsmanagement begleitet und gesteuert. Um für jede Situation die passende Intervention einsetzen zu können, verfügt das VM-Team über eine breit gefächerte Toolbox, zu der auch moderne Ansätze wie Design Thinking, agile Methoden und viele mehr gehören.

Veränderungskommunikation

Veränderungssituationen rütteln an den Grundbedürfnissen des Menschen nach Sicherheit und Orientierung. Eine transparente, frühzeitige Kommunikation zu Hintergründen, Zielen und Dringlichkeit der Veränderung beugt Gerüchten vor und hilft dabei, den Sinn der Maßnahmen verstehen und nachvollziehen zu können.

Gute Kommunikation versorgt in allen Phasen die relevanten Personen mit der richtigen Information und ist damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Veränderungsprozess. Eine gemeinsame „Change-Story“ bildet die Basis, verdeutlicht Zusammenhänge und baut eine emotionale Brücke zum Neuen. Auch das Aufzeigen von Dingen, die sich nicht verändern werden, vermittelt Stabilität und trägt dazu bei, Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Der Mensch im Mittelpunkt von Veränderung

Die sechs Handlungsfelder des Veränderungsmanagements, Quelle: LHM

Umgang mit Emotionen und Widerständen

Widerstände und Konflikte tauchen in Veränderungssituationen häufiger auf. Das ist ganz normal. Wichtig ist, sich dies bewusst zu machen und eine geeignete Lösung zu finden. Das VM-Team sensibilisiert insbesondere Führungskräfte und Projektleitungen im Umgang mit emotional aufgeladenen Situationen und unterstützt dabei, das Entstehen von Konflikten zu reduzieren. Im Fall eines Konflikts wird in enger Zusammenarbeit mit dem internen Konfliktmanagement ein Lösungsweg erarbeitet.

Training und Qualifizierung

Um die Veränderungsfähigkeit zu erhöhen, spielen neben fachlichen auch persönliche und soziale Kompetenzen eine Rolle. Auch hierzu gibt das VM-Team Impulse und konzipiert passende Maßnahmen. Für die Bearbeitung individueller Fragestellungen kann Coaching als zielführendes Instrument angeboten werden.

Die Digitalisierung schreitet weiter vor und es gibt auch in Zukunft viele Projekte zu stemmen. Das Veränderungsmanagement des IT-Referates unterstützt diesen Prozess und hat sich bereits heute stadtweit als wertvoller Partner etabliert.

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