2. April 2020

Video­konferenzen für alle: Städtische IT macht es möglich


Kategorie: Digital

Ein Beitrag von:

Dr. Stefan Döring
Dr. Stefan Döring

Co-Autoren­schaft:
Elisabeth Wagner - Elisabeth Wagner
In jeder größeren Organisation braucht es für die Implementierung neuer IT-Systeme Zeit: Beschaffung, Test, Vorbereitung des Rollout und Schulungen der User. Bei der Stadtverwaltung München ist das nicht anders. Wenn durch eine Krise wie Corona aber schlagartig tausende Beschäftigte Homeoffice machen, dann bedarf es sofort der Möglichkeit für Videokonferenzen. Der Beitrag unserer Serie #ITforMUC zeigt, wie schnell und flexibel die städtische IT reagiert hat:

 

Von Anforderungen überrollt

Vor Corona wurden Videokonferenzen in der Stadtverwaltung nur selten genutzt. Persönliche Treffen waren häufig schneller und einfacher zu realisieren. Einige scheuten die nicht überall vorhandene Technik und letztlich waren Video-Konferenzen in der städtische Kultur eher ungewöhnlich. Das änderte sich schlagartig, als es Mitte März hieß: Alle, die nicht zwingend vor Ort sein müssen, sollen im Homeoffice arbeiten. Wie sämtliche andere Bereiche der Stadtverwaltung war auch die städtische IT gefragt, schnelle Lösungen zu präsentieren.

Die Kolleginnen und Kollegen im IT-Referat waren vorbereitet: Im Rahmen eines Projekts zur Integration von Kommunikationslösungen hatte eine erste Evaluierung stattgefunden. Das Online-Meeting-Tool Cisco Webex wurde hier als eine mögliche Lösung für die Stadt München evaluiert. 300 Kolleginnen und Kollegen waren damit testweise versorgt worden. Doch nun wurde die IT von Anforderungen zum virtuellen Austausch per Videokonferenzen geradezu überrollt. Denn bei etwa 45.000 Beschäftigten war das nur ein Tropfen auf den heißen Stein.

Videokonferenzen als Weg aus der Isolation

Innerhalb kürzester Zeit galt es, die Kolleginnen und Kollegen aus der Isolation des Homeoffice in die virtuelle Gemeinschaft zu holen. Meetings waren weiterhin notwendig und das Team zumindest am Bildschirm sehen zu können, ist ein nachvollziehbarer Wunsch.

Die IT nahm die Herausforderung an und der Webex-Hersteller unterstützte schnell und unbürokratisch mit den benötigten zusätzlichen Lizenzen. Hardwarelösungen wurden dabei nicht verfolgt. Es galt Lösungen für Videokonferenzen zu entwickeln, die auch an privaten Laptops und Computern funktionieren. Dann ging es Schlag auf Schlag:

 

  • Es wurde ein Arbeitsraum im Social Intranet der Stadt eröffnet, um Information und User-Dokumentation zur Verfügung zu stellen.
  • Am Freitag den 20. März schaltete die adhoc geformte Umsetzungs-Gruppe über 2.600 Führungskräfte auf Webex frei und gab ihnen die Möglichkeit, weitere Personen nachzumelden.
  • Einen Tag später verstärkten 10 IT-Kolleginnen und Kollegen den User Support, um Fragen im Umgang mit den Videokonferenzen zu beantworten und bei Problemen helfen zu können.
  • Schon am frühen Morgen des dritten Arbeitstages nach dem ersten Rollout konnte das Team verkünden, dass eine Registrierung für alle Beschäftigten freigeschaltet war.

Viel Lob für den schnellen Rollout der Videokonferenzen

Natürlich gab es hinter den Kulissen noch viele Probleme zu lösen. Eines davon war die Netzkapazität. Ralph Winzer, Team Infrastruktur:

Unsere Netzwerkkolleginnen und -kollegen überwachten pausenlos die Kapazitäten für die Übergänge zum Internet und arbeiteten mit Hochdruck an Erweiterungen.

Dazu kamen Rückfragen und Supportbedarf, etwa zu den Webex-relevanten Einstellungen auf den jeweiligen persönlichen Geräten. Aber im Großen und Ganzen war innerhalb weniger Tage die virtuelle Zusammenarbeit flächendeckend ausgerollt.

Das Feedback der Kolleginnen und Kollegen in allen Referaten der Stadtverwaltung war entsprechend begeistert. Team-Kommunikator Bernhard Parringer beschreibt es so:

Alle Beteiligten, auch die in anderen Referaten und IT-Bereichen, haben sich sehr gefreut über die vielen Komplimente und „Daumen hoch“ in unserem Intranet! Dasselbe gilt für das Feedback und den Rückhalt des Managements, allen voran unser CDO Thomas Bönig.

Die Nutzungszahlen sprechen für sich: In den ersten beiden Wochen wurden über 6.800 Konferenzen abgehalten, bei denen in fast 2.400 die Bildübertragung aktiv war. Es gab fast 1.400 Einladende und über 19.000 Teilnehmende, die sich in insgesamt 127.000 Minuten (das entspricht rund 265 Arbeitstagen) virtuell abstimmten.

Videoproduktion mit Bettlaken

Zum Intranet-Hit entwickelten sich die Erklärvideos von Reiko Streng. In denen informierte der Selfmade-Webinator über alles, was die User über das Tool für Videokonferenzen wissen sollten.

  • Was ist der Unterschied zwischen Webex Teams und Webex Meetings?
  • Wie funktioniert die Installation der einzelnen Komponenten und wie die Benutzung?
  • Welche Einstellungen sind sinnvoll?

Nicht nur die inhaltliche Hilfe per Erklärvideo kam gut an. Ganz besonders gefiel die Optik der kurzen Filme: Während auf dem Bildschirm die Demonstration von Oberflächen und Software läuft, ist links unten der Sprecher immer im Bild. Da fällt es viel leichter, konzentriert hinzuhören.

Erklärvideo mit Reiko Streng, Quelle: IT-Referat München

Auch hinter diesen Videos stecken Teamgeist und Improvisation: Hobbymäßige Foto- und Video-Experten aus dem Team von Reiko Streng unterstützten bei der Software-Wahl. Als Hilfsmittel für den „Green Screen“, der ein elektronisches Ausschneiden der Person im Vordergrund erst möglich macht, musste ein grünes Bettlaken herhalten.

Auch Kater Joey fand das „Videostudio“ ziemlich cool, Quelle: IT-Referat München

Mit der Möglichkeit zu Videokonferenzen zeigt die städtische IT, dass sie schnell reagieren und flexibel agieren kann sowie mit hohem persönlichen Engagement die Arbeitsfähigkeit der Stadtverwaltung aufrecht erhält.

Kommentare(9)

  1. Gehörlose bzw. hörbehinderte Dienstkräfte können von der Videokonferenz sehr profitieren, da zusätzlich ein Videobild eingeschaltet wird, was die Korrespondenz zwischen hörenden und hörbehinderten Dienstkräften erleichtert. Leider helfen die Erklärungen auf Ton ihnen nicht. Es fehlt die schriftliche kurze Anleitung bzw. Erklärung. Oder wo finden wir die?
    Selbst auch in der Zeit nach der Corona-Krise sollte solche Möglichkeit noch weiter angewendet werden, besonders für hörbehinderte Dienstkräfte.
    Das wäre ein guter Beitrag zur barrierefreien Kommunikation!

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    • Hallo Frau Kleinz,
      vielen Dank für den Hinweis. Den nehmen wir gern auf und kümmern uns drum.

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  2. Glückwunsch zu dieser tollen Leistung und dem tollen Krisenmanagement!!!

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  3. Ihr habt Großartiges geleistet! Größter Respekt vor Eurem Einsatz, Eurem Engagement, Eurem Ideenreichtum und davor, bei all den verschiedenen, querlaufenden Handlungssträngen, den Überblick zu behalten! Chapeau

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  4. Super Job! Ich bin begeistert – so muss IT sein, herzlichen Dank an alle Kolleginnen und Kollegen bei IT@M, die dieser Tage überragendes Engagement leisten.

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  5. Applaus für den großen Einsatz und das Engagement der IT-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter! Respekt!!

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  6. Danke, das hilft uns jetzt wirklich!
    Und wird uns auch nützen, wenn die Zeiten wieder normaler sind…

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  7. Kräftiger Applaus für unsere Städtischen IT-ler aus allen M-rundum-liegenden Homeoffices (;II;)

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  8. Well Done. Äußerst beeindruckende Zahlen und wunderbare Insights.

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