Nach 100 Tagen ist es oft Zeit für eine erste Bilanz. Auch das für die Digitalisierung der Münchner Stadtverwaltung zentrale Umsetzungsprogramm E-Akte hat diese Tradition aufgegriffen. Hier also ein erstes Fazit: Wie haben sich die Beteiligten in Anbetracht des anstehenden Kraftakts zur Ablösung der Papierakten aufgestellt? Was wurde bereits erreicht und woran wird noch gearbeitet?
Im Dezember 2020 war es so weit: Nach umfassenden Abstimmungen lag ein fundiertes Konzept als Blaupause für die Einführung der E-Akte bis Ende 2025 vor. Kurz vor Weihnachten stimmte der Stadtrat dieser Umsetzungsplanung zu und stellte die notwendigen Mittel bereit. Sofort nach Ende der Weihnachtsferien ging es los und am 21. April waren die ersten 100 Tage vorbei.
Ein Programm, drei Projekte
Als eine erste Voraussetzung für gutes Gelingen wurde eine effiziente Projektorganisation geschaffen. Das Vorhaben ist als „Programm E-Akte“ aufgesetzt, geleitet vom Strategiebereich des IT-Referates. Auftraggeber ist IT-Referent und CDO Thomas Bönig. Darunter gibt es drei Projekte, wie folgendes Bild darstellt:
Das Programm E-Akte umfasst drei Projekte, Quelle: LHM RIT
100 Tage im Projekt „IT-Standard E-Akte“
Gemeinsam mit jenen Referaten und Eigenbetrieben, die 2021 mit der E-Akte starten, hat das Projektteam “IT-Standard E-Akte” erste Aktenworkflows ausgewählt, die konkret umgesetzt werden. Erste Ergebnisse sollen, so der Projektauftrag von CDO Thomas Bönig, zügig realisiert werden, damit die positiven Wirkungen der E-Akte möglichst schnell erlebbar werden. Dabei muss nicht alles sofort perfekt sein. Wichtig ist in dieser Phase auch gemeinsames Entwickeln, Ausprobieren und Lernen. Bis Ende 2025 sollen dann in allen Referaten und Eigenbetrieben mindestens vier Aktenworkflows exemplarisch in der E-Akte implementiert werden.
Die Vorarbeiten zur Übernahme der Bestandsdaten im bisherigen Dokumenten-Management-System (DMS) sind ebenfalls angelaufen. So wurden Workshop-Reihen durchgeführt und weitere terminiert, um die Bestände zu analysieren und ihren Umzug auf das neue System, also ihre „Migration“, zu planen.
100 Tage im Projekt „Technische Basis“
Aus der Technik-Perspektive betrachtet, ist die E-Akte ein IT-Service, der etabliert und betreut werden muss. So laufen unter anderem intensive Planungen zur Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur: Welche Server mit welcher Kapazität werden benötigt und wie werden die zahlreichen in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren angebunden?
Dazu definiert das Projektteam die künftigen Entwicklungs- und Betriebsabläufe. Derzeit geht es auch darum, sich von Anfang an auf künftige Releasewechsel optimal vorzubereiten: Wie müssen fachliche und technische Tests zusammenspielen, damit Funktions- und Sicherheits-Updates später störungsfrei ablaufen?
100 Tage im Projekt „Input-/Output-Management“
Die Fragestellung des Projekts “Input-/ Output-Management” kommt der Stadtgesellschaft sehr nahe. Denn es geht um die Schnittstellen in der Kommunikation zu und mit der Verwaltung der Landeshauptstadt: Wie gehen unsere Online-Formulare, E-Mails, Briefe und anderer „Input“ in die E-Akte-Abläufe ein? Und wie sieht der „Output“ aus, also die Antworten, Informationen, Bescheide?
Nicht zuletzt ist die Integration von Input- und Output-Management in alle relevanten digitalen Systeme zu gewährleisten. Zum Beispiel in SAP für die E-Rechnung oder das kommende München Portal der Zukunft, das in Zukunft alle Online-Services für uns bündeln wird. Ziel sind vollständig digitale Ende-zu-Ende-Prozesse ohne jegliche Medienbrüche, deren Daten und Dokumente transparent und verlässlich in E-Akten abgelegt werden.
Eine weitere Aufgabe dieses Projekts ist die Digitalisierung einer großen Zahl an Bestandsakten, damit Vorgänge aus der Vergangenheit nicht verloren gehen. Für komplett digitalisierte Abläufe müssen zudem digitale Signaturen in die E-Akte eingebunden werden, die handschriftliche Unterschriften ersetzen. Auch an dieser Umstellung hin zu einem tragfähigen und belastbare Konzept auf Basis moderner Standards wurde in den ersten 100 Tagen intensiv gearbeitet.
Internen Wandel bewusst gestalten
Ebenso wichtig für das Gelingen des Programms E-Akte ist die aktive Gestaltung des damit einhergehenden Wandels. CDO Thomas Bönig betont daher immer wieder:
Die E-Akte bringt mit den damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitsweisen viele Chancen, die Arbeitswelt modern, effizient und komfortabel zu gestalten.
Dabei rücken die gemeinsamen Ziele in den Vordergrund. Berührungspunkte gibt es hier mit dem Programm neoHR und anderen Projekten, die an neuen Arbeitswelten arbeiten. Ein Meilenstein war in diesem Zusammenhang die Absicherung der Beschäftigten durch die Digital Charta.
Das Social Intranet ist für die interne Kommunikation zur E-Akte eine sehr gute Basis. Herzstück ist hier der „Arbeitsraum E-Akte“, der allen Beschäftigten offensteht und vieles zusammenführt: Grundlegende Informationen zu Ausgangssituation, Zielbild, Rahmenbedingungen und nicht zuletzt den Menschen, die hier aktiv sind. Dazu regelmäßig Aktuelles, Feedback und Diskussion. So hat sich auch das Veränderungsmanagement in den ersten 100 Tagen gut aufgestellt. Gut so, denn die Umsetzung der E-Akte braucht das aktive Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Über neue Entwicklungen halten wir Sie natürlich auf dem Laufenden!
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