Vielfältige Vertragsverhältnisse bei Vermietung und Verpachtung
CAFM (Computer Aided Facility Management) ist ein bedeutendes strategisches Digitalisierungsprojekt der Landeshauptstadt. Erst im vergangenen Jahr wurde die erste mobile Fachanwendung für Tablet und Desktop eingeführt. Jetzt wurde ein weiterer Meilenstein erreicht: Alle zentralen Prozesse zur Vermietung und Verpachtung von Gebäuden sind nun in SAP angelegt und digitalisiert.
Dafür wurden mehrere tausend bestehende Immobilienverträge konsolidiert, fachlich qualitätsgesichert, digitalisiert und in mehreren Schritten im SAP produktiv gesetzt. Ein enormes Unterfangen schon wegen der Diversität der Verträge: Die Vermietung der Stadt betrifft Gebäude, Büros und Hallen, Flächen, Campingplätze, Wohnungen und vieles mehr. Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sind Einzelpersonen, Firmen oder Vereine. Die Mietdauer reicht von wenigen Stunden bis zu vielen Jahren.
All diese Fälle waren zu berücksichtigen. Und natürlich wurden alle Mieterinnen und Mieter eingebunden. Die vermietenden Referate, vor allem das Kommunalreferat und das Referat für Bildung und Sport, baten zum Beispiel sämtliche Kundinnen und Kunden, ihre Sepa-Mandate zu erneuern und Daueraufträge anzupassen.
Test erfolgreich bestanden
Mindestens genauso anspruchsvoll war der Aufbau des digitalen internen kaufmännischen Managements für Vermietung und Verpachtung. Die damit verbundenen Funktionalitäten wurden vollständig in den Haushalt und das Rechnungswesen der Stadt integriert: Vertragsabwicklung, Haushaltsplanung, Controlling, interne Kosten- und Leistungsrechnung und vieles mehr. Dabei war eine Vielzahl von geltenden Regelungen gesetzeskonform umzusetzen.
Für die Absicherung der Abläufe und damit der pünktlichen Zahlungseingänge aus Vermietung und Verpachtung sorgte ein umfassendes Testmanagement. Allein für die kaufmännischen Prozesse gab es über 400 Testfälle mit der Priorität 1 und über 200 Fälle der Priorität 2. In mehrwöchigen Testzyklen hat das Projektteam gemeinsam mit vielen weiteren Kolleginnen und Kollegen aus der IT und den Fachbereichen, der Stadtkämmerei und externer Unterstützung alle Funktionen sorgfältig geprüft und abgenommen.
Vorteile der digitalen Prozesse für Vermietung und Verpachtung
Durch die Einführung prozessualer und funktionaler Standards können die einzelnen Vermietungen nun stadtweit von allen Verantwortlichen ad hoc nachvollzogen werden. Dies ist besonders dann wichtig, wenn doch einmal Probleme auftauchen: Rund 1.000 Beschäftigte nutzen die digitalen Informationen und Abläufe für die Bearbeitung von Störmeldungen.
Auch die Kundinnen und Kunden profitieren davon – vor allem dann, wenn sie ihren Vertrag ändern wollen oder Fragen haben. Durch den digitalen Prozess gehen solche Dinge nun deutlich schneller.
Neue „digitale Baustellen“ bei CAFM
Von einer für 2021 geplanten Weiterentwicklung bei CAFM werden die Auszubildenden und dual Studierenden bei der Stadtverwaltung profitieren: Voraussichtlich können sie noch in diesem Jahr ihr Interesse an einem Wohnheimplatz online anmelden.
Eine weitere „Großbaustelle“ sei hier nur erwähnt: Im laufenden Jahr werden wir beginnen, mithilfe von Roboter- und Laservermessungen Gebäudeinformationen auf den aktuellen Stand zu bringen und diese für 2D- und 3D- Abbildungen zu nutzen. Derzeit bereitet ein erstes Referat eine Ausschreibung dazu vor. Eine entscheidende Investition in ein zukunftsorientiertes und betriebswirtschaftlich optimiertes “Public Real Estate Management”!
Ein großes Dankeschön an alle, die mit dabei waren, die digitalen Prozesse für Vermietung und Verpachtung zu entwickeln und zu realisieren. Sie haben mit viel Fachkompetenz, Teamgeist, Engagement und Durchhaltevermögen nachhaltige digitale Grundlagen geschaffen. So sind wir gut gewappnet, die stetig wachsenden Anforderungen an das Facility Management kommunaler Immobilien in München bestmöglich zu erfüllen.
Über den Gastautor
Eduard Rempfer leitet die Stabsstelle CAFM im Bereich Strategieentwicklung, Steuerung und Controlling in der IT (STRAC). Er engagiert sich seit 2006 an verschiedenen Stellen und mit unterschiedlichen Rollen in der Stadtverwaltung im Kontext des Immobilien- und Facility Managements. Als IT-Projektleiter für das CAFM-Projekt setzt er sich seit 2017 gemeinsam mit vielen Kolleginnen und Kollegen aus der IT, der Kämmerei und den Fachreferaten für eine nachhaltige Digitalisierung ein.
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